صندوق الإجابات: استخدام جهات اتصال البريد الإلكتروني في دمج مراسلات Word

صندوق الإجابات

يكتبه كوني ميلر

هل تواجه المشاكل عند محاولة دمج المعلومات من قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني الخاصة بك في مستند؟ فيما يلي كيفية القيام بذلك.



ينطبق على
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2002
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook 2002

سؤال من التعليقات

أريد إرسال رسائل إلى العملاء. لدي أسماء العملاء وعناوينهم والمزيد مخزن في قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني الخاصة بي ولكن لا يستطيع Word الاتصال بهذه القائمة عندما أقوم بدمج المراسلات. أرجو المساعدة لكي لا أكون مضطرًا إلى إنشاء ملف بيانات العميل الجديد بالكامل.

النصيحة من صندوق الإجابات

إذا حرصت على تحديث قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني باستمرار، فقد تكون هذه القائمة مصدر معلومات مفيدًا جدًا لرسائل البريد الجماعي. ولكن لا يكفي أن تكون هذه القائمة المفيدة موجودة. إذ يجب أن يتمكن Word من الاتصال بها أثناء دمج المراسلات.

وهنا تواجه بالتأكيد بعض المشاكل الصغيرة. سنقوم بفرز هذه المشاكل ونخبرك عن كيفية تجنب كل مشكلة أو حلها لكي تستطيع إرسال الرسائل للعملاء.

احرص على التالي   إذا كنت تقوم بإنشاء نماذج خطابات أو مغلفات أو بطاقات عنونة أو كتالوجات، يمكنك بالفعل القيام بدمج المراسلات باستخدام مجلد جهات اتصال Outlook وذلك بالبدء من داخل Outlook. تعرّف على كيفية القيام بذلك بالنقر فوق ارتباط في المربع انظر أيضـًا.

تبعـًا للتعليقات، فهذه هي المشاكل الأكثر شيوعـًا التي تحدث عند محاولة دمج المعلومات من قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني:


لا أستطيع العثور على مجلد جهات اتصال Outlook

لقد كنت متقنـًا. قمت بعناية بتدوين كافة معلومات جهات الاتصال في جهات اتصال Outlook. أنت الآن في منتصف عملية دمج المراسلات في Word. حدد الخيار تحديد من جهات اتصال Outlook في جزء المهام دمج المراسلات، ثم انقر فوق الارتباط اختيار مجلد جهات الاتصال. يتم فتح مربع الحوار تحديد مجلد قائمة جهات الاتصال كما هو متوقع ولكنك لا تجد مجلد جهات الاتصال الخاص بك. كم تبدو الحياة محبطة أحيانًا.

ولكن في هذه الحالة بالتحديد، قد تجد الأمر مختلفـًا. إذا كنت تستخدم جزء المهام، فيوجد سببان أساسيان لعدم ظهور مجلد جهات الاتصال الخاص بك في مربع الحوار. ومن اليسير معالجة كلا السببين وسنقوم باستعراضهما أدناه. ولكن قبل القيام بذلك، يوجد احتمال آخر يجب تناوله.

ملاحظة لمستخدمي شريط الأدوات   إذا كنت أحد مستخدمي شريط الأدوات دمج المراسلات وكنت تحاول الاتصال بمجلد جهات الاتصال الخاص بك بالنقر فوق زر شريط الأدوات فتح مصدر البيانات، فستكون نتيجة هذه المحاولة هي الفشل. للعمل بصورة مباشرة مع مجلد جهات اتصال Outlook كملف بيانات لدمج المراسلات، يجب استخدام جزء المهام دمج المراسلات. إذا كنت تصر على استخدام شريط الأدوات، فيمكنك تصدير قائمة جهات اتصال Outlook إلى ورقة عمل Microsoft Office Excel. يمكنك الاتصال بذلك الملف الذي تم تصديره بالنقر فوق الزر فتح مصدر البيانات. تعرّف على المزيد حول كيفية تصدير جهات اتصال Outlook بالنقر فوق ارتباط في المربع انظر أيضـًا.

