Сортиране на данни в диапазон или таблица

Сортирането на данни е неделима част от анализа на данни. Бихте могли да подредите списък с имена по азбучен ред, да съставите нива на описание на продукти от най-високо към най-ниско или да подредите редове по цветове или икони. Сортирането на данни ви помага да визуализирате още по-бързо и разбираемо вашите данни, да организирате и намирате желаните от вас данни и в края на краищата да вземате по-ефективни решения.

 Забележка   За да намерите максималните и минималните стойности в диапазон, например максималните 10 оценки или минималните 5 стойности на продажби, използвайте "Автофилтър" или условно форматиране. За повече информация вж. Филтриране на данни в диапазон или таблица и Добавяне, промяна или изчистване на условни формати.

Какво искате да направите?


Научаване за сортирането

Можете да сортирате данни по текст (от А до Я или от Я до А), числа (от най-малкото до най-голямото или от най-голямото до най-малкото), и по дати и часове (от най-старата към най-новата и от най-новата към най-старата) в една или няколко колони. Можете също да сортирате по потребителски списък (като например "Високо, средно, ниско") или по формат, включително по цвят на клетка, цвят на шрифт или по набор икони. Повечето операции за сортиране са сортирания на колони, но можете също да сортирате по редове.

Критериите за сортиране се записват заедно с работната книга, така че можете да прилагате сортирането отново всеки път, когато отваряте работната книга за таблица на Excel, но не и за диапазон от клетки. Добра идея е да използвате таблица, ако искате да запишете критериите за сортиране, така че да можете да прилагате сортиране периодично при отварянето на работна книга. Това е особено важно за сортиранията по много колони или за сортирания, които отнемат много време.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране на текст

  1. Изберете колона с буквено-цифрови данни в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка в колона на таблица, съдържаща буквено-цифрови данни.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране.

Изображение на лентата на Outlook

  1. Направете едно от следните неща:
    • За да сортирате във възходящ буквено-цифров ред, щракнете върху Сортиране от А до Я.
    • За да сортирате в низходящ буквено-цифров ред, щракнете върху Сортиране от Я до А.
  2. По желание можете да извършите сортиране с отчитане на главни или малки букви.

ПокажиКак да се сортира с отчитане на главни или малки букви

  1. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това върху Сортиране, зададено от потребителя.
  1. В диалоговия прозорец Сортиране щракнете върху Опции.
  2. В диалоговия прозорец Опции за сортиране изберете С малки и главни.
  3. Щракнете върху OK два пъти.

Проблем: Проверете дали всички данни са съхранени като текст    Ако колоната, която искате да сортирате, съдържа числа, които са съхранени като числа и числа, които са съхранени като текст, трябва да ги форматирате всички като текст. Ако не го направите, числата съхранени като числа се сортират пред числата, съхранени като текст. За да форматирате всички избрани данни като текст, в раздела Начало, в групата Шрифт щракнете върху бутона Форматиране на шрифт на клетки, щракнете върху раздела Число и след това под Категория щракнете върху Текст.

Проблем: Премахнете всички водещи интервали     В някои случаи данните, импортирани от други приложения, могат да имат водещи интервали, вмъкнати пред тях. Преди да сортирате данните, премахнете водещите интервали.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране на числа

  1. Изберете колона с числови данни в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка е в колона на таблица, съдържаща числови данни.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това направете едно от следните неща.
    • За да сортирате от малки към големи числа, щракнете върху Сортиране от най-малко към най-голямо.
    • За да сортирате от големи към малки числа, щракнете върху Сортиране от най-голямо към най-малко.

