Introducción a formularios

Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "enlazado" es aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. También se pueden crear formularios "independientes" sin un vínculo directo al origen de datos, pero que también contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la aplicación funcione.

Este artículo se centra principalmente en los formularios enlazados. Este tipo de formularios puede usarse para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver solo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario solo con esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar al formulario botones de comando y otras características para automatizar las acciones realizadas con frecuencia.

Considere los formularios enlazados como ventanas por las que los usuarios ven y obtienen acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

 Nota   En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

En este artículo


Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
  2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos relacionados con el registro Empleado actual. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

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Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

 Nota   Puede agregar un formulario dividido a una base de datos web, pero el formulario no se puede ejecutar a menos que abra la base de datos web con Access (en otras palabras, no se ejecutará en un explorador web). Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Un formulario dividido es diferente de una combinación de formularios y subformularios, ya que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
  2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Descripción de la vista Presentación y la vista Diseño.

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Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
  2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Varios elementos.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Descripción de la vista Presentación y la vista Diseño.

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación, y Ajustar un formulario en la vista Diseño.

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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Asistente para formularios.
  2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

 Nota   Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

  1. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formularios no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

  1. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
  2. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre él o arrástrelo al formulario.

 Notas 

  • Una vez que ha agregado el primer campo, podrá agregar varios campos a la vez. Para ello, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en varios campos y, a continuación, arrástrelos al mismo tiempo hasta el formulario.
  • El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede ver el campo que desea agregar, seleccione otra parte distinta del formulario e intente agregar el campo nuevamente.
  1. Con las herramientas del grupo Encabezado o pie de página, en la ficha Diseño, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, o la fecha y la hora.
  2. Use las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

Para una mayor selección de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y, a continuación, clic en Vista Diseño.

Puede que los controles que agregue mientras está en la vista Diseño no sean compatibles con la característica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deberá usar solamente las características disponibles en la vista Presentación.

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Descripción de la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Presentación    La vista Diseño es la más intuitiva para modificar formularios y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario de Access. Si crea una base de datos haciendo clic en Base de datos web en blanco en la vista Microsoft Backstage, la vista Presentación es la única vista que está disponible para diseñar formularios.

En la vista Diseño, el formulario se está ejecutando en realidad. Por tanto, puede ver los datos tal y como aparecerán cuando se use el formulario. Sin embargo, también puede cambiar el diseño del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras está modificando el formulario, ésta es una vista muy útil para establecer el tamaño de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y a la facilidad de uso del formulario.

Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño antes de poder realizar un cambio determinado. Sin embargo, puede que algunas características que agregue estando en vista Diseño no sean compatibles con la característica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deberá usar solamente las características disponibles en la vista Presentación.

Vista Diseño    La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad. Por lo tanto, no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño. Sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

  • Agregar una mayor variedad de controles al formulario, marcos de objetos dependientes, saltos de página y gráficos.
  • Modificar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.
  • Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección Detalle.
  • Cambiar algunas propiedades del formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación.

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Ajustar un formulario en la vista Presentación

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

Access muestra el formulario en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel de Lista de campos:

  • En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

Método abreviado de teclado  Presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en el mismo o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desea que se muestre.
  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Ajustar un formulario en la vista Diseño

El diseño de un formulario también se puede ajustar en la vista Diseño. Se pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario. Sin embargo, puede que algunas características que agregue mientras está en la vista Diseño no sean compatibles con la característica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deberá usar solamente las características disponibles en la vista Presentación.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

 Nota   La vista diseño no está disponible cuando se trabaja en una base de datos web.

Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del formulario. Para mostrar el panel de Lista de campos:

  • En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

Método abreviado de teclado  Presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desea que se muestre.
  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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Aplicable a:
Access 2010