إضافة البيانات وتحريرها وحذفها

عند الرغبة في إضافة بيانات أو تغييرها في قاعدة بيانات Microsoft Office Access 2003 ، يمكن أداء كثير من العمل في النماذج (نموذج: كائن في قاعدة بيانات Access الذي توضع عليه عناصر تحكم لتنفيذ إجراءات إدخال البيانات في الحقول وعرضها وتحريرها.) وأوراق البيانات (ورقة البيانات: بيانات من جدول أو نموذج أو استعلام أو طريقة عرض أو إجراء مخزن معروضة بالتنسيق صف-و-عمود .). بعد أن تفرغ من تصميم الجداول والاستعلامات (استعلام: سؤال حول البيانات المختزنة في الجداول أو طلب تنفيذ إجراء على البيانات. يمكن للاستعلام تجميع البيانات من جداول متعددة في الملقم كمصدر بيانات لنموذج أو تقرير أو صفحة وصول إلى البيانات.) الخاصة بك، يمكن استخدام نموذج أو ورقة بيانات كإطار تنفذ الإجراءات من خلاله إلى البيانات. كما يمكن أيضًا استخدام صفحة وصول إلى البيانات (صفحة الوصول للبيانات: هي صفحة ويب مصممة لعرض البيانات والتعامل معها من الإنترنت أو الإنترانت. ويتم تخزين بياناتها بصورة نمطية في قاعدة بيانات Access)‏ لإضافة بيانات أو تحريرها في قاعدة بيانات موجودة على إنترانت (إنترانت: شبكة اتصال ضمن مؤسسة تستخدم تقنيات إنترنت (مثل بروتوكول HTTP أو FTP). وباستخدام الارتباطات التشعبية، يمكنك استكشاف الكائنات، والمستندات، والصفحات، ووجهات أخرى على إنترانت.) أو على الإنترنت (إنترنت: شبكة اتصال عالمية مؤلفة من آلاف شبكات الاتصال الأصغر وملايين من أجهزة الكمبيوتر التجارية، والتعليمية، والحكومية، والشخصية. تشبه إنترنت مدينة إلكترونية فيها مكتبات ظاهرية، ومحلات تجارية، ومعارض فنية، وغير ذلك.).

يشرح هذا الموضوع كيفية استخدام النماذج وأوراق البيانات وصفحات الوصول إلى البيانات لإضافة بيانات جديدة إلى بياناتك الحالية وتعديلها. كما يضرب الأمثلة لكل أسلوب، وذلك من خلال العمل مع قاعدة بيانات Northwind Traders النموذجية.

إظهارلا أستطيع العثور على قاعدة بيانات Northwind Traders

إن المجلد الافتراضي لقاعدة بيانات Northwind Traders النموذجية موجود في برنامج Access حسب كل إصدار كما يلي:

  • Access 2003    \Program Files\Microsoft Office\Office11\Samples
  • Access 2002    \Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples
  • Access 97 و2000    \Program Files\Microsoft Office\Office\Samples

فتح جدول أو استعلام في طريقة عرض "ورقة البيانات"

يوفر برنامج Access طريقة عرض "ورقة البيانات" (طريقة العرض ورقة البيانات: إطار يعرض البيانات من جدول أو نموذج أو استعلام أو طريقة عرض أو إجراء مخزن بالتنسيق صف- و-عمود. يمكنك، في طريقة العرض ورقة البيانات إضافة البيانات حذفها والبحث عنها.) لكل جدول واستعلام. حيث يمكن استخدام طريقة العرض هذه في إضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها. عندما تفتح جدولاً في طريقة العرض "ورقة البيانات"، يقوم برنامج Access بحفظ تغييراتك مباشرة في الجدول. وعندما تفتح استعلامًا في طريقة عرض "ورقة البيانات"، يتم حفظ تغييراتك في جداول الاستعلام الأساسية.

جدول الفئات Categories في طريقة العرض ورقة البيانات

فتح نموذج في طريقة العرض "النموذج"

يمكن إنشاء نموذج يستند إلى جدول واستعلام أو جداول واستعلامات، ثم استخدام هذا النموذج في إضافة البيانات أو تحريرها في الجداول الأساسية. حيث تتيح النماذج تخصيص واجهة المستخدم لإدخال البيانات، وكثيرًا ما يُنظر إلى استخدام النماذج كأفضل طريقة للعمل مع البيانات.

