يقدم Microsoft Office OneNote 2007 كأداة مشاركة ما هو أكثر بكثير من مجرد مشاركة صفحات ثابتة في دفتر ملاحظات عبر البريد الإلكتروني. فوفقاً لفريقك وطبيعة مشاريعك، يمكنك استخدام OneNote لوضع الأفكار معاً في الاجتماعات، أو استخدام صفحات دفتر الملاحظات كلوح أبيض، أو إعداد دفاتر ملاحظات مشتركة حيث يمكن للجميع عرض المعلومات وإضافتها وتحريرها.

---

• إعداد دفتر ملاحظات مشترك

• استضافة "جلسة عمل مشتركة مباشرة" أو المشاركة فيها

---

إعداد دفتر ملاحظات مشترك

يقدم OneNote إمكانية تخزين دفاتر الملاحظات المشتركة والاحتفاظ بها على خادم شبكة أو ملف مشترك، بحيث يمكن لعدة مستخدمين الوصول في آنٍ واحد إلى الملاحظات المشتركة والمساهمة فيها باستمرار. يعتبر تدوين الملاحظات في مجموعات هو عملية تعاونية، ولا تتناسب العديد من التخطيطات الأخرى مع هذه المهمة التي تقوم "بتأمين" الملفات للتحرير بواسطة شخص واحد في كل مرة. يسمح OneNote للجميع بالوصول إلى مجموعة مشتركة من الملاحظات في آنٍ واحد، ويقوم تلقائياً بمزامنة التغييرات التي يقوم بها الجميع على دفتر الملاحظات. وينتج عن ذلك وجود دفتر ملاحظات دائم التحديث يحافظ فعلياً على وجود كل شخص على نفس الصفحة.

يعتبر إعداد دفتر ملاحظات مشترك أمراً سهلاً. حيث يقوم "معالج دفتر الملاحظات الجديد" بإرشادك خلال خطوات إنشاء دفتر الملاحظات المشترك في موقع شبكة يكون لك ولفريقك حق الوصول إليها. أو يمكنك إنشاء دفتر الملاحظات في ملف مشترك موجود على الكمبيوتر.

عندما يقوم عدة مستخدمين بالوصول إلى دفتر ملاحظات مشترك، فإن OneNote يقوم بمزامنة التغييرات التي يتم إجرائها على دفتر الملاحظات بشكلٍ مستمر. كما يحتفظ OneNote أيضاً بنسخة منفصلة من الملاحظات على كافة أجهزة كمبيوتر المستخدمين دون اتصال. وبتلك الطريقة، يتمكن المشاركون من تحرير الملاحظات محليا حتى إذا كانوا غير متصلين بالشبكة. وفي المرة التالية التي يقوموا فيها بالاتصال بدفتر الملاحظات المشترك، يقوم OneNote تلقائياً بإظهار التغييرات التي قاموا بإجرائها إلى جانب تغييرات الآخرين.

إنشاء دفتر ملاحظات مشترك جديد

1. من القائمة ملف , أشر إلى جديدثم انقر فوق دفتر ملاحظات.
2. في "معالج دفتر الملاحظات الجديد"، قم بالتالي:
   • في المربع اسم، أدخل اسماً لدفتر الملاحظات المشترك (على سبيل المثال، "التقارير الأسبوعية لحالة الفريق" أو ملاحظات مجموعة دراسة الفلسفة).
   • يمكنك تحديد لون غلاف دفتر الملاحظات، الذي سيتم عرضه كرمز في شريط التنقل دفاتر الملاحظات.
   • في القائمة من قالب، يمكنك تحديد قالب افتراضي ليتم استخدامه للصفحات في دفتر الملاحظات المشترك.
3. انقر فوق التالي.
4. ضمن من سيقوم باستخدام دفتر الملاحظات هذا؟، انقر فوق سيقوم أكثر من شخص بمشاركة دفتر الملاحظات هذا ، ثم قم بأحد الإجراءين التاليين:
   • انقر فوق على خادم إذا كان لديك ولدى من سيقوم باستخدام دفتر الملاحظات المشترك إذناً بالوصول إلى الملفات وتغييرها على ملف شبكة مشترك أو على خادم.

      ملاحظة   قد تحتاج إلى الاتصال بمسؤول الشبكة للحصول على إذن الوصول إلى مشاركة الملف على الخادم.