وعودة للمشكلة التي نحن بصددها، فإن السببين وراء عدم ظهور مجلد جهات الاتصال في مربع الحوار تحديد مجلد قائمة جهات الاتصال:

  • ضرورة تشغيل هذه الخاصية الصغيرة المؤثرة للاتصال بمجلد جهات الاتصال أثناء عملية دمج المراسلات.
  • ربما تستخدم ملف تعريف مستخدم Outlook مختلفًا عن الآخر المشتمل على مجلد جهات الاتصال الذي تريد استخدامه.
قم بتشغيل الخاصية "إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني"

وهي واحدة من تلك الأشياء التي يجب شرح كيفية القيام بها والشائعة في البرامج. وتعتبر هذه الخاصية الصغيرة والمؤثرة مرتبطة بمجلدات جهات الاتصال ويطلق عليها إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني. إذا لم يتم تشغيل هذه الخاصية الصغيرة، فلن تستطيع الاتصال بمجلد جهات الاتصال أثناء دمج المراسلات. وفيما يلي كيفية تشغيل هذه الخاصية:

  1. في Outlook، من قائمة الانتقال إلى، انقر فوق جهات الاتصال.
  2. انقر بالزر الأيمن للماوس فوق مجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص.
  3. من علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، قم بتحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني. انقر فوق موافق.
تغيير ملف تعريف مستخدم Outlook

يعد ملف تعريف مستخدم Outlook مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. تحتاج فقط في الغالب واحدًا ولكن إذا كنت تشترك مع الآخرين في استخدام الكمبيوتر أو كنت تستخدم دفاتر العناوين المختلفة لأغراض مختلفة، يمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف. إذا كنت تستخدم ملف تعريف لا يتضمن مجلد جهات الاتصال الذي تريد استخدامه عندما تبدأ تشغيل دمج المراسلات، فلن يظهر ذلك المجلد في مربع الحوار المناسب. وفيما يلي كيفية التغيير إلى ملف تعريف مستخدم مختلف:

  1. قم بإغلاق Outlook.
  2. في لوحة التحكم، انقر نقرًا مزدوجـًا فوق حسابات المستخدمين، ثم انقر فوق بريد.

    إذا كنت تستخدم Windows 2000، في لوحة التحكم، انقر نقرًا مزدوجـًا فوق بريد.

  3. انقر فوق إظهار ملفات التعريف.
  4. من علامة التبويب عام، انقر فوق ملف التعريف الذي تريد استخدامه.
  5. لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف في كل مرة تبدأ فيها تشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.

والآن عند بدء تشغيل Outlook، تستطيع اختيار ملف التعريف المناسب للمهام مثل دمج المراسلات التي تريد إجراءها.

ملاحظة  إذا قمت بتحديد الخيار المطالبة بتعيين ملف تعريف، فستتم مطالبتك عند بدء تشغيل Outlook وأيضـًا عندما تقوم بالاتصال بمجلد جهات الاتصال أثناء دمج المراسلات. إذا كانت هذه المطالبات المتعددة تسبب لك الإزعاج فيمكنك تعيين ملف التعريف الذي تريده لدمج المراسلات لكي يستخدم في كل مرة تقوم فيها بفتح Outlook. في الخطوة 4 من العملية السابقة، انقر فوق ملف التعريف الذي تريده، وانقر فوق استخدم ملف التعريف هذا دومـًا، ثم انقر فوق موافق.


تظهر رسائل خطأ عن عملاء البريد وقوائم الجداول

إنه واحد من تلك الدروس التي تنص على أن ما تقوم بإعداده في برنامج يؤثر على ما يحدث في برامج أخرى. إذا حاولت الاتصال بمجلد جهات الاتصال الخاص بك أثناء دمج المراسلات في Word ولم يتم إعداد Outlook كمحرر البريد الإلكتروني الافتراضي في Microsoft Internet Explorer، فسوف تظهر لك رسالة خطأ تقول:

"إما أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أنه تعذر على عميل البريد الحالي أن يفي بمطلب المراسلة. يرجى تشغيل Microsoft Office Outlook، وتعيينه كعميل البريد الافتراضي."

عندما تقوم بالنقر فوق موافق، تشاهد رسالة خطأ أخرى تقول:

"تعذر الحصول على قائمة الجداول من مصدر البيانات".