نموذج الفئات Categories في طريقة العرض النموذج

إذا كان النموذج يحتوي على نموذج فرعي (نموذج فرعي: نموذج داخل نموذج أو تقرير آخر.)، فيمكن إضافة بياناته أو تحريرها أو حذفها إذا كانت خصائص النموذج الفرعي تدعم هذه العمليات.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء النماذج والنماذج الفرعية والعمل معهما، انظر الموضوعات التالية:

حول النماذج

إنشاء نموذج

إنشاء نموذج فرعي

فتح صفحة وصول إلى البيانات في مستعرض ويب في في طريقة عرض "الصفحة"

رغم أنه يتم إنشاء صفحة الوصول إلى البيانات باستخدام برنامج Access، إلا أنه يمكن عرضها في Access أو في مستعرض ويب، مثل Microsoft Internet Explorer. قم بإنشاء صفحة وصول إلى البيانات إذا رغبت في السماح للمستخدمين الذين ليس لديهم برنامج Access مثبتًا على جهازهم بإضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها في قاعدة بيانات Access الموجودة على إنترانت أو على الإنترنت.

صفحة الوصول إلى البيانات الفئات Categories في طريقة عرض الصفحة

يمكن أيضًا فتح صفحة وصول إلى البيانات في طريقة عرض "الصفحة" لإضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها في الجداول الأساسية.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء صفحات الوصول إلى البيانات والعمل معها، انظر هذه الموضوعات:

حول صفحات الوصول إلى البيانات

إنشاء صفحة وصول إلى البيانات

تحديث سجلات متعددة مرة واحدة

يمكن أيضًا تحديث سجلات مجمَّعة أو حذفها في جدول باستخدام الاستعلامات.

لمزيد من المعلومات حول استخدام الاستعلامات لتعديل البيانات، انظر هذه الموضوعات:

إنشاء استعلام تحديث (MDB)

البحث عن سجلات مكررة أو إزالتها أو إخفاؤها في Access

تحديث جدول واحد استنادًا إلى جدول آخر (MDB)

مثال: تغيير عنوان عميل

لنفترض أن عميلاً أعلمك أن عنوانه قد تغير، فتريد تحديث البيانات في قاعدة بيانات Northwind Traders لديك.

  1. افتح نموذج العملاء Customers في قاعدة بيانات Northwind Traders.
  2. انقر فوق التالي حتى ترى سجل هذا العميل.

نموذج العملاء Customers

يشير رمز مؤشر السجل ـ الموجود في الهامش الأيسر من النموذج أو صفحة الوصول إلى البيانات ـ إلى حالة السجل الحالي. إذا لم تر مؤشر السجل، فتأكد من تعيين خاصية محددات السجلات الخاصة بالنموذج على صواب أو تعيين خاصية محدد السجلات الخاصة بمجموعة صفحة على نعم.

وفيما يلي توضيح لرموز مؤشر السجل الثلاثة التي ستراها في أغلب الأحيان.

الرمز  المعنى
رمز السجل الحالي السجل الحالي، لا توجد تغييرات لم يتم حفظها
رمز قلم التحرير السجل الحالي، جارٍ التحرير
رمز السجل المؤمن السجل الحالي، مؤمن بواسطة مستخدم آخر وغير متوفر للتحرير
  1. انقر داخل حقل العنوان Address، واستبدل النص الحالي بالعنوان الجديد.

يتغير رمز مؤشر السجل الحالي إلى رمز مؤشر التحرير لبيان أن السجل به تغييرات لم يتم حفظها.

 ملاحظة   في بيئة متعددة المستخدمين، عندما يتم تأمين سجل بواسطة مستخدم آخر، يتغير مؤشر السجل الحالي إلى رمز مؤشر مؤمن لبيان أن السجل لا يمكن تغييره.

  1. انقر فوق السابق, ثم انقر فوق التالي لإعادة الانتقال إلى السجل المحرر. عندما تترك سجلاً محررًا، فإن برنامج Access يتحقق من صحة محتوياته ويقوم بحفظ السجل. وفي المرة القادمة حين تعرض السجل، سترى التغييرات التي قمت بإجرائها.

فيما يلي بعض الموضوعات التي قد ترغب في قراءتها قبل إضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها. تغطي هذه الموضوعات المهام التي يكثر قيامك بأدائها أثناء إضافة بيانات أو تعديلها.

