مقدمة حول البريد الإلكتروني الوارد

يمكنك من خلال Windows SharePoint Services 3.0 بصفتك مالك للموقع الحصول على تكامل بين إمكانيات البريد الإلكتروني الوارد داخل مواقعك. وتتمكن الفرق من خلال هذه الميزة الجديدة تجميع رسائل البريد الإلكتروني داخل قوائم ومكتبات SharePoint بحيث يتمكن أعضاء الموقع من أرشفة البريد الإلكتروني الذي يقومون بإرساله للأعضاء الآخرين دون الحاجة إلى الخطوة الإضافية وهي فتح موقع SharePoint وتحميل المحتوى الذي تم إرساله في البريد الإلكتروني. ويعد ذلك ممكناً لأن معظم أنواع القوائم والمكتبات في Windows SharePoint Services 3.0 يمكن أن يتم تخصيص عنوان بريد إلكتروني فريد لها. ويمكن أن يقوم أعضاء الموقع بإضافة عناوين البريد الإلكتروني لهذه القوائم في المربع إلى أو نسخة من تطبيق عميل البريد الإلكتروني لديهم عند إرسالهم للبريد الإلكتروني، أو يمكنهم إرسال بريد إلكتروني لقائمة توزيع تحتوي على عناوين البريد الإلكتروني لقوائمهم علاوة على عناوين أعضاء الموقع الآخرين.

ويتم تنشيط دعم البريد الإلكتروني في "الإدارة المركزية" على مستوى تطبيق ويب. وعند تنشيطه على هذا المستوى، يتم تنشيطه أيضاً افتراضياً على مستوى مجموعة الموقع، ولكن يمكن أن يتم تعطيله على مستوى مجموعة الموقع من قبل مالك الموقع من المستوى العلوي. وجميع المواقع الجديدة التي تم إنشاؤها في مجموعة موقع تدعم البريد الإلكتروني تدعم أيضاً البريد الإلكتروني. وتتوقف إمكانية قيام أي من قوائم الموقع فرعي الذي تقوم بإنشائه بدعم البريد الإلكتروني افتراضياً على الخيارات التي تحددها عند إنشاء الموقع الفرعي. وأي شخص لديه صلاحيات إنشاء قائمة يمكنه أيضاً اختيار عنوان بريد إلكتروني للقائمة عند إنشائها في موقع يدعم البريد الإلكتروني.

 ملاحظة   وبصفتك مالك موقع من المستوى الأعلى، يمكنك تنشيط البريد الإلكتروني الوارد أو تعطيله لمجموعة موقع بالكامل، وذلك بالنقر فوق الارتباط البريد الإلكتروني ضمن إدارة مجموعة الموقع في الصفحة إعدادات الموقع. وإذا تم تعطيل دعم البريد الإلكتروني على مستوى تطبيق ويب، فإن الارتباط البريد الإلكتروني لا يظهر في الصفحة إعدادات الموقع على موقع من المستوى العلوي.

وبعد تنشيط البريد الإلكتروني الوارد على مستوى كل من "الإدارة المركزية" ومجموعة الموقع، يمكنك تنشيط دعم البريد الإلكتروني وتكوينه للأنواع التالية من القوائم والمكتبات في مواقعك: مكتبات الوثائق، ومكتبات الصور، ومكتبات النماذج، وقوائم الإعلام، وقوائم التقويم، وسجلات ويب ولوحات المناقشة. لاحظ أنه لا يمكنك إضافة أي محتوى للقوائم في مواقع "مساحة عمل اجتماع" بإرسال بريد إلكتروني.

في هذا المقال


أمثلة من أرض الواقع للبريد الإلكتروني الوارد

ويمكن للفرق أن تستخدم البريد الإلكتروني الوارد للاتصال بطريقة أكثر فعالية. وتلك بعض الأمثلة عن كيفية استخدام الفرق للبريد الإلكتروني الوارد مع موقع SharePoint لاستمرار الاتصالات وتحسينها:

أرشفة البريد الإلكتروني الخاص بالفريق    بعد الالتحاق بفريق جديد، يقوم عضو الموقع بفتح الموقع والاطلاع على آخر المناقشات التي تم إرسالها مباشرةً من قبل الأعضاء والمحتوى الذي تم إرساله إلى لوحات المناقشة من قبل عميل البريد الإلكتروني، مثل Microsoft Outlook. ويمكن أن يقوم أيضاً عضو الموقع بالتعرف على أهم القضايا والمهام للفريق وإتباع الارتباطات المرتبطة في المناقشات للحصول على التفاصيل الكاملة المتعلقة بجميع القضايا الهامة.

عندما يقوم عضو الموقع بالرد على رسالة بريد إلكتروني وإدراج عنوان بريد إلكتروني للقائمة في الرد، يتم أرشفة الرد إلى لوحة المناقشة وإرفاقه برسالة البريد الإلكتروني الرئيسية التي تم أرشفتها. وهذا يتيح لأعضاء الموقع الذين يطلعون على هذه المعلومات المؤرشفة في موقع SharePoint من إرفاق المعلومات المرتبطة بمؤشرات ترابط بريد إلكتروني خاصة.

