حول إدارة رسائل ذات قواعد

القواعد (القاعدة: إجراء تلقائي أو أكثر يتم اتخاذه بشأن رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الاجتماع التي تستوفي شروطًا معينةً بالإضافة إلى أية استثناءات لهذه الشروط ويشار إلى القواعد بأنها عوامل تصفية أيضًا.) تساعدك على إدارة رسائل البريد الإلكتروني من خلال أداء إجراءات على الرسائل التي تتطابق مع مجموعة محددة من التعليمات. بعد إنشاء قاعدة، يطبق Microsoft Outlook القاعدة عند وصول الرسالة في علبة الوارد أو عند إرسال رسالة. فعلى سبيل المثال، يمكنك بشكل تلقائي أن:

  • تعيد توجيه كافة الرسائل إلى رئيسك في العمل مرسلة باسم حسن فايق عند وصولها إلى علبة الوارد
  • تخصص مبيعات فئة إلى كافة الرسائل التي ترسلها والتي تحتوي على الكلمة "مبيعات" في المربع الموضوع
  • تضع علامة على كل طلب مطابق أو تحديث مطابق تستلمه من رئيسك في العمل.

تنقسم القواعد إلى فئتين عامتين: الإعلام والتنظيم. تنبهك قواعد الإعلام بطريقة ما عند استلامك رسالة معينة. على سبيل المثال، بإمكانك إنشاء قاعدة لإرسال رسالة إلى هاتفك المحمول عند استلام رسالة من أحد أفراد العائلة. تؤدي قواعد التنظيم إجراءًا أو أكثر على رسالة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل رسائل معينة إلى مجلد أو وضع علامة فوقها لمتابعتها في يوم معين.

يمكنك أيضًا تشغيل أحد القواعد أو أكثر يدويًا. يسمح لك تشغيل القواعد يدويًا بتطبيقها بشكل انتقائي على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد أو في مجلد آخر.

بإمكانك إضافة استثناءات إلى القواعد الخاصة بك حسب الظروف الخاصة مثل وضع علامة على الرسالة لمتابعة إجراء معين أو وضع علامة تشير إلى أنها ذات أهمية عالية. لا يتم تطبيق القاعدة على رسالة إذا استوفت الرسالة أحد الاستثناءات التي حددتها.

إظهارقواعد مستندة إلى ملقم وقواعد مستندة إلى عميل فقط.

إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني (حساب البريد الإلكتروني: اسم الملقم واسم المستخدم وكلمة المرور وعنوان البريد الإلكتروني المستخدم بواسطة Outlook للاتصال بخدمة بريد إلكتروني. يمكنك إنشاء حساب بريد إلكتروني باستخدام المعلومات الموفرة من قبل المسؤول لديك أو موفر خدمة إنترنت (ISP).) على Microsoft Exchange Server يمكن للملقم تطبيق القواعد على الرسائل حتى لو لم يكن Outlook قيد التشغيل. تسمى هذه القواعد القواعد المستندة إلى ملقم. يجب تعيين القواعد ليتم تطبيقها على الرسائل التي تستلمها في علبة الوارد على الملقم ويجب أن تكون القواعد قابلة للتشغيل من على الملقم. فعلى سبيل المثال، لا يمكن تطبيق القاعدة على الملقم إذا كان الإجراء يحدد أن الرسالة قابلة للطباعة. إذا كان لا يمكن تطبيق القاعدة على الملقم، فيمكن تطبيقها عند تشغيل Outlook.

تحتوي القاعدة غير القابلة للتطبيق على الملقم الكلمتين "عميل فقط" مضافة إلى نهاية اسم القاعدة. تطبق قواعد عميل فقط بعد كافة القواعد الأخرى. إذا كانت القائمة الخاصة بك تحتوي على قواعد يمكن تشغيلها من على الملقم وأخرى لا يمكن تشغيلها، فيتم تطبيق القواعد التي تستند إلى ملقم أولاً، متبوعةً بقواعد عميل فقط.

إظهارإيصالات التسليم واستجابات التصويت وإعلامات خارج المكتب

تعامل إيصالات التسليم واستجابات التسليم وإعلامات خارج المكتب معاملة الرسائل. على سبيل المثال: عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع يتم نقل كافة إيصالات التسليم واستجابات التصويت ورسائل خارج المكتب التي تطابق هذا الشرط.

ملاحظة  إذا تم نقل استجابة تصويت إلى خارج علبة الوارد فلا يتم تتبع الاستجابة بشكل تلقائي في الرسالة الأصلية.

إظهارطلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

تعامل طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات معاملة الرسائل. على سبيل المثال: عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع فسيتم نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يوافق هذا الشرط. ضع في اعتبارك بعض الاعتبارات عند إنشاء القواعد التي تؤثر على أنواع هذه العناصر:

  • لاحظ أنه قد لا يعمل عنصر قد تم نقله إلى مجلد لا ينتمي إلى مجلدات البريد، كما تتوقع بعد نقله. على سبيل المثال: إذا نقلت رسالة إلى المجلد التقويم فلا يتم إنشاء موعد جديد.
  • إذا تم نقل استجابة اجتماع أو مهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة باستخدام قاعدة فلا يتم تحديث التتبع في العنصر الأصلي.
  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة لا يتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.
  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر على الرسائل التي ترسلها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع
 
 
يطبق على:
Office 2003, Outlook 2003, Outlook