لتجنب الحصول على هذه الرسائل المزعجة أثناء دمج المراسلات:

  1. من قائمة أدوات في Internet Explorer، انقر فوق خيارات إنترنت.
  2. من علامة التبويب برامج، أسفل بريد إلكتروني، اختر Microsoft Office Outlook، ثم انقر فوق موافق.

عندما تبدأ تشغيل Word ثانيةً وتحاول الاتصال بملف جهات اتصال Outlook أثناء دمج المراسلات، يصبح كل شيء على ما يرام.


أريد استخدام دفتر عناوين Outlook Express الخاص بي كقائمة جهات اتصال

يمكنك بالتأكيد القيام بذلك. فقط لن تستطيع الاتصال بقائمة جهات الاتصال هذه مباشرة أثناء الدمج. إن كل ما يمكنك القيام به هو تصدير قائمة جهات اتصال Outlook Express كملف نصي ثم الاتصال به في ذلك النموذج الجيد والقابل للقراءة.

وفيما يلي كيفية تصدير قائمة جهات اتصال Outlook Express الخاصة بك:

  1. قم بتشغيل Outlook Express. من القائمة ملف، أشر إلى تصدير، ثم انقر فوق دفتر العناوين.
  2. في مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين، انقر فوق Text File (Comma Separated Values)، ثم انقر فوق تصدير.

    لا تقلق من نوع الملف هذا الذي يبدو غريبًا. فهو يشير فقط إلى الملف النصي التي تنفصل فيه رؤوس الأعمدة عن بعضها البعض بالفاصلة. يكون لهذا الملف الامتداد csv. ويتم فتحه في Excel.

  3. في المربع حفظ الملف الذي تم تصديره باسم، اكتب اسم ملف لملف جهات الاتصال المصدّرة الخاص بك، ثم انقر فوق استعراض.
  4. في مربع الحوار حفظ باسم، ومن حفظ في، اختر المكان الذي تريد حفظ الملف فيه، ثم انقر فوق حفظ.

    تلميح لتوفير الوقت   من المفيد حفظ ملفات البيانات في المجلد مصادر البيانات من المجلد المستندات. وهذا هو المكان الذي يبحث فيه Word أولاً عن ملفات البيانات عند الاستعراض بحثًا عنها أثناء الدمج.

  5. انقر فوق التالي. قم بتحديد خانات الاختيار المجاورة لفئات المعلومات التي تريد تصديرها، ثم انقر فوق إنهاء.

    احرص على التالي   عندما تقرر أيًا من فئات المعلومات تريد تصديرها، ضع في اعتبارك نماذج الخطابات أو رسائل البريد الإلكتروني أو بطاقات العنونة التي تريد إنشاءها بدمج المراسلات. على سبيل المثال، إذا لم تفكر على الإطلاق في تضمين أسماء الشهرة أو مواقع ويب الشخصية في المستندات المدمجة الخاصة بك، فلا تقم بتصدير تلك الفئات.

  6. عندما تظهر لك الرسالة التي تعلمك باكتمال عملية التصدير، انقر فوق موافق.
  7. لإغلاق مربع الحوار أداة تصدير دفتر العناوين، انقر فوق إغلاق، ثم قم بإغلاق Outlook Express.

عندما تعود إلى Word لإجراء دمج المراسلات وعند خطوة الاتصال بملف البيانات، حدد الخيار استخدام قائمة موجودة وقم بالاستعراض لتحديد موقع الملف csv. الذي انتهيت للتو من تصديره. وقبل فتح الملف، ستتم مطالبتك باختيار أي حرف فاصل يفصل العمود عن الآخر في قائمة العناوين الخاصة بك. اختر فاصلة وانقر فوق موافق.


لا أستطيع معرفة كيفية إضافة بعض معلومات سجلات جهات الاتصال الخاصة بي إلى مستند مدمج

تريد في بعض الأحيان ظهور ما هو أكثر من أسماء جهات الاتصال والعناوين في المستندات المدمجة. على سبيل المثال، قد ترسل رسالة إلى عملائك تسألهم فيها التأكيد على دقة أرقام الهواتف والفاكس وعناوين البريد الإلكتروني ومحددات مواقع المعلومات (URL) لصفحات ويب التي توفرها لهم في الوقت الحالي.

