بإمكانك تغيير المنطقة الزمنية في أي وقت في Microsoft Outlook. يعادل تغيير المنطقة الزمنية في Outlook تغييرها في "لوحة التحكم". ويؤثر ذلك على كافة الأوقات المعروضة في Outlook وكذلك على الأوقات المعروضة في البرامج الأخرى التي تستند إلى Microsoft Windows.
ويمكنك أيضاً إضافة وعرض منطقة زمنية ثانية في Outlook، مما يعتبر مفيداً عند جدولة الاجتماعات أو الاتصالات الجماعية مع أشخاص موجودين في مناطق زمنية أخرى. سيتم تمييز الوقت الحالي في المنطقة الزمنية الأساسية بألوان تدريجية لتسهيل رؤيته عند إضافة منطقة زمنية ثانية.

في حالة وجود منطقتين زمنيتين، تعتبر المنطقة الزمنية لمنظم الاجتماع هي المرجع. فإذا قمت بتنظيم اجتماع وعرضت الوقت متوفر/مشغول (الوقت متوفر/مشغول: يتم الإشارة إلى التسميات المعرفة من قبل المستخدم وحالة الوقت في "التقويم" بواسطة الألوان والنقوش.) للمدعوين من مناطق زمنية أخرى، يتم ضبط وقتهم المشغول بحيث يتم عرضه بشكل صحيح في المنطقة الزمنية الخاصة بك. وتكون المنطقة الزمنية الثانية مرئية فقط عند عرض الأيام.
يتم تخزين وقت البدء ووقت الانتهاء الخاص بعناصر Outlook Calendar حسب التوقيت العالمي (UTC). تم تطوير UTC بحيث يكون الوقت العالمي القياسي. يشبه ذلك جرينتش التوقيت المتوسط (GMT) إلا أنه لا يتأثر بالتوقيت الصيفي (DST) ويحسب بناءاً على 24 ساعة. بداية توقيت UTC منتصف الليل بتوقيت GMT. يتم تحويل التوقيت المحلي المحسوب بناءاً على 24 ساعة إلى UTC عن طريق إضافة ساعات أو طرحها بحسب موقعك بالنظر إلى خط الطول الرئيسي وفروق التوقيت الصيفي.
إذا كنت في منطقة زمنية واحدة وأرسلت طلب اجتماع إلى أحد الحضور في منطقة أخرى، يتم عرض وقت الاجتماع بأوقات محلية أخرى حسب تقويم كل شخص ولكن بنفس وقت UTC.
على سبيل المثال، إذا وقع منظم الاجتماع في منطقة التوقيت الباسيفيكي بالولايات المتحدة وقام بإرسال طلب اجتماع يبدأ في الثانية ظهراً بالتوقيت الباسيفيكي إلى أحد الحضور في منطقة التوقيت الجبلي، سوف يرى هذا الشخص أن وقت بداية الاجتماع في الثالثة بالتوقيت الجبلي. في هاتين الحالتين يتم تخزين الاجتماع على كلا الملقمين على أنه يبدأ في الساعة العاشرة مساءاً بتوقيت UTC.
ملاحظة لا فرق في التعامل مع المواعيد وعناصر الاجتماعات وأحداث اليوم كله بالنسبة للمناطق الزمنية.