   • انقر فوق على مجلد مشترك على هذا الكمبيوتر لإنشاء ملف مشترك على الكمبيوتر الخاص بك الذي يستطيع الآخرون الوصول إليه. تحتاج إلى تسجيل الدخول كمسؤول على الكمبيوتر لإنشاء مجلد مشترك على القرص الثابت.

      ملاحظة   يجب اختيار هذا الخيار فقط إذا كان الكمبيوتر متوفراً على الشبكة معظم الوقت. في حالة كون الكمبيوتر غير متصل غالباً أو إذا كنت تسافر به، فضع في الاعتبار إنشاء دفتر الملاحظات المشترك على ملف شبكة مشترك بدلاً من ذلك.

5. انقر فوق التالي.
6. حدد موقعاً مشتركاً مناسباً لدفتر الملاحظات الجديد. يوصى باستخدام المواقع التالية لتخزين دفاتر ملاحظات OneNote المشتركة:
   • ملف مشترك داخلي أو عام على شبكة كمبيوتر الشركة أو المدرسة
   • مجلد مشترك على كمبيوتر تمتلك أذونات المسؤول الخاصة به
   • مكتبة مستندات على موقع Microsoft Windows SharePoint Services على ويب
   • محرك أقراص USB (الناقل التسلسلي العالمي) ذو سعة تخزين عالية

    تنبيه   ننصح بعدم استخدام دفاتر ملاحظات مشتركة مع أية تقنيات أخرى لمشاركة الملفات والمجلدات أو مزامنتها.

7. في المربع موقع، تحقق من الموقع المقترح لدفتر الملاحظات المشترك.

    ملاحظة   يتم تلقائياً إضافة اسم دفتر الملاحظات الذي قمت بإدخاله في الخطوة 2 إلى مسار الموقع.

8. لإنشاء رسالة بريد إلكتروني بها ارتباط بموقع دفتر الملاحظات المشترك يمكنك إرسالها إلى مستخدمين آخرين، حدد خانة الاختيار إنشاء بريد إلكتروني به ارتباط دفتر الملاحظات الحالي لإرساله إلى الأشخاص الآخرين.

    تلميح   لإرسال ارتباط إلى دفتر الملاحظات المشترك بعد إنشائه، من القائمة مشاركة، انقر فوق إرسال ارتباط دفتر الملاحظات المشترك إلى الآخرين.

9. انقر فوق إنشاء.

    ملاحظة   يقوم OneNote بإنشاء دفتر ملاحظات مشترك في الموقع الذي قمت بتسميته. وطبقاً للخيارات التي قمت بتحديدها في "معالج دفاتر الملاحظات الجديد"، يقوم OneNote بعرض مربع حوار وموضوع "تعليمات" إضافي لإرشادك خلال خطوات تعيين أذونات لمستخدمين آخرين.

مشاركة دفتر ملاحظات موجود

إذا قمت بالفعل بإنشاء دفتر ملاحظات لـ OneNote على الكمبيوتر وتريد إعطاء الآخرين إذن بعرضه وتحريره، فقم بالإجراءات التالية:

1. في OneNote، قم بإغلاق دفتر الملاحظات الذي تريد مشاركته. من شريط التنقل دفاتر الملاحظات، انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان دفتر الملاحظات، ثم انقر فوق إغلاق دفتر الملاحظات الحالي من القائمة المختصرة.
2. من القائمة ملف، انقر فوق إنهاء لإنهاء OneNote.
3. من شريط مهام Windows، انقر فوق ابدأ، وأشر إلى كافة البرامج، وأشر إلى البرامج الملحقة، ثم انقر فوق مستكشف Windows.
4. في المجلد المستندات، انقر نقراً مزدوجاً فوق دفاتر ملاحظات OneNot.

    ملاحظة   إذا قمت بتغيير الموقع الافتراضي لدفاتر الملاحظات أثناء إعداد OneNote، فانتقل إلى المجلد الذي يحتوي على دفاتر ملاحظات OneNote.

5. انقر بزر الماوس الأيمن فوق فوق مجلد دفتر الملاحظات الذي تريد مشاركته، ثم انقر فوق قص من القائمة المختصرة.
6. باستخدام "مستكشف Windows"، انتقل إلى الموقع المشترك حيث يستطيع الآخرون الوصول إلى دفتر الملاحظات من خلاله. من القائمة تحرير في "مستكشف Windows"، انقر فوق لصق.

