إدارة الرسائل باستخدام القواعد

يوضح هذا المقال ما هي القواعد وكيف يمكنك استخدامها لتبقى منظماً ومتابعاً للنشاط الذي يحدث في علبة البريد الخاصة بك.

في هذا المقال


كيف تساعدك القواعد في إدارة الرسائل

القاعدة هي إجراء يقوم Microsoft Outlook باتخاذه بشكل تلقائي على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تطبق الشروط التي قمت بتحديدها في القاعدة. يمكنك اختيار عدة شروط وإجراءات باستخدام "معالج القواعد والتنبيهات". لا يتم تشغيل هذه القاعدة على رسائل تم قراءتها، ولكن فقط على الرسائل غير المقروءة.

تصنف القواعد في فئة واحدة من فئتين عامتين: المؤسسة والإعلام. يحتوي "معالج القواعد والتنبيهات" على قوالب للقواعد الأكثر استخداماً وشيوعاً.

  • الاحتفاظ بالترتيب    تساعدك هذه القواعد على تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مرسل معين، مثل رأفت علام، مع وجود الكلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة للمتابعة عليها، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم مبيعات رأفت.
  • متابعة التحديث    هذه الرسائل هي التي تقوم بإعلامك عندما تقوم بتلقي رسالة معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه لهاتفك المحمول عندما تقوم بتلقي رسالة من عضو من العائلة.
  • البدء من قاعدة فارغة.    هذه هي القواعد التي قمت بإنشائها من البداية

قوالب القاعدة

الشكل 2  يحتوي "معالج القواعد والتنبيهات" على عدة قواعد معرفة مسبقاً، تسمى قوالب.

الاستثناءات

بإمكانك إضافة استثناءات إلى القواعد الخاصة بك عند الضرورة مثل متى يتم وضع علامة على الرسالة لمتابعة إجراء معين أو وضع علامة تشير إلى أنها ذات أهمية عالية. لا يتم تطبيق القاعدة على رسالة إذا تحقق استثناءً واحداً من الاستثناءات التي حددتها.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من قالب

  1. في جزء التنقل (جزء التنقل: عمود يوفر وصولاً إلى المجلدات المستخدمة لتنظيم المعلومات. انقر فوق مجلد لعرض العناصر التي يحتوي عليها. يضم أيضًا أزرار وقسم "مجلدات المفضلة" للتبديل بين البريد والتقويم والمهام وطرق عرض أخرى.)، انقر فوق بريد.
  2. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.
  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد، في القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.
  4. انقر فوق قاعدة جديدة.
  5. ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.
  6. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة ، انقر فوق قيمة مسطرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط قائمة توزيع أو أشخاص، يتم فتح دفتر العناوين.
  7. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تقابلها الرسائل ليتم تطبيق القاعدة.
  8. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
  9. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.
  10. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
  11. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
  12. لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.
    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في مجلد من المجلدات الخاصة بك، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد".
    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
  13. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من البداية

لإنشاء قاعدة عن طريق اختيار الشروط والإجراءات والاستثناءات الخاصة بك، قم بتنفيذ ما يلي:

  1. في جزء التنقل (جزء التنقل: عمود يوفر وصولاً إلى المجلدات المستخدمة لتنظيم المعلومات. انقر فوق مجلد لعرض العناصر التي يحتوي عليها. يضم أيضًا أزرار وقسم "مجلدات المفضلة" للتبديل بين البريد والتقويم والمهام وطرق عرض أخرى.)، انقر فوق بريد.
  2. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.
  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد في القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.
  4. انقر فوق قاعدة جديدة.
  5. ضمن البدء من قاعدة فارغة، حدد إما فحص الرسائل عند وصولها أو تدقيق في الرسائل بعد إرسالها، ثم انقر فوق التالي.
  6. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي يجب أن تقابلها الرسائل لتطبيق القاعدة.
  7. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
  8. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.
  9. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
  10. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
  11. لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.
    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في مجلد من المجلدات الخاصة بك، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد".
    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
  12. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من رسالة

يمكنك إنشاء قاعدة من رسالة بشكل مباشر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد محدد.

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسالة التي تريد أن تستند إليها القاعدة، ثم انقر فوق إنشاء قاعدة من القائمة المختصرة.

في مربع الحوار إنشاء قاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تم بالفعل ملئها بالمعلومات بالفعل من الرسالة المحددة الخاصة بك.

  1. حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى المجلد.
  2. انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد لتخزين الرسائل.
  3. لإضافة المزيد من الشروط، أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع بقية الإرشادات الموجودة في "معالج القواعد والتنبيهات".

تلميح        لتشغيل القواعد فور إنشائها، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد" الموجودة في الصفحة الأخيرة في "معالج القواعد والتنبيهات".