Проблем: Уверете се, че всички числа са съхранени като числа    Ако резултати не са такива, каквито очаквате, колоната може да съдържа числа, които са съхранени като текст, а не като числа. Например отрицателните числа, които са импортирани от някаква счетоводна система или числа, които са въведени с водещ ' (апостроф), се съхраняват като текст. За повече информация вж. Преобразуване на числа, съхранени като текст, в числа.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране на дати или часове

  1. Изберете колона с данни за дати или часове в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка в колона на таблица, съдържаща данни за дати или часове.
  2. Изберете колона с дати или часове в диапазон от клетки или в таблица.
  3. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това направете едно от следните неща.
    • За да сортирате от по-ранни към по-късни дати или часове, щракнете върху Сортиране от най-старо към най-ново.
    • За да сортирате от по-късни към по-ранни дати или часове, щракнете върху Сортиране от най-ново към най-старо.

Проблем: Проверете дали датите и часовете са съхранени като дати или часове     Ако резултатите не са каквито ги очаквате, колоната може да съдържа дати или часове, които са съхранени като текст, а не като дати или часове. За да може Excel да сортира правилно дати и часове, всички дати и часове в колоната трябва да са съхранени като поредно число на дата или час. Ако Excel не може да разпознае една стойност като дата или час, датата или часът се съхраняват като текст. За повече информация вж. Преобразуване на дати, съхранени като текст, в дати.

 Забележка    Ако желаете да сортирате по дни на седмицата, форматирайте клетките, за да показват деня от седмицата. Ако искате да сортирате по ден от седмицата независимо от датата, преобразувайте ги в текст с помощта на функцията TEXT. Функцията TEXT обаче връща текстова стойност и по този начин операцията за сортиране би била базирана на буквено-цифрени данни. За повече информация вж. Показване на дати като дни на седмицата.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране по цвят на клетка, по цвят на шрифт или по икона

Ако сте форматирали диапазон от клетки или колона на таблица ръчно, или условно по цвят на клетка, или по цвят на шрифт, можете да също така да сортирате по този цвят. Можете също да сортирате по набор от икони, създаден посредством условен формат.

  1. Изберете колона с данни в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка е в колона на таблица.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това върху Сортиране, зададено от потребителя.

Изображение на лентата на Outlook

Ще се покаже диалоговият прозорец Сортиране.

  1. Под Колона в полето Сортиране по изберете колоната, която искате да сортирате.
  2. Под Сортиране по изберете типа сортиране. Направете едно от следните неща:
    • За да сортирате по цвят на клетка, изберете Цвят на клетка.
    • За да сортирате по цвят на шрифт, изберете Цвят на шрифта.
    • За да сортирате по набор от икони, изберете Икона на клетка.
  3. Под Ред щракнете върху стрелката до бутона и след това, в зависимост от типа на формата, изберете цвят на клетка, цвят на шрифт или икона на клетка.
  4. Под Ред изберете как искате да сортирате. Направете едно от следните неща:
    • За да преместите цвета на клетка, цвета на шрифт или икона нагоре или наляво, изберете Отгоре за сортиране на колона и Отляво за сортиране на ред.
    • За да преместите цвета на клетка, цвета на шрифт или икона надолу или надясно, изберете Отдолу за сортиране на колона и Отдясно за сортиране на ред.

 Забележка   Няма ред на сортиране по подразбиране за цветове на клетки, цветове на шрифт или икони. Трябва да определите реда, който искате, за всяка операция за сортиране.

  1. За да зададете следващите цвят на клетка, цвят на шрифт или икона, щракнете върху Добави ниво и след това повтаряйте стъпките от три до пет.

Уверете се, че сте избирали същата колона в полето След това по и че правите същата селекция подРед.

Продължавайте да повтаряте за всеки допълнителен цвят на клетка, цвят на шрифт или за всяка икона, които желаете да включите в сортирането.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране по потребителски списък

Можете да използвате потребителски списък, за да сортирате в определен от потребителя ред. Excel предоставя вградени потребителски списъци за "ден от седмицата" и "месец от годината", а вие също можете да създадете ваш собствен потребителски списък.

  1. По желание създайте потребителски списък.