    ملاحظة   يؤدي قص ولصق مجلد دفتر ملاحظات موجود إلى انتقال المجلد بشكلٍ فعال من القرص الثابت للكمبيوتر إلى الموقع المشترك الذي تحدده. ولا يُنصح بنسخ دفاتر ملاحظات لهذا الغرض.

7. بعد أن يقوم "مستكشف Windows" بنقل مجلد دفتر الملاحظات إلى موقعه الجديد، قم بإغلاق "مستكشف Windows" وأبدأ تشغيل OneNote.
8. ضمن القائمة ملف في OneNote, أشر إلى فتح, ثم انقر فوق دفتر ملاحظات.
9. في مربع الحوار فتح دفتر الملاحظات، استعرض للوصول إلى الموقع المشترك الذي تم نقل دفتر الملاحظات إليه في الخطوات السابقة، وانقر لتحديد مجلد دفتر الملاحظات، ثم انقر فوق فتح.

    تلميح   يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى مستخدمين آخرين ليتعرفوا على المكان الذي يمكنهم من خلاله الوصول إلى دفتر الملاحظات في موقعه المشترك. من القائمة مشاركة في OneNote، انقر فوق إرسال ارتباط دفتر الملاحظات المشترك إلى الآخرين.

إيقاف مشاركة دفتر ملاحظات موجود على الكمبيوتر

1. في OneNote، انتقل إلى صفحة في دفتر ملاحظات مشترك تريد إيقاف مشاركته على الكمبيوتر.
2. من القائمة مشاركة، انقر فوق إيقاف مشاركة دفتر الملاحظات.
3. في مربع حوار التأكيد، انقر فوق نعم لإيقاف مشاركة دفتر الملاحظات المحدد.

    ملاحظة   قد يظل دفتر الملاحظات قابلاً للوصول إليه من قبل أشخاص آخرين إذا قمت بمشاركة هذا المجلد مع عدة أسماء أو إذا كان دفتر الملاحظات مضمناً في مجلد مشترك آخر. في مثل هذه الحالات، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد دفتر الملاحظات المشترك في"مستكشف Windows"، ثم انقر فوق مشاركة وأمان من القائمة المختصرة. من علامة التبويب مشاركة الخاصة بمجلد مربع الحوارخصائص، انقر فوق عدم مشاركة هذا المجلد، ثم انقر فوق موافق.

 أعلى الصفحة

استضافة "جلسة عمل مشتركة مباشرة" أو المشاركة فيها

عندما يكون الكمبيوتر متصلاً بإنترنت أو بشبكة، يمكنك المشاركة في جلسات عمل مشتركة لتدوين الملاحظات مع مستخدمين آخرين لـ OneNote، مثل زملاء العمل أو رفقاء الصف أو الأصدقاء. تُمكن جلسات العمل المشتركة لتدوين الملاحظات كافة المشاركين من عرض ملاحظات كلاً منهم وتحريرها في التوقيت الحقيقي.

أثناء جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، يمكنك المشاركة بمقطع محدد أو أكثر في دفتر الملاحظات. يتم إرسال النص المكتوب والحبر الرقمي المكتوب يدوياً في التوقيت الحقيقي، كما لو أنك تشاهد الشخص المشارك وهو يعمل على الكمبيوتر الخاص به. يفضل استخدام أسلوب إضافي للاتصال أثناء جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، مثل محادثة هاتفية أو مراسلة فورية. وهذا يساعد على نقل معلومات إضافية ويساعد على تحديد أي مشاركين سيقوموا بإضافة تعليقات أو تحرير ملاحظات.

باعتبارك مستخدم لـ OneNote، يمكنك إما أن تبدأ جلسة عمل مشتركة جديدة لتدوين الملاحظات أو الانضمام إلى جلسة عمل موجودة كمشارك. عند مشاركتك في جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، سيتم سرد كافة أسماء المشاركين في جزء المهام جلسة مباشرة. أما إذا قمت ببدء جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، فيمكنك تعيين كلمة مرور لجلسة العمل، حيث يتمكن فقط المشارك الذي يقوم بإدخال كلمة المرور من الانضمام.