إنشاء مجتمع     يقوم مالك الموقع بإنشاء قائمة توزيع جديدة لمجموعة راكبي الدراجات في شركة ما. يقوم المستخدم بتصفح الصفحة الرئيسية لموقع الشركة والنقر فوق ارتباط المجموعة، ثم يحدد من خلال معالج قصير اسماً لقائمة التوزيع، ووصفاً لموقع مجموعة SharePoint وقائمة لأعضاء المجموعة الأوائل. بعد ذلك، يتم إرسال المستخدم إلى موقع المجموعة الجديدة.

إنشاء تبادل معلومات مركزي     يذهب عضو الموقع إلى قسم المجموعة لموقع البوابة الرئيسية للشركة ويستخدم خاصية البحث في الموقع لطرح سؤال. تظهر نتيجة البحث في أقل من ثانية عن مجموعة راكبي الدراجات. يقوم عضو الموقع بالنقر فوق الارتباط المتاح في الرد للانتقال إلى الصفحة الرئيسية لموقع المجموعة. تظهر قائمة بالأسئلة المتداولة وبها قائمة بمتاجر الدراجات. وحيث أن هذه المتاجر بعيدة، يقوم عضو الموقع بإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى المجموعة حول متاجر الدراجات المحلية، فيقوم عضو المجموعة بالرد بمعلومات حول متجر دراجات جيد في المنطقة المحلية.

الحصول على دعم تقني أو تلقيه     يذهب عضو الموقع إلى الصفحة الرئيسية للموقع، ويبحث عن قائمة الدليل الخاصة بالدعم التقني، ثم ينقر فوق الارتباط لإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة. بعد إرسال الرسالة، يتلقى عضو الموقع رقم تعقب يمكن استخدامه لمراقبة حالة طلب الدعم التقني. يتم اشتراك عضو الموقع آلياً في طلب الدعم التقني، ليتم تنبيهه في أي وقت عند حدوث أي تغييرات في حالة الطلب. ويتلقى عضو الموقع رداً سريعاً لأن الطلب قد تم انتقاله فوراً إلى الموظف الصحيح، استناداً إلى المعلومات التي تم كتابتها في النموذج. لاحظ أن الكود المخصص مطلوب لتنفيذ هذا السيناريو. لا يقدم Windows SharePoint Services 3.0 أرقام تعقب آلية أو ينقل رسالة استناداً إلى المعلومات المكتوبة في نموذج ما.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

معاينة إنشاء موقع جديد

جميع المواقع الفرعية التي تم إنشاؤها في مجموعة موقع تدعم البريد الإلكتروني هي تلقائياً مواقع تدعم البريد الإلكتروني. أثناء إنشاء الموقع، إذا اخترت أن تستخدم مجموعة موجودة، يتم دمج قائمة التوزيع الخاصة للموقع الرئيسي (إذا كان متاحاً) مع الموقع الجديد.

 ملاحظة    ولا تتاح قوائم التوزيع إلا إذا تم تمكين SharePoint Directory Management Service في "الإدارة المركزية".

إذا اخترت أن تنشئ مجموعة جديدة أثناء إنشاء الموقع بدلاً من استخدام مجموعة موجودة، يقوم Windows SharePoint Services 3.0 بتنفيذ الإجراءات التالية:

  • إذا تم تمكين SharePoint Directory Management Service في "الإدارة المركزية"، يمكنك إنشاء قائمة توزيع بريد إلكتروني وتحديد عنوان البريد الإلكتروني للقائمة الجديدة.
  • يتم إدراج جميع أعضاء الموقع الذين قمت بإضافتهم إلى المجموعة الجديدة في مجموعة تسمى "الأعضاء" في موقع الفريق. إذا تم تمكين SharePoint Directory Management Service في "الإدارة المركزية"، يتم إضافة أعضاء الموقع آلياً إلى قائمة توزيع متزامنة مع المجموعة "الأعضاء"، بحيث يتم مزامنة التغييرات، التي تتم في مكان ما، في المكان الآخر.
  • إذا تم تمكين SharePoint Directory Management Service في "الإدارة المركزية"، سيدعم كل من لوحة المناقشة والتقويم لموقع الفريق البريد الإلكتروني، وسيتم تخصيص عناوين بريد إلكتروني لهما، علاوة على إضافة هذه العناوين آلياً إلى قائمة توزيع الفريق.

 ملاحظة   وستأخذ العناوين الخاصة بهاتين القائمتين افتراضياً الشكل التالي: GroupAddress.discussions و GroupAddress.calendar.

