افتراضياً، لا يطبع Microsoft Word خلفيات المستندات التي تنشئها باستخدام الأمر خلفية في القائمة تنسيق. إذا أردت طباعة خلفيات المستندات، يمكنك تغيير هذا الإعداد. لتنفيذ ذلك، انقر فوق خيارات في القائمة أدوات. على التبويب طباعة، حدد خانة الاختيار ألوان الخلفية والصور.

لا يعرض Microsoft Word خلفيات المستندات في العرض العادي أو عرض المخطط التفصيلي. لعرض خلفية مستند، بدّل إلى عرض مختلف، مثل عرض تخطيط ويب أو عرض تخطيط الطباعة، بالنقر فوق اسم العرض في القائمة عرض. إذا أردت أن يُظهر Word المستند في ذلك العرض في المرة التالية التي يُفتح فيها المستند، فعليك حفظ المستند في ذلك العرض قبل إغلاقه.

يعرض Microsoft Word العلامات المائية في تخطيط الطباعة (عرض تخطيط الطباعة: عرض للمستند أو كائن آخر بالشكل الذي سيظهر فيه عند طباعته. مثلاً، تظهر العناصر مثل رؤوس الصفحات، والحواشي السفلية، والأعمدة، ومربعات النص في مواضعها الفعلية.) والمعاينة قبل الطباعة (معاينة قبل الطباعة: عرض المستند كما سيظهر عند طباعته.) فقط. لاستخدام هذين العرضين، انقر فوق تخطيط الطباعة في القائمة عرض أو فوق معاينة قبل الطباعة في القائمة ملف.

إذا تعارضت العلامة المائية (علامة مائية: أي رسم أو نص مثل "سري" يظهر عند طباعته إما أعلى أو خلف نص المستند الموجود.) مع وضوح النص في الصفحة، فيمكنك تفتيح لون الكائن المستخدم لإنشاء العلامة المائية.

• إذا كنت تستخدم صورة، فتأكد من تحديد خانة الاختيار تبييض في مربع الحوار علامة مائية مطبوعة (أشر إلى خلفية في القائمة تنسيق، ثم انقر فوق علامة مائية مطبوعة).
• إذا كنت تستخدم نصاً، فحدد خانة الاختيار شبه شفاف في مربع الحوار علامة مائية مطبوعة، أو حدد لوناً أفتح، كاللون الرمادي الفاتح، في المربع اللون.

لن تظهر العلامات المائية (علامة مائية: أي رسم أو نص مثل "سري" يظهر عند طباعته إما أعلى أو خلف نص المستند الموجود.) على كل صفحة إذا قمت بتغيير رأس الصفحة أو تذييلها (رأس وتذييل الصفحة: يمكن أن يحتوي الرأس على نص أو رسومات، ويظهر في أعلى كل صفحة في المقطع. ويظهر التذييل في أسفل كل صفحة. وعادة ما تحتوي الرؤوس والتذييلات على أرقام الصفحات، وعناوين الفصول، والتواريخ، وأسماء الكتّاب.) في جزء من المستند. فقد تتضمّن الصفحة الأولى مثلاً رأس صفحة أو تذييلاً فريداً، أو لا شيء إطلاقاً.

أو أن المستند قد يحتوي على رؤوس وتذييلات صفحات مختلفة على الصفحات الفردية والزوجية أو في مقاطع (مقطع: جزء من مستند تعيّن فيه خيارات تنسيق خاصة للصفحة. ويمكنك إنشاء مقطع جديد عندما تريد تغيير الخصائص كترقيم الأسطر، أو عدد الأعمدة، أو رؤوس الصفحات وتذييلاتها.) معيّنة. ويمكنك التحقق من الأمر لمعرفة ما إذا كان المستند يحتوي على مقاطع وذلك بقراءة شريط المعلومات في أسفل الشاشة.

إذا أعدت إدراج العلامة المائية من جديد، فيجب أن تظهر على كل صفحة من صفحات المستند.