يتم نقل كافة الرسائل الموجودة في علبة البريد الخاصة بك، أو أي مجلد قمت باختياره، وتنطبق عليها الشروط والاستثناءات المقترنة بالقاعدة إلى المجلد المحدد. لاختبار القاعدة الجديدة الخاصة بك، قم بفتح المجلد الجديد الخاص بك. هل تم نقل الرسائل الصحيحة؟

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

تشغيل قاعدة بشكل دوري وليس طوال الوقت

إذا أردت تشغيل قاعدة من بشكل دوري وليس طوال الوقت، نفذ ما يلي:

  1. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.
  2. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، قم بإيقاف تشغيل القاعدة عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة.
  3. انقر فوق تشغيل القواعد الآن.
  4. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد للتشغيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.
  5. حدد المجلد الذي تريد تطبيق القاعدة عليه.
  6. حدد فئة الرسائل التي تريد تطبيق القاعدة عليها.

على سبيل المثال، يمكنك تطبيق القاعدة فقط على الرسائل غير المقروءة في أي مجلد.

  1. انقر فوق التشغيل الآن.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

قواعد تستند إلى الخادم وقواعد البرنامج العميل فقط.

قواعد تستند إلى الخادم    إذا كان لديك حساب Microsoft Exchange، فيمكن للخادم تطبيق القواعد على الرسائل حتى لو لم يكن Outlook قيد التشغيل. تسمى هذه القواعد بالقواعد التي تستند إلى خادم. يجب تعيين القواعد ليتم تطبيقها على الرسائل التي تستلمها في علبة الوارد على الخادم ويجب أن تكون القواعد قابلة للتشغيل لإكمالها على الخادم. فعلى سبيل المثال، لا يمكن تشغيل القاعدة لإكمالها على الخادم إذا كان الإجراء يحدد أنه سيتم طباعة الرسالة. إذا كان لا يمكن تطبيق القاعدة على الخادم، فيمكن تطبيقها عند تشغيل Outlook.

قواعد تستند إلى البرنامج العميل فقط    "العميل" هو برنامج بريد إلكتروني يتم تشغيله على أجهزة الكمبيوتر الفردية. القاعدة التي لا يمكن تطبيقها عن طريق الخادم هي "قاعدة برنامج عميل فقط" وذلك بسبب تشغيلها على أجهزة الكمبيوتر الفردية فقط. إذا كانت قائمة القواعد الخاصة بك تحتوي على قواعد يمكن تشغيلها على الخادم بالإضافة إلى قواعد لا يمكن تشغيلها، يتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم فقط، متبوعةً بقواعد البرنامج العميل فقط.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إيصالات التسليم واستجابات التصويت وإعلامات خارج المكتب

تعامل إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت وإعلامات خارج المكتب معاملة الرسائل. على سبيل المثال: عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع إلى مجلد معين، يتم نقل كافة إيصالات التسليم واستجابات التصويت ورسائل خارج المكتب التي تطابق هذا الشرط.

 ملاحظة   إذا تم نقل استجابة تصويت إلى خارج علبة الوارد فلا يتم تتبع الاستجابة بشكل تلقائي في الرسالة الأصلية.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

تعامل طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات معاملة الرسائل. على سبيل المثال: عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع إلى مجلد معين، فسيتم نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يوافق هذا الشرط. ومع ذلك يجب وضع ما يلي في الاعتبار عند إنشاء القواعد التي تؤثر على أنواع هذه العناصر:

  • ربما لا يعمل عنصر تم نقله إلى مجلد غير مجلدات البريد بالشكل الذي تتوقعه بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى المجلد التقويم، لن يتم إنشاء مجلد جديد.
  • إذا تم نقل استجابة اجتماع أو مهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة عن طريق استخدام قاعدة، لن يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.
  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لن يتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.
  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي قمت بإرسالها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

قوائم توزيع

يختلف سلوك القاعدة الجديدة لقائمة توزيع استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة:

  • نقل الرسائل المرسلة إلى قائمة توزيع إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم نقل الرسائل المرسلة لقائمة التوزيع فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل الموجودة في قائمة التوزيع إلى المجلد المحدد.

 ملاحظة   تعمل هذه القاعدة فقط مع حسابات Exchange.

  • نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم أيضاً نقل الرسائل من أي أفراد يكونون أعضاء في قائمة التوزيع التي قمت بتحديدها إلى المجلد المحدد.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إعادة توجيه الرسائل خارج المنظمة الخاصة بك

إذا كنت تعمل في مؤسسة تستخدم Exchange، فلن يتم بشكل افتراضي إرسال الرسائل التي تقوم بإعادة توجيهها إلى عناوين بريد إلكتروني خارج المؤسسة الخاصة بك تستخدم قاعدة. يساعد هذا الإجراء في منع الكشف عن بيانات الشركة ويتم التحكم بها بواسطة مسؤول Exchange الخاص بك.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

 
 
يطبق على:
Outlook 2007