إدارة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام القواعد

إن القاعدة عبارة عن إجراء يقوم Microsoft Outlook بتنفيذه تلقائياً على الرسائل الواردة أو الصادرة استناداً إلى الشروط التي قمت بتحديدها. يمكنك إنشاء قاعدة من قالب أو رسالة أو باستخدام شروطك الخاصة.

هل تستخدم Outlook Web App بدلاً منه؟ راجع قواعد علبة الوارد لمعرفة كيفية إنشاء القواعد وإدارتها، وهي قواعد تصلح أيضاً للعمل مع برنامج Outlook لسطح المكتب.

في هذا المقال


كيف تساعدك القواعد في إدارة رسائل البريد الإلكتروني

إن القاعدة عبارة عن إجراء يتخذه Microsoft Outlook تلقائياً على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تلبي الشروط التي تحددها في القاعدة. ويمكنك اختيار عدد الشروط والإجراءات باستخدام معالج القواعد.

تندرج القواعد في فئة واحدة من فئتين ــــ المؤسسة والإعلام. لا تعمل القواعد على الرسائل التي تمت قراءتها، بل فقط على الرسائل غير المقروءة.

قوالب قاعدة في معالج القواعد

يتضمن معالج القواعد قوالب للقواعد الأكثر استخداماً، ومنها:

  • اعتماد التنظيم     تساعدك هذه القواعد على تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مرسل معين، مثل "جاكلين حداد" مع وجود الكلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة للمتابعة عليها، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم مبيعات "جاكلين".
  • متابعة التحديث     عندما تتلقى رسالة معينة، ستقوم هذه القواعد بإعلامك بها بطريقة ما. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه إلى هاتفك المحمول عند تلقي رسالة من أحد أفراد العائلة.
  • البدء من قاعدة فارغة     هذه هي القواعد التي قمت بإنشائها من دون مساعدة قالب قاعدة والتي يمكنك تخصيصها بالكامل.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة

يتضمن Outlook قوالب قواعد لوحدات السيناريو الشائعة. استخدم قوالب القواعد هذه أو قم بإنشاء تصميم لقواعد مخصصة.

استخدام قوالب القواعد في Outlook

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.
  3. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، على علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، انقر فوق قاعدة جديدة.
  4. ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.
  5. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط أشخاص أو مجموعة عامة، يتم فتح دفتر العناوين.
  6. انقر فوق التالي.
  7. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.
  8. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي شرط قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  9. انقر فوق التالي.
  10. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند الإيفاء بالشروط المحددة.
  11. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي إجراء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  12. انقر فوق التالي.
  13. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
  14. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي استثناء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  15. انقر فوق التالي.
  16. ضمن الخطوة الأولى: تعيين اسم لهذه القاعدة، أدخل اسماً.
  17. ضمن الخطوة الثانية: إعداد خيارات القاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تريدها.
    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "علبة الوارد".
    • يتم تشغيل القاعدة الجديدة بشكلٍ افتراضي. لإيقاف تشغيل القاعدة، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة.
    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني التي تم إعدادها في Outlook، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
  18. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

تصميم قاعدة مخصصة

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.
  3. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، على علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني، انقر فوق قاعدة جديدة.
  4. ضمن البدء من قاعدة فارغة، انقر فوق فحص الرسائل عند وصولها أو تدقيق في الرسائل بعد إرسالها.
  5. انقر فوق التالي.
  6. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تفي بها الرسائل لتطبيق القاعدة.
  7. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي شرط قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  8. انقر فوق التالي.
  9. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عند الإيفاء بالشروط المحددة.
  10. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي إجراء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  11. انقر فوق التالي.
  12. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
  13. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة لأي استثناء قمت بإضافته، ثم حدد القيمة.
  14. انقر فوق التالي.
  15. ضمن الخطوة الأولى: تعيين اسم لهذه القاعدة، أدخل اسماً.
  16. ضمن الخطوة الثانية: إعداد خيارات القاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تريدها.
    • إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد، فحدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "علبة الوارد".
    • يتم تشغيل القاعدة الجديدة بشكلٍ افتراضي. لإيقاف تشغيل القاعدة، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة.
    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني التي تم إعدادها في Outlook، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
  17. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة استناداً إلى مرسلي رسالة أو مستلميها

يمكن إنشاء قاعدة بسرعة من أي رسالة. وتتمثل ميزة إنشاء قاعدة بهذه الطريقة باقتراح القواعد استناداً إلى مرسل الرسالة أو مستلميها. على سبيل المثال، عند البدء برسالة، تعمل إحدى القواعد المقترحة على نقل الرسائل كافة الخاصة بهذا المرسل إلى مجلد تختاره.

  1. انقر فوق الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها، ثم في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة نقل، انقر فوق قواعد.

تظهر القواعد المقترحة استناداً إلى مرسل الرسالة والمستلمين.

  1. قم بواحد مما يلي:
  • انقر فوق إحدى القواعد المقترحة، ثم انقر فوق المجلد الوجهة، ثم فوق موافق.
  • لمزيد من خيارات القواعد التي تستند إلى المرسل، أو المستلمين، أو موضوع الرسالة، انقر فوق إنشاء قاعدة.

إذا اخترت إنشاء قاعدة في الخطوة 2، يظهر مربع الحوار إنشاء قاعدة. تابع الخطوات التالية.

  1. ضمن عند تلقي بريد إلكتروني بكافة الشروط المحددة، حدد خانات الاختيار للشروط التي تريدها.
  2. ضمن قم بما يلي، حدد خانات الاختيار للإجراء الذي تريد تعيين القاعدة له عند الإيفاء بالشروط المحددة.
  3. حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى المجلد.
  4. انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد لتخزين الرسائل.