العثور على السجل المراد

الانتقال بين السجلات أو الحقول

التراجع عن التغييرات

تكرار القيمة من السجل السابق

إدراج قيمة افتراضية في حقل

إضافة قيمة ارتباط تشعبي أو تحريرها

استخدام الصور في نماذج أو تقارير أو عناصر تحكم Access

نسخ البيانات أو نقلها

اختصارات لوحة المفاتيح عند العمل مع البيانات

منع نموذج أو إدخال بيانات أو صفحة إدخال بيانات من عرض سجلات موجودة

تحديد إذا ما كان بإمكان مستخدم إضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها

حساب قيمة باستخدام صيغة

التحقق من صحة إدخال البيانات في الجداول أو تقييدها (MDB)

إضافة سجل

  1. لإضافة سجل، نفذ أحد الإجراءات التالية:
    • إذا كنت تعمل مع نموذج، فافتح النموذج المناظر له في طريقة عرض "النموذج".
    • إذا كنت تعمل مع صفحة وصول إلى البيانات، فافتح الصفحة المناظرة في طريقة عرض "الصفحة". إذا لم يكن Access مثبتًا على الكمبيوتر الخاص بك، فافتح الصفحة في مستعرض ويب لديك.
    • إذا كنت تعمل مع جدول، فافتح الجدول المناظر في طريقة عرض "ورقة البيانات".
  2. في طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر فوق جديد من شريط أدوات التنقل. لإضافة سجل إلى نموذج فرعي، انقر فوق جديد من شريط أدوات التنقل الخاص بالنموذج الفرعي. إذا لم تر شريط أدوات التنقل داخل النموذج الفرعي، أو كان الزر معطلاً، فلن تتمكن من إضافة سجلات إلى النموذج الفرعي. في صفحة الوصول إلى البيانات، انقر فوق جديد من شريط أدوات تنقل السجل.

 ملاحظة   إذا ظهر الزر جديد معطلاً على إحدى الصفحات، فهذا يعني أنه ليس لديك أذونات لإضافة سجلات جديدة. اتصل بمالك قاعدة البيانات. أما إذا لم تر الزر جديد على صفحة الوصول إلى البيانات، فهذا يعني إما أن الصفحة للقراءة فقط وإما أن مصمم الصفحة قام بتخصيص مظهر الزر على مظهر خاص. ابحث عن الإرشادات المخصصة حول استخدام الصفحة، أو اتصل بمصمم الصفحة نفسه.

  1. أدخل البيانات، ثم اضغط على المفتاح TAB للانتقال إلى الحقل التالي.

تلميحات    

  • لبدء سطر جديد في حقل يدعم تعدد الأسطر النصية، اضغط على المفتاحين CTRL+ENTER.
  • لمنع Access من إكمال القيمة تلقائيًا أثناء الكتابة في مربع تحرير وسرد، قم بتعيين خاصية توسيع تلقائي على لا.

عندما تحاول الانتقال خارج حقل بعد إدخال البيانات، يتحقق Access من صحة البيانات؛ كي يتأكد من أن القيمة المدخلة مسموح بها في هذا الحقل. إذا لم تكن القيمة مسموحًا بها، ينبهك Access برسالة تحقق من الصحة.

لمزيد من المعلومات، انظر استكشاف مشكلة تحرير بيانات في حقل وإصلاحها.

للانتقال خارج الحقل بعد أن ترى رسالة التحقق من الصحة، يجب عليك إما تغيير البيانات إلى قيمة مقبولة وإما التراجع عن تغييراتك بالضغط على مفتاح الخروج. وهذا ما يُعرف بالتحقق من الصحة على مستوى الحقل.

  1. عندما تنتهي من إدخال البيانات في كل الحقول في السجل، انقر فوق جديد لإضافة سجل آخر، أو للانتقال إلى سجل مختلف.

 ملاحظة   لا يمكنك إدراج سجل جديد بين سجلين موجودين. لكن يمكنك إعادة ترتيب السجلات بفرزها.

عندما تنتقل إلى سجل مختلف، يقوم برنامج Access باختبار إذا ما كان يمكن حفظ السجل بكامله (التحقق من الصحة على مستوى السجل) أم لا، ثم يقوم بحفظ تغييراتك. إذا تعذر حفظ السجل، فيجب عليك إجراء أي تغييرات ضرورية أو التراجع عن تغييراتك.

