Указания и примери за сортиране и филтриране на данни по цвят

Сортирането и филтрирането на данни по цвят е нова функция в Microsoft Office Excel 2007, очаквана с голямо нетърпение. Следващите указания и примери могат да ви помогнат в отчетите ви на Office Excel 2007 да заблести по-ярка светлина.


Светлина, минаваща през цветовия спектър, показва 6 цвята в работен лист

 Когато бяла светлина преминава през цветови спектър, виждате шест цвята: червен, оранжев, жълт, зелен, син и виолетов.

В тази статия


Общ преглед на сортирането и филтрирането на данни по цвят и набор икони

Сортирането и филтрирането на данни, заедно с условното форматиране на данни, са неразделна част от анализа на данни и могат да ви помогнат да си отговорите на следните въпроси:

  • Кой е продал услуги, струващи повече от 50 000 долара този месец?
  • Кои продукти са реализирали повече от 10% увеличение на печалбите за една година?
  • Кой са първокурсниците с най-добри и с най-лоши резултати?
  • Къде са противоречията при обобщаването на печалбите за последните пет години?
  • Какво е общото възрастово разпределение на служителите?

Сортирането на данни се използва за бързо организиране на данни и бързо намиране на исканите данни. Филтрирането се използва, за да се покажат само редовете, които отговарят на зададения критерий, и за скриване на редовете, които не искате да са показани, за една или повече колони с данни. Условното форматиране на данни ви помага визуално да изследвате и анализирате данни, да откривате важни проблеми и да намирате модели и тенденции. Взети заедно, сортирането, филтрирането и условното форматиране могат да помогнат на вас и вашите потребители да взимате по-ефективни решения въз основа на вашите данни.

Чрез Office Excel 2007 можете да сортирате и филтрирате по форматиране, включително по цвят на клетка и цвят на шрифт, независимо дали клетките са ръчно, или условно форматирани.


Данни с легенда, сортирани и филтрирани по цвят


Освен това можете да сортирате и филтрирате по набор икони, които сте създали при условното форматиране. Използвайте набор икони, за да анотирате и класифицирате данните в три или пет категории, които са разделени по прагова стойност. Всяка икона представя диапазон от стойности. Например в следната таблица от набори икони има набор икони с 3 стрелки – зелената стрелка, сочеща нагоре, представя по-високите стойности, жълтата странична стрелка – средните стойности, а червената стрелка, сочеща надолу – по-ниските стойности.

Таблица с набори икони

Таблица с набори икони

По принцип функцията за условно форматиране е значително разширена в Office Excel 2007. Можете да: форматирате клетки чрез двуцветна скала, трицветна скала, ленти за данни и набори икони; форматирате клетки, които съдържат конкретен текст, число, дата или времеви стойности, над или под средна стойност, уникални или дублиращи се стойности; да създавате много правила и да ги управлявате по-лесно.

Връзки към повече информация за сортирането, филтрирането и условното форматиране на данни можете да намерите в раздела Вж. също.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Ефективно използване на цветовете при анализиране на данни

Почти всеки обича цветовете. Ефективно използване на цветовете във всеки документ може съществено да подобри привлекателността и разбираемостта на документа. Правилното използване на цветове и икони във вашия отчет на Excel подобрява взимането на решения, като спомага да се насочи вниманието на потребителите към важната информация и ги улеснява при визуалното възприемане на резултатите. Подходящото използване на цветовете може да предизвика положителни възприятия още от самото начало. От друга страна, неподходящите цветове може да дразнят потребителите и дори да предизвикат умора, ако са прекалено много. В следващите раздели са дадени указания, които да ви помогнат да използвате цветовете, както трябва, и да избегнете неподходящото им използване.