ПокажиКак да създадете потребителски списък

  1. В диапазон от клетки въведете отгоре надолу, в желания от вас ред, стойностите, по които искате да сортирате. Например:
A
1 Високо
2 Средно
3 Ниско
  1. Изберете диапазона, който току що сте въвели. В горния пример ще сте избрали клетките A1:A3.
  2. Щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутон, щракнете върху Опции на Excel, щракнете върху категорията Популярни, а след това под Най-важни опции за работа с Excel щракнете върху Редактиране на потребителски списъци.
  3. В диалоговия прозорец Потребителски списъци щракнете върху Импортиране и след това щракнете два пъти върху OK.

 Забележки 

  • Можете да създадете само потребителски списък, който се базира на стойност (текст, число, дата или час). Не можете да създадете потребителски списък на базата на формат (цвят на клетка, цвят на шрифт и икона).
  • Максималната дължина за потребителски списък е 255 знака и първият знак не трябва да е число.
  1. Изберете колона с данни в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка е в колона на таблица.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това върху Сортиране, зададено от потребителя.

Изображение на лентата на Outlook

Ще се покаже диалоговият прозорец Сортиране.

  1. Под Колона, в полето Сортиране по или След това по изберете колоната, която искате да сортирате по потребителски списък.
  2. Под Ред изберете Потребителски списък.
  3. В диалоговия прозорец Потребителски списъци изберете желания от вас списък. В предишния пример бихте щракнали върху Високо, средно, ниско.
  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране на редове

  1. Изберете реда с данни в диапазон от клетки или се уверете, че активната клетка е в колона на таблица.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това върху Сортиране, зададено от потребителя.

Изображение на лентата на Outlook

Ще се покаже диалоговият прозорец Сортиране.

  1. Щракнете върху Опции.
  2. В диалоговия прозорец Опции за сортиране под Ориентация щракнете върху Сортирай отляво надясно и след това щракнете върху OK.
  3. Под Колона, в полето Сортиране по изберете реда, който искате да сортирате.
  4. Направете едно от следните неща:

По стойност    

  1. Под Сортиране по изберете Стойности.
  2. Под Ред направете едно от следните неща:
    • За текстови стойности изберете от А до Я или от Я до А.
    • За числови стойности изберете От най-малко към най-голямо или От най-голямо към най-малко.
    • За стойности на дати или часове изберете От най-старо към най-ново или От най-ново към най-старо.

По цвят на клетка, по цвят на шрифт или по икона    

  1. Под Сортиране по изберете Цвят на клетка, Цвят на шрифта или Икона на клетка.
  2. Щракнете върху стрелката до бутона и след това изберете цвят на клетка, цвят на шрифта или икона на клетка.
  3. Под Ред изберете Отляво или Отдясно.

 Забележка    Когато сортирате редове, които са част от структура на работен лист, Excel сортира групите от най-високо ниво (ниво 1), така че подробните редове или колони да останат заедно, дори ако са скрити.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране по повече от колона или ред

Бихте могли да сортирате по повече от една колона или един ред, когато имате данни, които искате да групирате по една и съща стойност в една колона или ред в тази група от равни стойности. Ако например имате колони "Отдел" и "Служител", можете първо да сортирате по "Отдел" (за да групирате заедно всички служители в един и същ отдел), а след това да сортирате по име (за да подредите имената по азбучен ред в рамките на всеки отдел). Можете да сортирате по най-много 64 колони.

 Забележка   За да се получат най-добри резултати, диапазонът от клетки, който сортирате, трябва да има заглавия на колоните.

  1. Изберете диапазон от клетки с две или повече колони от данни или се уверете, че активната клетка е в таблица с две или повече колони.
  2. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това върху Сортиране, зададено от потребителя.

Изображение на лентата на Outlook

Показва се диалоговият прозорец Сортиране.