تحرير سجل

يمكن تغيير البيانات في سجل في حقل واحد أو أكثر. على سبيل المثال، إذا أردت تصحيح خطأ إملائي في اسم عميل، يمكنك فتح نموذج العملاء Customers في طريقة العرض "النموذج"، والانتقال إلى السجل المطابق لهذا العميل، وتحرير حقل الاسم Name في النموذج. عندما تنتقل إلى سجل مختلف، سيقوم Access تلقائيًا بتحديث الحقل في الجدول الأساسي.

  1. افتح النموذج (في طريقة عرض "النموذج") أو الصفحة (في مستعرض ويب الخاص بك في طريقة عرض "الصفحة") أو الجدول (في طريقة عرض "ورقة البيانات") التي بها السجل المراد تحريره.
  2. انتقل إلى السجل باستخدام الأزرار الموجودة على شريط أدوات التنقل.
  3. استخدام الماوس أو مفتاح TAB أو مفاتيح الأسهم للانتقال إلى الحقل المراد تحريره.

لاستبدال كامل محتويات حقل في ورقة بيانات، انقر قريبًا من الحافة اليسرى للحقل عندما يتحول المؤشر إلى العلامة (+)، كما هو موضح في المثال التالي. في نموذج، انقر فوق تسمية الحقل.

تحديد حقل في طريقة عرض ورقة البيانات

لإضافة المحتويات الموجودة إلى حقل، ضع نقطة الإدراج حيث تريد إدخال الأحرف الجديدة. يمكن نقل نقطة الإدراج باستخدام مفاتيح الأسهم. في المثال التالي، تقع نقطة الإدراج عند نهاية محتويات الحقل الحالية، ولذا فأي شيء تقوم بكتابته سيتم إلحاقه بسلسلة "Alfreds FutterKiste".

نقطة الإدراج في نموذج العملاء Customers

  1. أدخل النص الخاص بك في الحقل. إذا تم تحديد النص الذي في الحقل قبل قيامك ببدء الكتابة، فإن الأحرف التي تقوم بكتابتها ستحل محل هذا النص.

 ملاحظة   إذا وقعت في خطأ إملائي، فاضغط على مفتاح مسافة للخلف. وإذا أردت إلغاء كافة التغييرات التحريرية في الحقل، فاضغط على مفتاح الخروج.

عندما تحاول الانتقال خارج حقل بعد إدخال البيانات، سيقوم Access بالتأكد من أن القيمة المدخلة مسموح بها في هذا الحقل. إذا لم تكن القيمة مسموحًا بها، سينبهك Access برسالة تحقق من الصحة. لمزيد من المعلومات، انظر استكشاف مشكلة تحرير بيانات في حقل وإصلاحها.

للانتقال خارج الحقل، يجب عليك تغيير البيانات إلى قيمة مقبولة أو التراجع عن التغييرات بالضغط على مفتاح الخروج.

عندما تنتقل إلى سجل آخر، يؤدي Access عملية التحقق من الصحة على مستوى السجل، ثم يقوم بحفظ تغييراتك. إذا تعذر حفظ السجل، فيجب عليك إجراء أي تصحيحات ضرورية أو التراجع عن تغييراتك.

حذف محتويات حقل أو سجل كامل

يمكن حذف النص في حقل لترك الحقل فارغًا (إذا كان الحقل يدعم القيم الخالية) أو لاستبدال النص بقيمة أخرى. يمكن أيضًا حذف سجل أو أكثر بصفة دائمة من جدول:

  • لحذف النص في حقل، حدد النص ثم اضغط المفتاح DEL.

للحصول على معلومات حول كيفية تحديد حقل، انظر تحديد الحقول والسجلات.

  • لحذف سجل واحد أو أكثر في ورقة بيانات أو في نموذج، حدد السجلات ثم اضغط على مفتاح DEL.
  • لحذف سجل من صفحة وصول إلى البيانات، انقر فوق الزر حذف من شريط أدوات تنقل السجل.

 ملاحظة   لإخفاء سجل واحد أو أكثر بصفة مؤقتة في طريقة عرض ما، قم بتطبيق عامل تصفية واحد أو أكثر.

لمزيد من المعلومات حول تصفية البيانات، انظر إنشاء عامل تصفية (MDB).

 
 
يطبق على:
Access 2003