عند إنشاء أو تحديث مصدر البيانات تحضيراً لمشروع دمج المراسلات أو دمج الكتالوجات، تحتاج إلى تضمين إما أسماء الملفات أو المسارات  (مسار: الطريق الذي يستخدمه نظام التشغيل لتعيين موقع مجلد أو ملف؛ على سبيل المثال، C:\\House finances.doc.) لملفات الصور التي تريد دمجها. وعليك عدم تضمين الصور الفعلية في مصدر البيانات.

ويمكنك دمج صورة واحدة فقط لكل حقل دمج. وإذا أردت دمج عدة صور لكل سجل في مصدر البيانات، فستحتاج إلى إضافة عمود أو حقل بيانات (حقل بيانات: فئة معلومات تطابق عموداً واحداً من المعلومات في مصدر بيانات. يذكر اسم كل حقل بيانات في الصف الأول (صف العنوان) لمصدر البيانات. "الرمز البريدي" و"اسم العائلة" هما مثالان عن أسماء حقول البيانات.) لكل سجل إلى مصدر البيانات وذلك بالنسبة إلى كل صورة من الصور التي تريد استخدامها.

1. افتح ملف مصدر البيانات الذي يحتوي على المعلومات التي تريد تحديثها؛ مثلاً، ورقة عمل Microsoft Excel.
2. أنشئ عموداً أو حقل بيانات جديداً لكل نوع صورة تريد تضمينها.
3. اكتب عنوان عمود فريد أو اسماً فريداً لكل حقل بيانات صورة تنشئه.

   تصبح هذه الأسماء أسماء حقول الدمج (حقل دمج: عنصر نائب لنص أو صور يمكن إدراجها في المنشور الخاص بك. يتم إدراج معلومات من مصدر البيانات (مثل اسم أو عنوان أو صورة) في كل حقل دمج. يمكنك تنسيق حقل الدمج أو نسخه أو نقله أو حذفه.) التي تحددها عند إنشاء دمج المراسلات أو دمج الكتالوجات. وعليك أن تتأكد من أن كل اسم هو اسم فريد بحيث يمكنك تحديد كل صورة يمثلها الحقل.

4. في كل حقل صورة لكل سجل في مصدر البيانات، نفّذ أحد الإجرائين التاليين:
   • إذا كنت تخطط لحفظ ملفات الصور ومصدر البيانات في نفس المجلد، فاكتب اسم الملف للصورة ذات الصلة. مثلاً: firstphoto.jpg.
   • إذا كانت ملفات الصور تقع في مجلد مختلف عن مجلد مصدر البيانات، اكتب مسار الصورة ذات الصلة. مثلاً: C:\Documents and Settings\Username\My Documents\My Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg.
5. عند الانتهاء من إضافة معلومات الصور إلى مصدر البيانات، احفظ ملف مصدر البيانات المحدّث.

إذا أردت دمج الصور بالمنشور، فعليك أن تتأكد من إدراج أي حقل دمج (حقل دمج: عنصر نائب لنص أو صور يمكن إدراجها في المنشور الخاص بك. يتم إدراج معلومات من مصدر البيانات (مثل اسم أو عنوان أو صورة) في كل حقل دمج. يمكنك تنسيق حقل الدمج أو نسخه أو نقله أو حذفه.) يمثّل ملف صور كحقل صورة بالنقر فوق إدراج كصورة عندما تدرج حقل الدمج أولاً. وإذا لم تعيّن حقول الدمج للصور كحقول صور، فسيدمج Microsoft Publisher معلومات ملف الصور من مصدر البيانات كنص عادي.