Introducción a las tablas

Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas  (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en Microsoft Access 2010 y se describen las características de tabla nuevas y las que ya no se incluyen. Además, se explica cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla.

Para empezar a diseñar una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introducción a la planeación y el diseño de una base de datos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos y los vínculos de la sección Vea también.

 Nota   La vista Diseño no está disponible para las tablas web. En lugar de ella, puede usar características de diseño que se incluyen ahora en la vista Hoja de datos. Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos web, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.

En este artículo


Información general

Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos.

Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia.

Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.

Tabla de clientes mostrando el diseño de los registros y los campos

Llamada 1 Un registro
Llamada 2 Un campo
Llamada 3 Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Datos externos

Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos.

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus características o su comportamiento.

Hojas de propiedades de tabla y campo

Tabla abierta en la vista Diseño
Llamada 1 Propiedades de tabla
Llamada 2 Propiedades del campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la tabla de forma predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Además, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseño con el panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Configuración del tipo de datos

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las demás propiedades de campo por lo siguiente:

  • El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla y no en el panel Propiedades del campo.
  • El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
  • El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo.

 Nota   Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos para el campo automáticamente según al valor especificado. Si la entrada no implica ningún otro tipo de datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante el uso de la cinta, que forma parte de la nueva Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

MostrarEjemplo de detección automática de tipos de datos

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos de:
Juan Texto

http://www.contoso.com

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo
1 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble

12/67

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

Relaciones de tabla

Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

  • Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
  • Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.
  • Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fácilmente los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

  • Clave principal    Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta por uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Por lo general, hay un número de identificación único, como un número de serie o un código que funciona como la clave principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificación de cliente único. El campo de identificación de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, generalmente está compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellidos, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla para personas.
  • Clave externa    Una tabla puede tener además una o más claves externas. Una clave externa contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones

Relación de tabla en la ventana Relaciones
Llamada 1 Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo
Llamada 2 Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

  • Coherencia    Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.
  • Eficacia    Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
  • Comprensibilidad    El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

 Sugerencia   Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave principal correspondiente. El Asistente para búsquedas crea la relación.

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Especificaciones de tabla

En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prácticas:

Atributo Máximo
Número de caracteres del nombre de una tabla 64
Número de caracteres del nombre de un campo 64
Número de campos de una tabla 255
Número de tablas abiertas 2048 (este límite incluye las tablas que Access abre de forma interna)
Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema
Número de caracteres de un campo de texto 255
Número de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos mediante la interfaz de usuario;
2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programación.
Tamaño de un campo Objeto OLE 1 gigabyte
Número de índices de una tabla 32
Número de campos de un índice 10
Número de caracteres de un mensaje de validación 255
Número de caracteres de una regla de validación 2.048
Número de caracteres de una descripción de tabla o campo 255
Número de caracteres de un registro (sin incluir los campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad Compresión Unicode de los campos está establecida en Sí 4.000
Número de caracteres del valor de una propiedad de campo 255

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Novedades

Diferencias con respecto a Access 2007

Crear una tabla en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de una tabla en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con las tablas:

  • Macros de datos    Ahora puede adjuntar macros a eventos en las tablas. Esto le permite ejecutar acciones siempre que se modifique, inserte o elimine un registro. Estas macros se pueden usar, por ejemplo, para validar datos o ejecutar un cálculo.
  • Tipo de datos Calculado    Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un cálculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de línea que contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuación, si actualiza el campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de línea se actualiza automáticamente.
  • Conectividad del servicio web    Además de establecer vínculos a orígenes de datos externos, como libros de Excel o listas de SharePoint, ahora puede conectarse a datos que se encuentran en sitios web que ofrecen una interfaz de servicios web. Por ejemplo, puede establecer un vínculo a datos que se encuentran en el sitio web de un comerciante en línea y crear su propia aplicación para ver los productos o iniciar pedidos.
  • Las plantillas de tablas y campos se reemplazan por modelos    Access 2007 incluía plantillas de tablas y de campos. Las plantillas de tablas eran tablas vacías que se podían usar para crear nuevas tablas diseñadas para ser compatibles con estas listas integradas de Windows SharePoint Services:
    • Contactos
    • Tareas
    • Problemas
    • Eventos
    • Activos

Si desea agregar partes creadas previamente a la base de datos de Access 2010, debe usar modelos. Los modelos pueden incluir tablas y también otros tipos de objetos de base de datos como consultas y formularios.