لإضافة مزيد من الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع بقية الإرشادات الموجودة في معالج القواعد. هذا هو المعالج عينه الذي يظهر عند النقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات في طريقة العرض Backstage (بواسطة النقر فوق علامة التبويب ملف). راجع تصميم قاعدة مخصصة للحصول على مزيد من المعلومات.

  1. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

استيراد قواعد أو تصديرها

راجع استيراد مجموعة قواعد أو تصديرها لمعرفة كيفية استيراد قواعد أو تصديرها لتمكين الآخرين من استخدامها.

تشغيل القواعد يدوياً

إذا أردت تشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدوياً، فقم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.
  2. انقر فوق إدارة القواعد والتنبيهات.
  3. انقر فوق تشغيل القواعد الآن.
  4. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد للتشغيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.
  5. في المربع تشغيل في المجلد، إذا أردت تحديد مجلد آخر، انقر فوق استعراض، ثم المجلد، فـ موافق.

حدد خانة الاختيار تضمين المجلدات الفرعية ليشمل المجلدات كافة ضمن المجلد المحدد في الخطوة 5.

  1. في القائمة تطبيق القواعد على، يكون الإعداد الافتراضي هو الرسائل كافة. يمكنك تغيير هذا الإعداد إلى الرسائل المقروءة أو غير المقروءة.
  2. انقر فوق التشغيل الآن.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

قواعد تستند إلى الخادم مقابل قواعد العميل فقط

ثمة نوعان من القواعد في Outlook — قواعد تستند إلى الخادم وقواعد البرنامج العميل فقط.

  • قواعد تستند إلى الخادم     إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange Server، ستكون بعض القواعد التي تقوم بإنشائها عبارة عن قواعد تستند إلى الخادم. تعمل هذه القواعد على علبة البريد الخاصة بك في خادم بريد Exchange، حتى في حال لم يكن Outlook قيد التشغيل على الكمبيوتر. يجب تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم على الرسائل بمجرد بدء تسليمها إلى علبة الوارد، ويجب أن تكون القواعد قابلة للتشغيل حتى يتم إكمالها على الخادم. فعلى سبيل المثال، يتعذر تشغيل قاعدة تحدد طباعة رسالة حتى يتم إكمالها على الخادم. إذا تعذّر تطبيق قاعدة على الخادم، سيتم تطبيقها عند بدء تشغيل Outlook وتصبح قاعدة تستند إلى البرنامج العميل فقط.
  • قواعد تستند إلى البرنامج العميل فقط     القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط هي القواعد التي يتم تشغيلها على الكمبيوتر فقط. وهي قواعد يتعذر تشغيلها حتى يتم إكمالها على الخادم، مثل تحديد طباعة رسائل معينة. يمكن تشغيل القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط عندما يكون Outlook قيد التشغيل.

إذا كانت قائمة القواعد لديك تحتوي على نوعي القواعد، فسيتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم أولاً، تليها القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

تطبيق القواعد على عناصر Outlook أخرى

إيصالات التسليم واستجابات التصويت والردود التلقائية

عند تطبيق القواعد، تتم معالجة إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت والردود التلقائية (إعلامات الغياب عن المكتب) تماماً كالرسائل. على سبيل المثال، إنّ قاعدةً تنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع إلى مجلد معين، تقوم بنقل إيصالات التسليم أو استجابات التصويت أو الردود التلقائية التي تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع كافة.

 ملاحظة    يتأثر تعقب التصويت عندما تنقل إحدى القواعد استجابات التصويت من علبة الوارد إلى مجلد آخر. عندما تفتح رسالة مرسلة تحتوي على زر تصويت، لن تتضمن معلومات التعقب سجل الاستجابات الذي نقلته إحدى القواعد. لا يؤثر نقل استجابة أو حذفها يدوياً على التعقب.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

طلبات الاجتماعات وطلبات المهام والمستندات

عند تطبيق القواعد، تُعامل طلبات الاجتماعات وطلبات المهام والمستندات كرسائل. على سبيل المثال، عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع إلى مجلد معين، يتم أيضاً نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يفي بهذا الشرط. مع ذلك، يجب مراعاة القيود التالية عند إنشاء القواعد التي تؤثر على أنواع العناصر هذه:

  • قد لا يعمل العنصر الذي تم نقله إلى مجلد غير مجلد البريد كما هو متوقع بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى المجلد التقويم، لن يتم إنشاء موعد جديد.
  • إذا تم نقل اجتماع أو استجابة لمهمة إلى المجلد "العناصر المحذوفة" باستخدام قاعدة، فلن يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.
  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لا تتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.
  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

مجموعات جهات الاتصال

قد يختلف سلوك القاعدة التي تتضمن مجموعة جهات اتصال استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة.

  • نقل الرسائل المرسلة إلى مجلد "مجموعة جهات اتصال"      لا تتوفر هذه القاعدة إلا إذا كان لديك حساب في Exchange Server. ويتم نقل الرسائل المرسلة إلى مجموعة جهات الاتصال فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل من أشخاص أعضاء في مجموعة جهات الاتصال إلى المجلد المحدد.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إعادة توجيه الرسائل خارج المنظمة الخاصة بك

إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange Server 2010، بشكل افتراضي، فلن تتمكّن من استخدام هذه القواعد لإعادة توجيه الرسائل إلى عناوين بريد إلكتروني خارج المؤسسة. يساعدك هذا الإعداد في منع الكشف عن معلومات المؤسسة السرية والخاصة. ولا يمكن تغيير هذا الإعداد إلا بواسطة مسؤول Exchange.

لمزيد من المعلومات، راجع تحديد إصدار Microsoft Exchange Server الذي يتصل به حسابي.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

 
 
يطبق على:
Outlook 2010