القاعدة هي إجراء يقوم Microsoft Outlook بتنفيذه تلقائياً على الرسائل الواردة أو الصادرة استناداً إلى الشروط التي قمت بتحديدها. يمكنك إنشاء قاعدة من قالب، أو من رسالة، أو باستخدام الشروط الخاصة بك.
في هذا المقال
كيف تساعدك القواعد في إدارة رسائل البريد الإلكتروني
القاعدة هي إجراء يقوم Microsoft Outlook بتنفيذه تلقائياً على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تطابق الشروط التي قمت بتحديدها في القاعدة. يمكنك اختيار عدة شروط وإجراءات باستخدام معالج القواعد. استخدام القواعد يساعدك على أن تكون منظماً ومتابعاً للتحديثات.
تندرج القواعد في فئة واحدة من فئتين ــــ التنظيم والإعلام. لا يتم تشغيل القواعد على الرسائل المقروءة، بل يتم تشغيلها على الرسائل غير المقروءة فقط.
يتضمن معالج القواعد قوالب للقواعد الأكثر استخداماً، منها:
- الاحتفاظ بالترتيب تساعدك هذه القواعد على تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مرسل معين، مثل رأفت علام، مع وجود الكلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة للمتابعة عليها، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم مبيعات رأفت.
- متابعة التحديث هذه الرسائل هي التي تقوم بإعلامك عندما تقوم بتلقي رسالة معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه لهاتفك المحمول عندما تقوم بتلقي رسالة من عضو من العائلة.
- البدء من قاعدة فارغة. هذه هي القواعد التي قمت بإنشائها من البداية
أعلى الصفحة
إنشاء قاعدة
- ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة إجراءات، انقر فوق قواعد، ثم فوق إدارة القواعد والتنبيهات.
- إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني، ففي القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة الوارد التي تريدها، ثم انقر فوق قاعدة جديدة.
إذا كنت تريد إنشاء قاعدة من قالب، فقم بما يلي:
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.
- ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة ، انقر فوق قيمة مسطرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط قائمة توزيع أو أشخاص، يتم فتح دفتر العناوين.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تقابلها الرسائل ليتم تطبيق القاعدة.
- ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.
- ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
- لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.
- إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في مجلد من المجلدات الخاصة بك، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد".
- لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
- انقر فوق إنهاء.
أعلى الصفحة
لإنشاء قاعدة عن طريق تحديد الشروط والإجراءات والاستثناءات الخاصة بك، قم بما يلي:
- ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة إجراءات، انقر فوق قواعد.
- إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد، في القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.
- انقر فوق قاعدة جديدة.
- ضمن البدء من قاعدة فارغة، حدد إما فحص الرسائل عند وصولها أو تدقيق في الرسائل بعد إرسالها، ثم انقر فوق التالي.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي يجب أن تقابلها الرسائل لتطبيق القاعدة.
- ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.
- ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.
- ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.
- لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.
- إذا أردت تشغيل هذه القاعدة على الرسائل التي توجد بالفعل في مجلد من المجلدات الخاصة بك، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد".
- لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.
- انقر فوق إنهاء.
أعلى الصفحة
يمكنك إنشاء قاعدة من رسالة بشكل مباشر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد محدد.
إذا كنت تريد إنشاء قاعدة من رسالة، فقم بما يلي:
- انقر فوق الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها، ثم ضمن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، في المجموعة "إجراءات"، انقر فوق "قواعد"، ثم فوق "إنشاء قاعدة".
- في مربع الحوار إنشاء قاعدة، حدد خانات الاختيار الخاصة بالشروط التي تريدها. يحتوي الكثير من الخيارات بالفعل على معلومات من الرسالة المحددة.
- حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى المجلد.
- انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد لتخزين الرسائل.
- لإضافة مزيد من الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع بقية الإرشادات الموجودة في معالج القواعد.
تلميح لتشغيل القواعد في الحال، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الموجودة في الصفحة الأخيرة من معالج القواعد.
أعلى الصفحة
تشغيل قاعدة يدوياً
إذا أردت تشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدوياً، فقم بما يلي:
- من القائمة إجراءات، انقر فوق قواعد.
- في مربع الحوار إدارة القواعد والتنبيهات، قم بإيقاف تشغيل القاعدة عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة.
- انقر فوق تشغيل القواعد الآن.
- في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد للتشغيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.
- في المربع تشغيل في المجلد، انقر فوق استعراض، ثم حدد المجلد الذي تريد تطبيق القاعدة عليه.
- في مربع قائمة تطبيق القواعد على، حدد فئة الرسائل التي تريد تطبيق القاعدة عليها.
على سبيل المثال، يمكنك تطبيق القاعدة فقط على الرسائل غير المقروءة في أي مجلد.
- انقر فوق التشغيل الآن.