  1. Под Колона, в полето Сортиране по изберете първата колоната, която искате да сортирате.
  2. Под Сортиране по изберете типа сортиране. Направете едно от следните неща:
    • За да сортирате по текст, число, дата или час, изберете Стойности.
    • За да сортирате по формат, изберете Цвят на клетка, Цвят на шрифта или Икона на клетка.
  3. Под Ред изберете как искате да сортирате. Направете едно от следните неща:
    • За текстови стойности изберете от А до Я или от Я до А.
    • За числови стойности изберете От най-малко към най-голямо или От най-голямо към най-малко.
    • За стойности на дати или часове изберете От най-старо към най-ново или От най-ново към най-старо.
    • За да сортирате на базата на потребителски списък, изберете Потребителски списък.
  4. За да добавите друга колона, по която да сортирате, щракнете върху Добави ниво и след това повтаряйте стъпките от три до пет.
  5. За да копирате колона, по която да сортирате, изберете записа и след това щракнете върху Копирай нивото.
  6. За да изтриете колона, по която сортирате, изберете записа и след това щракнете върху Изтрий нивото.

 Забележка   Трябва да запазите поне един запис в списъка.

  1. За да промените реда в който са сортирани колоните, изберете запис и след това щракнете върху стрелката Нагоре или Надолу, за да промените реда.

Записите, които са по-високо в списъка, се сортират преди записите, които са по-ниско.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Сортиране на една колона в диапазон от клетки, без това да се отразява на останалите

 Предупреждение    Внимавайте при използването на тази функция. Сортирането на една колона в диапазон може да доведе до нежелани резултати, например преместване на клетките в тази колона далеч от клетките на същия ред.

 Забележка   Не можете да извършите следната процедура в таблица.

  1. Избиране на колона в диапазон от клетки, съдържащ две или повече колони.
  2. Щракнете върху заглавието на колоната, за да изберете колоната, която желаете да сортирате.
  3. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, а след това щракнете върху една от наличните команди за сортиране.
  4. Ще се покаже диалоговият прозорец Предупреждение за сортиране.
  5. Изберете Продължи с текущата селекция.
  6. Щракнете върху Сортирай.
  7. Изберете всички други желани опции в диалоговия прозорец Сортиране и след това щракнете върху OK.

Ако резултатите не са тези, които очаквате, щракнете върху Отмени Бутонът 'Отмени'.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Научаване на повече за общите проблеми при сортиране

Ако получите неочаквани резултати при сортирането на данните си, направете следното:

Проверете дали стойностите, върнати от формулата, са се променили     Ако данните, които сте сортирали, съдържат една или няколко формули, връщаните от тези формули стойности могат да се променят, когато работните листове се преизчислят. В този случай се уверете, че прилагате сортирането повторно, или го направете отново, за да получите актуални резултати.

Покажете редовете и колоните, преди да сортирате     Скритите колони не се преместват, когато сортирате колони, както и скритите редове не се преместват, когато сортирате редове. Добра идея е преди да сортирате данни, да покажете скритите колони и редове.

Проверете езиковите настройки     Редът на сортиране зависи от езиковите настройки. Уверете се, че сте задали правилната настройка в Регионални настройки или Регионални и езикови опции в контролния панел на вашия компютър. За информация за променяне на езиковите настройки вижте документацията на системата за помощ на Windows.

Въвеждайте заглавията на колоните само в един ред     Ако имате нужда от етикети на няколко реда, пренасяйте текста в клетката.

Включете или изключете заглавния ред    Обикновено е най-добре да имате заглавен ред, когато сортирате колона, за да направите по-лесно разбирането на смисъла на данните. По подразбиране стойността в заглавието не се включва в сортиращата операция. Понякога може да се нуждаете от включване или изключване на заглавието, така че стойността в заглавието да се включи или да не се включи в сортирането. Направете едно от следните неща:

  • За да изключите първия ред данни от сортирането, защото е заглавка на колона, в раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, щракнете върху Сортиране по избор, а след това изберете Моите данни имат заглавки.
  • За да включите първия ред данни в сортирането, защото не е заглавка на колона, в раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране, щракнете върху Сортиране по избор, а след това изчистете Моите данни имат заглавки.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

 
 
Отнася се за:
Excel 2007