لقد قمت بإدخال كافة تلك المعلومات في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ونجحت في الاتصال بمجلد جهات الاتصال في عملية دمج المراسلات. ولكن بعد الاستعداد للاستمرار، لن تستطيع معرفة كيفية وضع حقول رقم الفاكس أو عنوان البريد الإلكتروني أو محدد موقع معلومات صفحة ويب بداخل المستند الرئيسي. وفيما يلي ما يجب القيام به:

إذا كنت تستخدم جزء المهام دمج المراسلات وقمت بالاتصال بمجلد جهات الاتصال الخاص بك، فإما أنك في خطوة الكتابة أوالترتيب، حيث يمكنك إضافة المحتويات للمستند الرئيسي. انقر فوق الارتباط عناصر إضافية في جزء المهام. وبذلك يتم فتح مربع الحوار إدراج حقل دمج، الذي يبدو كالشكل التالي:

مربع الحوار إدراج حقل دمج

عندما تقوم بالنقر فوق حقول قاعدة البيانات، يظهر العديد من الحقول من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك في مربع الحوار. وأقول "العديد" لأن بعض الحقول من قائمة جهات اتصال Outlook تكون غير متاحة في دمج المراسلات.

  • لمشاهدة قائمة كاملة بحقول قائمة جهات الاتصال غير المتوفرة، انقر فوق الارتباط حقول قائمة جهات اتصال Outlook في المربع انظر أيضًا.

    الحل البديل رقم 1   يمكنك تصدير معلومات قائمة جهات الاتصال من مجلد جهات اتصال Outlook إلى ورقة عمل Excel. يتم تصدير معظم الحقول التي كانت غير متوفرة عند الاتصال مباشرة بمجلد جهات الاتصال الخاص بك. عندما تقوم بالاتصال بورقة العمل أثناء الدمج، يمكنك إضافة هذه الحقول للمستند الرئيسي. تعرّف على المزيد حول كيفية تصدير جهات اتصال Outlook بالنقر فوق ارتباط في المربع انظر أيضـًا.

  • ومن بين الحقول غير المتوفرة الحقول المعرّفة من قبل المستخدم. وهذا يعني أنه إذا قمت بإضافة الحقول المعرّفة من قبل المستخدم والمخصصة إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، فلن تستطيع دمج المعلومات من تلك الحقول إلى منشوراتك.

    الحل البديل رقم 2   من بين الحقول المتنوعة المتوفرة في جهات اتصال Outlook، تجد أربعة حقول باسم حقل المستخدم 1 وحقل المستخدم 2 وحقل المستخدم 3 وحقل المستخدم 4. الأخبار الجيدة هي أن هذه الحقول الأربعة متوفرة في دمج المراسلات عند الاتصال مباشرة بمجلد جهات الاتصال. وهذا يعني أنها مكان مناسب لتخزين معلومات قائمة جهات الاتصال المخصصة. تعرّف على كيفية إضافة هذه الحقول لطريقة عرض قائمة جهات الاتصال بالنقر فوق الارتباط في المربع انظر أيضـًا.

يمكنك إضافة أي من الحقول المدرجة في مربع الحوار إدراج حقل دمج إلى المستند الرئيسي بالنقر فوق حقل في مربع الحوار لتحديده، ثم النقر فوق إدراج.

ملاحظة لمستخدمي شريط الأدوات   إذا كنت من مستخدمي شريط الأدوات دمج المراسلات، يمكنك فتح نفس مربع الحوار إدراج حقل دمج بالنقر فوق الزر إدراج حقول الدمج.


مع تمنياتي بعمليات الدمج السعيدة

كوني، مراقب صندوق الإجابات

عن المؤلف

كوني ميلر، كاتب في فريق مساعدة مستخدم Microsoft Office، يقوم بجمع المشاكل المقدمة لصندوق إجابات Word والرد عليها. لتقديم سؤال مفصّل خاص بك لكي نجيب عليه، انقر فوق ملاحظات.

 
 
يطبق على:
Office 2003, Word 2003, Office XP, Word