Повече информация за темите на документи      С помощта на Office Excel 2007 създаването на последователни теми и добавянето на потребителски стилове и ефекти е лесно. Голяма част от обмислянето, за да се комбинират ефективно цветовете, вече е направено, като се използват готови теми на документи с привлекателни цветови схеми. Можете бързо и лесно да форматирате цял документ, като му придадете професионален и съвременен изглед, прилагайки теми на документи. Тема на документ е набор от възможности за форматиране, който включва набор от цветове за теми, набор от шрифтове за теми (включително шрифтове за заглавки и основен текст) и набор от ефекти за теми (включително линии и ефекти за запълване). Повече информация за темите можете да намерите от връзките в раздела Вж. още      .


Използвайте стандартни цветове и ограничете броя на цветовете

Когато сортирате и филтрирате по цвят, можете да изберете предпочитани от вас цветове и резултатите да ви изглеждат добри. Но важният въпрос, който трябва да си зададете, е дали потребителите предпочитат и виждат същите цветове. Компютърът ви може да показва 16 777 216 цвята в режим на 24-битови цветове. Обаче, повечето потребители могат да различат само една малка част от тези цветове. Освен това, качеството на цветовете може да се различава на различните компютри. Осветлението в стаята, качеството на хартията, разделителната способност на екрана и на принтера и настройките на браузъра – всички те могат да са различни. До 10% от населението има някакви проблеми в различаването и виждането на някои цветове. Това са важни променливи, над които вероятно нямате контрол.

Но можете да управлявате такива променливи, като избора на цвят, броя цветове, фона на работния лист или клетката. Като направите добър избор въз основа на фундаментални изследвания, можете да направите цветовете такива, че да изпращат подходящото послание и да интерпретират правилно вашите данни. Освен това можете да добавите към цветовете икони и легенди, които да гарантират, че потребителите ще разберат това, което което сте имали предвид.

Вземете под внимание контраста на цветовете и фона

По принцип използвайте по-наситени цветове, като ярко жълто, средно зелено или тъмно червено. Уверете се, че контрастът между фона и цветовете на преден план е голям. Например, използвайте бял или сив фон на работния лист с цветовете на клетката или бял или сив цвят на клетката с цветен шрифт. Ако трябва да използвате цвят или картина за фона, направете цвета или картината колкото може по-светли, така че цветът на клетката или шрифта да не се слее. Ако разчитате само на цвета на фона, помислете дали да не увеличите размера на шрифта или да го направите получер. Колкото по-едър е шрифтът, толкова по-лесно ще е за потребителя да види и различи цвета. Ако е необходимо, нагласете или премахнете разделянето на ленти, редове или колони, тъй като цветът на лентите може да си противоречи с цвета на клетката или шрифта. Всички тези съображения помагат в голяма степен на потребителите правилно да разберат и интерпретират цветовете.

Избягвайте да използвате цветови комбинации, които могат да намалят видимостта на цветовете и да объркат този, който гледа. Не искате по невнимание да създадете дразнещо очите произведение или оптическа измама. Обмислете дали да не използвате граници на клетките, за да разграничите проблемните цветове, като червено и зелено, ако не можете да избегнете поставянето им един до друг. Използвайте допълнителни и контрастни цветове, за да подобрите контраста и да избегнете употребата на подобни цветове. Струва си да познавате колелото на основните цветове и да определяте подобните, контрастните и допълнителните цветове.


Колело на основните цветове

Означение 1 Подобен цвят е цветът, който е съседен до друг цвят в колелото на цветовете (напр. виолетовото и оранжевото са подобни цветове на червеното).
Означение 2 Контрастен цвят е този, който се намира през три цвята от даден цвят (напр. синьото и зеленото са контрастни цветове на червеното).
Означение 3 Допълнителни цветове са тези, които са един срещу друг в цветовото колело (напр. синьозеленото е допълнителен цвят на червеното).

Ако имате време, изтествайте цветовете си, пуснете ги при някои колеги, изпробвайте ги при различни осветления и експериментирайте с различни настройки на екрана и принтера.