إذا قمت ببدء جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، فيمكنك تحديد المقطع الذي تريد مشاركته ثم دعوة المشاركين الذين تريد التعاون معهم. إذا تم تثبيت OneNote على الكمبيوتر، عند دعوة آخرين إلى جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، يتم إنشاء رسالة بريد إلكتروني تحتوي على دعوة إلى جلسة العمل، وعنوان IP لكمبيوتر مضيف جلسة العمل، وكلمة المرور لجلسة العمل إذا كانت هناك حاجة لها بشكلٍ تلقائي. بعد مراجعة الرسالة، يمكنك إرسالها إلى المشاركين.

يمكن للمشاركين مغادرة جلسة العمل المشتركة لتدوين الملاحظات في أي وقت.

 ملاحظات 

• استخدم كلمة مرور منيعة تجمع بين أحرف كبيرة وصغيرة وأرقام ورموز. فكلمات المرور الضعيفة يعود ضعفها إلى أنها لا تجمع بين هذه العناصر. فمثلا كلمة المرور Y6dh!et5 تعد كلمة مرور قوية. بينما كلمة المرور House27 كلمة مرور ضعيفة. ويجب ألا يقل طول كلمة المرور عن 8 أحرف. ويستحسن أن تكون جملة تتكون من 14 حرفا فأكثر. لمزيد من المعلومات، انظر زيادة حماية المعلومات الشخصية بكلمات مرور قوية.

  من المهم جدًا أن تتذكر كلمة المرور. لأنك إذا نسيتها، فلن تتمكن Microsoft من استردادها. قم بتخزين كلمات المرور التي تدونها في مكان آمن بمعزل عن المعلومات التي تحميها كلمات المرور هذه.

• إذا كنت تريد إرسال كلمة مرور أو عنوان IP لجلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، فيُنصح باستخدام برنامج بريد إلكتروني يعتمد "إدارة حقوق البيانات"، مثل Microsoft Office Outlook 2007. يمكنك عن طريق إنشاء رسالة بريد إلكتروني بإذن مقيد المساعدة على تأمين كلمة المرور أو عنوان لجلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات. إذا لم يكن المستلمون قد قاموا بتثبيت Microsoft Office Outlook 2007 على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، فيمكنهم تنزيل "الوظيفة الإضافية لإدارة حقوق Windows لـ Internet Explorer أو برنامج آخر يعتمد المحتويات التي بإذن مقيد.

استضافة جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات

إذا كنت تقوم باستضافة جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، فيمكنك القيام بالتالي:

بدء جلسة عمل مشاركة مباشرة

1. افتح دفتر الملاحظات والمقطع اللذين تريد مشاركتهما مع آخرين.
2. من القائمة مشاركة، أشر إلى جلسة مشاركة مباشرة، ثم انقر فوق بدء مشاركة الجلسة الحالية.

   يتم فتح جزء المهام بدء جلسة عمل مباشرة.

3. لتعيين كلمة مرور يجب على المستخدمين توفيرها للانضمام إلى جلسة عمل مشاركة مباشرة، اكتب كلمة مرور في المربع كلمة مرور جلسة العمل في جزء المهام بدء جلسة عمل مباشرة.

    ملاحظة   

   استخدم كلمة مرور منيعة تجمع بين أحرف كبيرة وصغيرة وأرقام ورموز. فكلمات المرور الضعيفة يعود ضعفها إلى أنها لا تجمع بين هذه العناصر. فمثلا كلمة المرور Y6dh!et5 تعد كلمة مرور قوية. بينما كلمة المرور House27 كلمة مرور ضعيفة. ويجب ألا يقل طول كلمة المرور عن 8 أحرف. ويستحسن أن تكون جملة تتكون من 14 حرفا فأكثر. لمزيد من المعلومات، انظر زيادة حماية المعلومات الشخصية بكلمات مرور قوية.

   من المهم جدًا أن تتذكر كلمة المرور. لأنك إذا نسيتها، فلن تتمكن Microsoft من استردادها. قم بتخزين كلمات المرور التي تدونها في مكان آمن بمعزل عن المعلومات التي تحميها كلمات المرور هذه.

4. انقر فوق بدء جلسة عمل مشاركة مباشرة.
5. في جزء المهام جلسة العمل المباشرة الحالية، قم بتعيين الخيارات التي تريدها.