الاستثناءات
بإمكانك إضافة استثناءات إلى القواعد الخاصة بك عند الضرورة مثل متى يتم وضع علامة على الرسالة لمتابعة إجراء معين أو وضع علامة تشير إلى أنها ذات أهمية عالية. لا يتم تطبيق القاعدة على رسالة إذا تحقق استثناءً واحداً من الاستثناءات التي حددتها.
أعلى الصفحة
قواعد تستند إلى الخادم مقابل قواعد البرنامج العميل فقط
قواعد تستند إلى الخادم إذا كنت تستخدم حساب Microsoft Exchange، فيمكنك إنشاء قواعد تستند إلى الخادم. تعمل هذه القواعد في علبة البريد على خادم البريد، حتى إذا لم يكن Outlook قيد التشغيل. يجب تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم على الرسائل بمجرد بدء تسليمها إلى علبة الوارد، ويجب أن تكون القواعد قادرة على التشغيل حتى يتم إكمالها على الخادم. فعلى سبيل المثال، يتعذر تشغيل قاعدة تحدد رسالة يتم طباعتها حتى يتم إكمالها على الخادم. إذا تعذّر تطبيق قاعدة على الخادم، يتم تطبيقها عند بدء تشغيل Outlook، وعندها تصبح القاعدة تستند إلى البرنامج العميل فقط.
قواعد تستند إلى البرنامج العميل فقط القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط هي قواعد تعمل على الكمبيوتر فقط. وهي قواعد يتعذر تشغيلها حتى يتم إكمالها على الخادم، مثل تحديد طباعة رسائل معينة. يمكن أن تعمل القواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط عندما يكون Outlook قيد التشغيل.
إذا كانت قائمة القواعد الخاصة بك تحتوي على كلا أنواع القواعد، يتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم أولاً، متبوعةً بالقواعد التي تستند إلى البرنامج العميل فقط.
أعلى الصفحة
تطبيق القواعد على عناصر Outlook أخرى
إيصالات التسليم واستجابات التصويت والردود التلقائية
عند تطبيق القواعد، تُعامل إيصالات التسليم وإيصالات القراءة واستجابات التصويت والردود التلقائية معاملة الرسائل. على سبيل المثال، إنّ قاعدةً تنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع إلى مجلد معين، تقوم بنقل كافة إيصالات التسليم أو استجابات التصويت أو الردود التلقائية التي تحتوي على الكلمة "اجتماع" في الموضوع.
ملاحظة عندما تقوم قاعدة بنقل استجابات التصويت من علبة الوارد إلى مجلد آخر، يتأثر تعقب التصويت. عند فتح رسالة مرسلة تتضمن زر التصويت، لن تتضمن معلومات التعقب تدويناً للاستجابات التي قامت قاعدة بنقلها. لا يؤثر نقل استجابة أو حذفها يدوياً على التعقب.
أعلى الصفحة
طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات
عند تطبيق القواعد، تُعامل طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات معاملة الرسائل. على سبيل المثال، عند إنشاء قاعدة لنقل عناصر (العنصر: العنصر هو أهم عامل يحتفظ بالمعلومات في Outlook ( مشابه للملف في البرامج الأخرى). تتضمن العناصر رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام وإدخالات دفتر اليومية والملاحظات والعناصر التي تم نشرها والمستندات.) تحتوي على الكلمة "اجتماع" في المربع الموضوع إلى مجلد معين، يتم أيضاً نقل أي طلب مهمة أو طلب اجتماع يفي بهذا الشرط. مع ذلك، انتبه للقيود التالية عند إنشاء القواعد التي تؤثر على أنواع العناصر هذه:
- قد لا يعمل عنصر تم نقله إلى مجلد غير مجلدات البريد بالشكل الذي تتوقعه بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى المجلد التقويم، فلن يتم إنشاء موعد جديد.
- إذا تم نقل استجابة تجميع أو مهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة باستخدام قاعدة، فلا يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.
- إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لن يتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.
- لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي قمت بإرسالها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.
أعلى الصفحة
مجموعات جهات الاتصال
قد يختلف سلوك القاعدة التي تتضمن قائمة توزيع استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة.
- نقل الرسائل المرسلة إلى مجلد مجموعة جهات اتصال تتوفر هذه القاعدة فقط إذا كنت تستخدم حساب Exchange. ويتم نقل الرسائل المرسلة لمجموعة جهات الاتصال فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل من أشخاص أعضاء في مجموعة جهات الاتصال إلى المجلد المحدد.
أعلى الصفحة
إعادة توجيه الرسائل خارج المنظمة الخاصة بك
إذا كنت تستخدم حساب Exchange 2010، فسيتعذر عليك استخدام القواعد لإعادة توجيه الرسائل إلى عناوين بريد إلكتروني خارج مؤسّستك. يساعد هذا الإعداد على منع نشر معلومات الشركة الداخلية. ولا يمكن تغيير هذا الإعداد إلا بواسطة مسؤول Exchange.
أعلى الصفحة