 Съвет   Ако ще отпечатвате цветно документа, проверете още веднъж цвета на клетките и дали се чете шрифтът в тях. Ако цветът на клетката е твърде тъмен, обмислете използването на бял шрифт за по-добра четливост.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Избиране на най-добрия цвят според нуждите

“ Имате нужда от бързо резюме? Използвайте червено, жълто или синьо на бял или сив фон.”

Определете за цветовете значение, което сте избрали въз основа на вашата аудитория и намеренията си. При необходимост направете легенда, за да изясните конкретното значение на всеки цвят. Повечето хора с лекота различават от седем до десет цвята в един работен лист. Възможно е да се различат до 50 цвята, но се изисква специално обучение, което не е предмет на тази статия.

Най-добрите 10 цвята

Когато сортирате и филтрирате данни по цвят, използвайте следващата таблица, която ще ви помогне да изберете кой цвят да използвате. Тези цветове предоставят най-добър контраст и по принцип най-лесно се различават от повечето хора.

Таблица за цветови избор

Можете лесно да приложите тези цветове към клетки и шрифтове, като използвате бутоните Цвят на запълване или Цвят на шрифта в групата Шрифт в раздела Начало.

Стандартни цветове

Използване на цветове, които по естествен начин изразяват значението

При разчитане на финансови данни цифрите са или в червено (отрицателни), или в черно (положителни). Червеният цвят има значение, защото е възприета условност. Ако искате да подчертаете отрицателните числа, червеното е най-добрият избор. В зависимост от типа на данните, които имате, вероятно можете да използвате конкретни цветове, тъй като те изразяват някакво значение за вашата публика или защото има стандарт за тяхното значение. Например:

  • Ако вашите данни са свързани с температура, можете да използвате топлите цветове (червен, жълт и оранжев), за да покажете високите температури, и студените цветове (зелен, син и виолетов) – за по-ниските.
  • Ако данните ви са топографски, можете да използвате синьо за водата, зелено за растителността, кафяво за пустините и планините и бяло за ледове и сняг.
  • Ако данните ви са свързани с движението и безопасността по пътищата, можете да използвате червено за условията за спиране или забрана, оранжево за опасност в оборудването, жълто за внимание и зелено за липса на опасност, а синьо за обща информация.
  • Ако данните ви са за електрически резистори, можете да използвате стандартния цветови код: черно, кафяво, червено, оранжево, жълто, зелено, зелено, синьо, виолетово, сиво и бяло.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

Преглед на някои примери

Да кажем, че приготвяте серия отчети за описание на продукти, цени и наличности. Следващите раздели описват въпросите, които обикновено се задават за тези данни, и как можете да им отговорите с помощта на цветове и набори икони.

Примерни данни

В примерите са използвани следните примерни данни.


Примерни данни, използвани в примерите


За да копирате данните в празна работна книга, направете следното:

ПокажиКак да запишете примерните данни като .xlsx файл

  1. Стартирайте Microsoft Notepad.
  2. Изберете примерния текст и след това копирайте и поставете примерния текст в Notepad.
  3. Запишете файла с име и разширение на файл, като например Products.csv.
  4. Излезте от Notepad.
  5. Стартирайте Office Excel 2007.
  6. Отворете файла, който записахте от Notepad.
  7. Запишете файла като .xlsx файл.

ПокажиПримерни данни

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Какви са различните видове опаковки на продукти?

Проблем

Искате да намерите различните типове контейнери за вашите продукти, но няма колона "Контейнер". Можете да използвате колоната "Количество за единица", за да оцветите ръчно всяка клетка, и след това да я сортирате по цвят. Можете също да добавите легенда, за да изясните на потребителя какво означава всеки цвят.

Резултат


Примерни резултати при решаване на проблема с различните типове опаковки на продукти


Решение

  1. За да оцветите ръчно всяка клетка според цветовата схема в предходната таблица, щракнете върху всяка клетка и след това приложете всеки цвят чрез бутона Цвят на запълване в групата Шрифт в раздела Начало.