 Nota   En este tema no se describen los modelos. Para obtener más información, consulte la sección Vea también.

Diferencias con respecto a Access 2003

  • Los modelos han reemplazado al Asistente para tablas    En las versiones de Access anteriores a 2007, se usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rápidamente respondiendo unas pocas preguntas. En Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado con plantillas de tablas y campos. En Access 2010, los modelos reemplazan a las plantillas de tablas y campos.

 Nota   En este tema no se describen los modelos. Para obtener más información, consulte la sección Vea también.

  • Crear en una hoja de datos    Ahora puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

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Crear una tabla nueva

Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas existentes.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos , como un libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

¿Qué desea hacer?


Crear una tabla en una nueva base de datos

  1. En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco.
  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
  3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
  4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:
    • Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la base de datos en esa lista.

- O bien -

  • Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Abrir documento, haga clic en la opción que desee.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desee y haga clic en Abrir.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

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Importar o vincular para crear una tabla

Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Puede importar datos o establecer un vínculo a los datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

 Nota   No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, a continuación, se pueden vincular a una base de datos desde Excel. Para obtener más información acerca de cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel o consulte los vínculos de la sección Vea también.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

  1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.
  2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

 Sugerencia   Además, puede importar o establecer un vínculo a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear.

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Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Access 2010 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.
  1. Realice una de estas acciones:
  1. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
  1. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista.
  1. Escriba un nombre para la nueva lista y su descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción.
  1. Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

  1. Haga clic en Personalizado.
  1. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint en el que desea crear la lista.
  1. Escriba un nombre para la nueva lista y su descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción.
  1. Para abrir la tabla vinculada una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al finalizar (activada de forma predeterminada).

  1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.
  3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. Active la casilla de verificación situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

  1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo.
  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. Active la casilla de verificación situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

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Usar un servicio web para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web.

 Nota   Las tablas de servicio web son de solo lectura.

  1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos.
  2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente.
  3. Haga clic en Instalar una nueva conexión.
  4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión que desea usar.
  6. Seleccione la tabla con la que desea establecer el vínculo.

Access muestra los campos a la derecha del cuadro de diálogo.

  1. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación.
  2. Haga clic en Aceptar.

Access crea la tabla vinculada.

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Establecer la clave principal de una tabla

Debe especificar una clave principal de una tabla para poder aprovechar las siguientes ventajas:

  • Access crea un índice para la clave principal de forma automática, lo que puede contribuir a aumentar el rendimiento de la base de datos.
  • Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal.
  • Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea único. Los valores únicos son fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir correctamente un registro concreto de otros registros.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de identificador y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tenga ninguna.

Determinar qué campos se usarán como la clave principal

En ocasiones, es posible que ya tenga datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, es posible que tenga números de identificador para sus empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de la información de los empleados, es posible que decida usar el identificador de empleado existente como la clave principal de la tabla. Además, es posible que el identificador de empleado solo sea único en combinación con el identificador de departamento, lo que requiere el uso de ambos campos de forma conjunta como la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener las siguientes características:

  • Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.
  • El campo o la combinación de campos nunca están vacíos ni son nulos  (siempre hay un valor).
  • Los valores no cambian.

Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear un campo nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo para usarlo como clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumeración para asegurarse de que reúne las tres características mencionadas en la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal

  1. Seleccione la tabla para la que desee establecer o cambiar la clave principal.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desee usar como clave principal

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de informe.) del campo que desee.

Para seleccionar más de un campo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Grupo Herramientas de la ficha Diseño

Se muestra un indicador de clave a la izquierda del campo o los campos especificados como clave principal.

Quitar la clave principal

  1. Seleccione la tabla para la que desee quitar la clave principal.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. Haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de informe.) para la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas para cada campo.
  4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Grupo Herramientas de la ficha Diseño

El indicador de clave se quita del campo o los campos especificados previamente como clave principal.

 Nota   Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree un nuevo campo para la clave principal. Si hace clic en , Access crea un campo de identificador que usa el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

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Establecer las propiedades de una tabla

Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

  1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

  1. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.
  2. Haga clic en el cuadro a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuación, especifique una configuración para la propiedad.

MostrarPropiedades de tabla disponibles

Utilice esta propiedad de tabla Para
Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

 Nota   Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

Para obtener más información, vea la sección Vea también.

Hoja secundaria de datos expandida Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.
Alto de hoja secundaria de datos

Realizar una de estas acciones:

  • Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".
  • Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.
Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrir la tabla.
Regla de validación Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.
Texto de validación Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.
Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
Hoja secundaria de datos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular campos secundarios Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.
Vincular campos principales Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.
Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos
Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

 Sugerencia   Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en Imagen del botón junto al cuadro de propiedad Regla de validación para mostrar el Generador de expresiones.

  1. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

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Agregar un campo a una tabla

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

Hoja de datos con la columna Agregar nuevo campo

Llamada 1 Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.
  1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.

 Nota   Para obtener más información acerca de la creación de tablas, vea Crear una tabla nueva.

  1. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo más fácilmente.

  1. Escriba los datos en el nuevo campo.

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Crear un campo calculado

Los campos calculados se crean en la vista Diseño.

  1. Abra la tabla en la que desea crear un campo calculado en la vista Diseño.
  2. En la primera fila vacía de la cuadrícula de diseño de la tabla, escriba un nombre para el campo calculado en Nombre del campo.
  3. En Tipo de datos, elija Calculado.

Se abre el Generador de expresiones.

  1. Escriba el cálculo que desea ejecutar en el Generador de expresiones. Por ejemplo, si la tabla tiene Campo1 y Campo2 y desea crear un campo calculado (Campo3) igual al valor del Campo1 dividido por el valor del Campo2, debe escribir [Campo1]/[Campo2] en el Generador de expresiones.

Para obtener más información acerca de las expresiones, vea el artículo sobre la introducción a las expresiones.

  1. Cuando haya terminado de escribir el cálculo, haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   Es conveniente cambiar a la vista Hoja de datos para comprobar si el campo calculado funciona del modo que desea.

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Establecer las propiedades de un campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

  • Controlar la apariencia de los datos de un campo
  • Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo
  • Especificar valores predeterminados para un campo
  • Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las demás propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desea abrir.
  2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente. Access asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos de manera que tengan nombres más descriptivos facilita su uso al ver o modificar registros.

  1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).
  2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.
  3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Sólo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.

  1. Haga clic en la pestaña Hoja de datos.
  2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que desee.

Imagen de la cinta de opciones de Access

MostrarTipos de datos disponibles

Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamaño
Texto

Caracteres alfanuméricos

Se usa para el texto o para los números que no se utilizan en los cálculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numérico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo más lógico, pero no se puede utilizar fácilmente en los cálculos.

Hasta 255 caracteres
Memo

Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido.

Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.
Número

Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en los cálculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios).

1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando se usa en un Id. de replicación.
Fecha/Hora

Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

8 bytes.
Moneda

Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (moneda).

8 bytes.
Autonumeración

Valor número único que Access inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores únicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeración pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente.

4 o 16 bytes cuando se utiliza en un Id. de replicación.
Sí/No

Valores booleanos (sí/no).