عندما تقوم بإدراج عناوين البريد الإلكتروني للوحة المناقشة والتقويم في قائمة التوزيع، سيتم أرشفة جميع دعوات البريد الإلكتروني والاجتماع المرسلة إلى هذه القائمة في موقع الفريق.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

حول معالجات البريد الإلكتروني

يستخدم Windows SharePoint Services 3.0 معالجات البريد الإلكتروني لنقل البريد الإلكتروني الوارد من أي عميل بريد إلكتروني افتراضي إلى قائمة في موقع SharePoint الخاص بك. ويتم إرفاق كل قائمة تدعم البريد الإلكتروني بعنوان بريد إلكتروني فريد، وإرفاق كل معالج بريد إلكتروني بنوع قائمة خاص.

يوفر Windows SharePoint Services 3.0 معالج بريد إلكتروني مُضمناً لأنواع القوائم الآتية: لوحات المناقشة، وقوائم الإعلام، والتقاويم، ومكتبات المستندات، ومكتبات الصور، ومكتبات النموذج، وسجلات ويب. عند تنشيط إمكانية دعم البريد الإلكتروني لواحدة من هذه الأنواع، يتم استخدام معالجات البريد الإلكتروني التي يوفرها Windows SharePoint Services 3.0 افتراضياً. وتقوم معالجات البريد الإلكتروني بتحليل رسائل البريد الإلكتروني الواردة، وتعيين الحقول للرسائل، وأخيراً أرشفة الرسائل والملحقات في القائمة المرفقة مع عنوان البريد الإلكتروني المرسلة إليه الرسائل، وذلك استناداً إلى إعدادات التكوين.

والحقول الآتية تم تعيينها من رسالة البريد الإلكتروني إلى قائمة: المرسل، وإلى، ونسخة، والعنوان، والنص، والمرفقات.

 ملاحظة   إذا أردت تغيير الطريقة التي تقوم بها معالجات البريد الإلكتروني بتعيين الحقول، يمكنك استخدام معالج بريد إلكتروني مخصص بدلاَ من المعالجات الافتراضية. لعمل ذلك، يجب أن يقوم مطور بكتابة معالج البريد الإلكتروني المخصص، وأن يقوم مدير الخادم بنشره كمعالج أحداث.

عند تمكين إمكانية دعم البريد الإلكتروني وتكوينها لقائمة ما، يمكن لمالك الموقع تحديد عدة خيارات. على سبيل المثال، يمكنك اختيار ما إذا كان سيتم أرشفة رسالة البريد الإلكتروني الرئيسية كملف .eml، أو ما إذا كان سيتم أرشفة الملحقات، أو ما إذا كان سيتم أرشفة دعوات الاجتماع في القائمة التي تقوم بتكوينها. وتتغير الخيارات المتاحة وفقاً لنوع القائمة.

اعتبارات الأمان

عند تكوين إعدادات الأمان للبريد الإلكتروني على قائمة أو مكتبة خاصة، يمكنك تحديد بأن يتم السماح للمستخدمين الذين لهم حق الكتابة إلى قائمة أو أي مستخدم آخر بأرشفة البريد الإلكتروني إلى القائمة. و تسمح أرشفة البريد الإلكتروني من جميع المرسلين للجميع (بما في ذلك المستخدمون غير المصادقين) بالكتابة إلى قائمتك أو مكتبتك. ونظراً لمخاطر الأمان المحتملة، يجب عليك توخي الحذر عند استخدام الخيار.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

نقل بريد إلكتروني من خلال خادم آخر

على الرغم من تكوين عنوان خادم البريد الإلكتروني الوارد في "الإدارة المركزية"، قد يكون مفيداً معرفة ما إذا كان يتم نقل البريد الإلكتروني الوارد خلال خادم بريد إلكتروني آخر أو يتم إرساله مباشرةً إلى خادمك الذي يقوم بتشغيل Windows SharePoint Services 3.0. إذا كنت غير متأكد، الرجاء الاتصال بمسؤول الإدارة المركزية.

والمميزات الأساسية لنقل بريد إلكتروني خلال خادم بريد إلكتروني آخر مثل Microsoft Exchange Server هي:

مصادقة المستخدم    لا يمكن أن تقوم خدمة SMTP بمصادقة المستخدم الذي يرسل بريداً إلكترونياً إلى موقع، في حين أن خادم Exhange يمكنه القيام بذلك. ويمكن أن يقوم مدير الخادم باستخدام "الإدارة المركزية" في تحديد ما إذا كان سيتم قبول البريد الإلكتروني فقط من المستخدمين المصادقين في حالة إرسال البريد الإلكتروني فقط من خلال خادم Exchange.

تصفية الرسائل العشوائية    تقدم خوادم Exchange إمكانية تصفية عشوائية لإزالة أي بريد إلكتروني تجاري غير مرغوب فيه قبل تمريره إلى وجهته، أي في هذه الحالة الخادم الذي يقوم بتشغيل Windows SharePoint Services 3.0 وتوجد تقنية أخرى قد تقلل من العشوائية وهي السماح لأعضاء موقع الفريق فقط بأرشفة البريد الإلكتروني في قوائم أعطيت لهم عليها صلاحيات الكتابة.

الحماية من الفيروس    تقدم خوادم Exchange إمكانية الحماية من الفيروس للبريد الإلكتروني المنقول من خلال خادم Exchange.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

 
 
يطبق على:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0