 Съвет   Използвайте бутона Копиране на формати в групата Клипборд в раздела Начало, за да приложите бързо избрания цвят на друга клетка.

  1. Щракнете върху някоя клетка в колоната Количество за единица и след това в раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Сортиране и филтриране и после – върху Сортиране, зададено от потребителя.
  2. В диалоговия прозорец Сортиране изберете Количество за единица под Колона, изберете Цвят на клетка под Сортиране по и след това щракнете двукратно върху Ниво на копиране.
  3. Под Ред на първия ред изберете червения цвят, на втория ред – синия цвят, а на третия – жълтия цвят.

Ако дадена клетка не съдържа нито един от цветовете, например ако е оцветена в бяло, тези редове си остават на мястото.

 Забележка   Изредените цветове са наличните цветове в колоната. Няма ред за сортиране на цветовете по подразбиране и не можете да създадете ред за сортиране по избор, използвайки потребителски списък.

  1. Добавете легенда, като използвате клетки отстрани на отчета, и се ръководете от следващата таблица.
Легенда:
Червено Опаковки и картонени кутии
Синьо Консервени кутии
Зелено Буркани и бутилки
Бяло (не е сигурно)

Кои продукти са с надценка над 67% или под 34%?

Проблем

Искате бързо да видите най-високите и най-ниските стойности на надценката най-отгоре в отчета.

Резултат


Примерни резултати при решаване на проблема с надценката на продукти


Решение

  1. Изберете клетки E2:E26 и в раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, щракнете върху Набор икони и изберете набора икони Три стрелки (цветни).
  2. Щракнете с десния бутон върху дадена клетка в колоната Надценка, посочете Сортиране и след това щракнете върху Сортиране, зададено от потребителя.
  3. В диалоговия прозорец Сортиране изберете Надценка под Колона, изберете Икона на клетка под Сортиране по и след това щракнете върху Ниво на копиране.
  4. Под Ред на първия ред изберете зелената стрелка, сочеща нагоре, а на втория ред – червената стрелка, сочеща нагоре.

Кои продукти трябва веднага да се поръчат отново?

Проблем

Искате бързо да създадете отчет за продуктите, които веднага трябва да се поръчат отново, и след това да изпратите по електронната поща отчета на екипа си.

Резултат


Примерни резултати при решаване на проблема с продукти, които трябва да се поръчат отново


Решение

  1. Изберете клетки I2:I26 и в раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Освети правила за клетки, а след това щракнете върху Равно на.
  2. Въведете Да в първото поле и след това изберете Светлочервено запълване с тъмночервен текст от второто поле.
  3. Щракнете с десния бутон върху произволна клетка в колоната, посочете Филтриране и след това изберетеФилтър по цвят на избрана клетка.

 Съвет   Задръжте показалеца над бутон "Филтриране" в заглавката на колоната, за да видите как е филтрирана колоната.

Кои продукти са с най-високи и най-ниски цени и разходи?

Проблем

Искате да видите най-високите и най-ниските цени и разходи, групирани най-отгоре в отчета.

Резултат


Примерни резултати при решаване на проблема с цените и разходите


Решение

  1. За клетки C2:C26 и D2:D26 направете следното:
    • В раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Първи/последни, а след това щракнете върху Първите 10 елемента.
    • Въведете 1 в първото поле и след това изберете Жълто запълване с тъмножълт текст от второто поле.
    • В раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Отгоре/отдолу, а след това щракнете върху Последните 10 елемента.
    • Въведете 1 в първото поле и след това изберете Зелено запълване с тъмнозелен текст от второто поле.
  2. За колоните "Цена" и "Разходи" направете следното:
    • Щракнете с десния бутон върху най-ниската стойност, посочете Сортиране и след това изберетеСортиране по цвят на избрана клетка.
    • Щракнете с десния бутон върху най-високата стойност, посочете Сортиране и след това изберетеСортиране по цвят на избрана клетка.

Най-горе на страницата Най-горе на страницата

 
 
Отнася се за:
Excel 2007