Puede usar alguno de estos tres formatos:: Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte
Datos adjuntos

Fotos, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos preferente para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, según la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos.
Hipervínculo

Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos, que proporcionan acceso con un solo clic a páginas web mediante una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También se pueden establecer vínculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.
Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo de texto utilizado para almacenar el valor.

 Nota   El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos
  • Para optimizar el rendimiento, debe usar el Tamaño del campo apropiado al crear un campo Texto o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo, establezca un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo. Para obtener más información, vea Establecer otras propiedades de campo.
  • Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma más lógica.

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

  1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.
  2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.

 Nota   Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

  1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.
  2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee.

Imagen de la cinta de opciones de Access

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Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y puede establecer otras propiedades en el panelPropiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla.
  2. En el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

Cambiar el tipo de datos de un campo

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que desea establecer el tipo de datos.
  2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

MostrarTipos de datos disponibles

Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamaño
Texto

Caracteres alfanuméricos

Se usa para el texto o para los números que no se utilizan en los cálculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numérico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo más lógico, pero no se puede utilizar fácilmente en los cálculos.

Hasta 255 caracteres
Memo

Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido.

Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.
Número

Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en los cálculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios).

1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando se usa en un Id. de replicación.
Fecha/Hora

Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

8 bytes.
Moneda

Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (moneda).

8 bytes.
Autonumeración

Valor número único que Access inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores únicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeración pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente.

4 o 16 bytes cuando se utiliza en un Id. de replicación.
Sí/No

Valores booleanos (sí/no).

Puede usar alguno de estos tres formatos:: Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.

1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte
Datos adjuntos

Fotos, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos preferente para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, según la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos.
Hipervínculo

Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos, que proporcionan acceso con un solo clic a páginas web mediante una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También se pueden establecer vínculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.
Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo de texto utilizado para almacenar el valor.

 Nota   El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos
  • Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo más lógico, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.
  • Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos con mayor precisión. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.

Establecer otras propiedades de campo

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del campo.

 Nota   El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.

  1. En el panel Propiedades del campo, especifique la configuración que desee para cada propiedad o presione F6 y use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

Mostrar¿Qué propiedades de campo están disponibles?

 Nota   No todas las propiedades están disponibles para cada campo. El tipo de datos de un campo determina sus propiedades.

Propiedad de campo Descripción
Tamaño del campo

Establece el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumeración.

 Sugerencia   Para lograr un rendimiento óptimo, especifique siempre el Tamaño del campo mínimo que sea suficiente.

Formato Personaliza la forma en la que el campo aparece de forma predeterminada cuando se muestra o imprime.
Posiciones decimales Especifica el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.
Nuevos valores Especifica si un campo Autonumeración se incrementa o recibe un valor aleatorio al agregar un nuevo registro.
Máscara de entrada Muestra los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener más información acerca de cómo crear y usar una máscara de entrada, consulte la sección Vea también.
Título Define el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.
Valor predeterminado Asigna automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros.
Regla de validación Permite proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo.
Texto de validación Permite escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.
Requerido Exige que se especifiquen datos en un campo.
Permitir longitud cero Permite la entrada (al establecer el valor de la propiedad en ) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agiliza el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice.
Compresión Unicode Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeña cantidad de texto (> 4.096 caracteres).
Modo IME Controla la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
Modo de oraciones IME Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
Etiquetas de acción Permite adjuntar una etiqueta de acción (etiquetas inteligentes: datos reconocidos y etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por ejemplo, un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que es posible reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) a este campo.
Sólo anexar Permite realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor de la propiedad en ).
Formato del texto Permite elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato de la propiedad para almacenar solo texto sin formato.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
  1. Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.

 Sugerencia   Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en Imagen del botón situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.

  1. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información acerca de los tipos de datos y las propiedades de campo.

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Aplicable a:
Access 2010