دعوة مشاركين إلى جلسة عمل مشاركة مباشرة

1. في جزء المهام جلسة العمل المباشرة الحالية، قم بأحد الإجراءين التاليين:
   • للسماح للمشاركين في جلسة عمل المشاركة المباشرة بتحرير الصفحات التي تقوم بمشاركتها، حدد خانة الاختيار السماح للمشاركين بالتحرير.
   • للسماح للمشاركين في جلسة عمل المشاركة المباشرة بعرض الصفحات التي تقوم بمشاركتها دون تغييرها، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار السماح للمشاركين بالتحرير.
2. انقر فوق دعوة المشاركين.
3. في المربع إلى في رسالة البريد الإلكتروني التي يتم فتحها، اكتب عناوين البريد الإلكتروني للمشاركين الذين تريد دعوتهم، ثم انقر فوق إرسال.

 ملاحظات 

• يمكنك إنشاء رسائل بريد إلكتروني بإذن مقيد باستخدام برنامج للبريد إلكتروني يعتمد "إدارة حقوق المعلومات"، مثل Office Outlook 2007. يمكنك عن طريق إنشاء رسالة بريد إلكتروني بإذن مقيد، تأمين كلمة المرور أو عنوان > لجلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات. إذا لم يكن المستلمون قد قاموا بتثبيت Outlook على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، يمكنهم تنزيل "الوظيفة الإضافية لإدارة حقوق" Windows لـ Internet Explorer أو لأي برنامج آخر يعتمد المحتوى الذي له إذن مقيد.
• إذا لم تكن قد قمت بتثبيت Outlook على الكمبيوتر، يظهر مربع حوار عند النقر فوق دعوة المشاركين يحتوي على معلومات حول جلسة العمل المشتركة لتدوين الملاحظات. يجب إرسال المعلومات ذات الصلة للمشاركين — مثل كلمة المرور أو عنوان IP — باستخدام أسلوب اتصال آمن.

• استخدم كلمة مرور منيعة تجمع بين أحرف كبيرة وصغيرة وأرقام ورموز. فكلمات المرور الضعيفة يعود ضعفها إلى أنها لا تجمع بين هذه العناصر. فمثلا كلمة المرور Y6dh!et5 تعد كلمة مرور قوية. بينما كلمة المرور House27 كلمة مرور ضعيفة. ويجب ألا يقل طول كلمة المرور عن 8 أحرف. ويستحسن أن تكون جملة تتكون من 14 حرفا فأكثر. لمزيد من المعلومات، انظر زيادة حماية المعلومات الشخصية بكلمات مرور قوية.

  من المهم جدًا أن تتذكر كلمة المرور. لأنك إذا نسيتها، فلن تتمكن Microsoft من استردادها. قم بتخزين كلمات المرور التي تدونها في مكان آمن بمعزل عن المعلومات التي تحميها كلمات المرور هذه.

مغادرة جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات

• في جزء المهام الجلسة المباشرة الحالية ، انقر فوق Leave Shared Session.

   ملاحظة   لا ينهي إغلاق جزء المهام جلسة المباشرة الحالية جلسة العمل.

المشاركة في جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات

إذا لم تكن مضيف جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات، فيمكنك القيام بالتالي:

الانضمام إلى جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات

1. من القائمة مشاركة، أشر إلى جلسة عمل مشتركة، ثم انقر فوق الانضمام إلى جلسة العمل.
2. في المربع عنوان جلسة عمل مشاركة مباشرة: في جزء المهام انضمام إلى الجلسة المباشرة ، اكتب عنوان IP الخاص بكمبيوتر مضيف جلسة العمل.
3. إذا كانت كلمة المرور مطلوبة للانضمام إلى جلسة العمل، اكتب كلمة المرور في المربع كلمة مرور جلسة العمل.
4. انقر فوق الانضمام إلى جلسة العمل.

    ملاحظة   إذا كنت لا تعرف كلمة المرور، فاتصل بمضيف جلسة العمل.

مغادرة جلسة عمل مشتركة لتدوين الملاحظات

• في جزء المهام الجلسة المباشرة الحالية ، انقر فوق مغادرة جلسة عمل المشاركة المباشرة .

   ملاحظة   لا يؤدي إغلاق جزء المهام الجلسة المباشرة الحالية إلى إنهاء جلسة العمل.

 أعلى الصفحة