استخدام برنامج Access أو Excel لإدارة البيانات

يوفر استخدام برامج جداول البيانات التلقائية، مثل Microsoft Office Excel 2007، إمكانيات أكبر للحساب والتخطيط وذلك لوضع تصور للبيانات الجدولية ومعالجتها. كما يمكن الاستفادة منها أيضًا في تخزين قوائم المعلومات، مثل قوائم المراسلات أو قوائم الجرد. ولكن مع زيادة تعقد متطلبات القائمة، قد يصعب الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بك في برنامج جداول بيانات. إن برنامج قاعدة بيانات ارتباطية (قاعدة بيانات ارتباطية: نوع من قواعد البيانات التي تخزّن المعلومات في جداول. وتستخدم قيماً متطابقة من جدولين لربط بيانات من جدول واحد مع بيانات جدول آخر. في قاعدة البيانات الارتباطية، يتم عادةً تخزين نوع معيّن من البيانات مرة واحدة فقط.)، مثل Microsoft Office Access 2007، يتلاءم بشكل أفضل مع إنشاء القوائم المعقدة واستخدامها ويوفر لك أدوات أكثر فعالية لإدخال البيانات وتنظيمها والاحتفاظ بها واستردادها.

يعد الاختيار الصحيح أمرًا شديد الأهمية وذلك إذا أردت الوصول إلى المعلومات الخاصة بك وتحديثها بواسطة أفضل مستويات الأداء والدقة. بعد قراءة هذه المقالة، يجب أن تتمكن من اتخاذ قرار دقيق حول كيفية اختيار أفضل برنامج للعمل مع بياناتك وكيفية حماية تلك البيانات.

ماذا تريد أن تفعل؟


فهم الاختلافات بين برنامجي Access وExcel

توجد الكثير من نقاط التشابه بين Office Access 2007 وOffice Excel 2007 . وباستخدام أي البرنامجين، يمكنك:

  • تشغيل الاستعلامات الفعالة لفرز البيانات وتصفيتها.
  • تشغيل الحسابات المعقدة لاستنتاج المعلومات التي تريدها.
  • استخدام طريقة عرض PivotTable وطريقة عرض PivotChart لاستخدام بياناتك بشكل تفاعلي.
  • إنشاء التقارير استنادًا إلى بياناتك وعرض التقارير بتنسيقات متعددة.
  • استخدام النماذج لإضافة البيانات وتغييرها وحذفها والانتقال إليها بسهولة.
  • إنشاء دمج المراسلات لـ Microsoft Office Word 2007 — على سبيل المثال، لإنشاء عدد ضخم من تسميات العناوين.
  • الاتصال ببيانات خارجية بحيث يمكنك عرض تلك البيانات والاستعلام عنها وتحريرها بدون استيرادها.
  • إنشاء صفحات ويب لعرض البيانات الخاصة بك بتنسيق للقراءة فقط أو للوصول إليها بتنسيق قابل للتحديث.
  • استيراد بيانات من قواعد بيانات خارجية (على سبيل المثال، Access أو Microsoft SQL Server) وأنواع الملفات الأخرى (txt. أو htm.).

يقوم كلا البرنامجين بتنظيم البيانات في أعمدة (تسمى أيضًا حقول (حقل: عنصر من جدول يحتوي على عنصر معيّن من المعلومات، مثل اسم العائلة. وقد يحتوي حقل اللقب على السيد، أو السيدة. وتشير قواعد البيانات مثل Microsoft SQL Server إلى الحقول كأعمدة.)) والتي تقوم بتخزين نوع معين من المعلومات المعروفة أيضًا باسم نوع البيانات (أنواع بيانات الحقول: صفة مميزة للحقل الذي يحدد أي نوع بيانات يمكن تخزينه. على سبيل المثال، يمكن للحقل الذي يعد نوع بياناته نص تخزين بيانات تتضمن أحرف نصية أو رقمية، في حين يتضمن الحقل رقم بيانات رقمية فقط.). في أعلى كل عمود، يتم استخدام الخلية الأولى لتسمية العمود. يتمثل الفرق الوحيد في المصطلحات في أن ما يطلق عليه صف في برنامج Excel يسمى سجل في برنامج Access.

وكمثال على ذلك، يمكنك استخدام Excel لإنشاء قائمة الموظفين. تتكون القائمة الخاصة بك من خمسة أعمدة لتنظيم أرقام معرّف الموظفين والاسم الأول والاسم الأخير وأرقام هاتف العمل وتواريخ التوظيف. ويحتوي صف الخلايا الموجود أعلى كل عمود على نص التسميات لوصف البيانات.

وبالرغم من ذلك، لا يعد برنامج Excel نظام إدارة قاعدة البيانات. بل إنه برنامج جداول بيانات يقوم بتخزين وحدات المعلومات في صفوف وأعمدة من الخلايا التي تسمى أوراق العمل. وبالمقارنة نجد أن Access يقوم بتخزين البيانات في جداول (جدول: كائن قاعدة بيانات الذي تخزن فيه البيانات كسجلات (صفوف) وحقول (أعمدة). وتكون البيانات عادة خاصة بفئة محددة من الأشياء مثل الموظفين أو الطلبيات.) تشبه أوراق العمل إلى حد كبير — ولكنها جداول تم تصميمها للاستعلام المعقد فيما يتعلق بالبيانات المخزّنة في جداول وأماكن أخرى إضافة إلى الحقول الموجودة في جداول أخرى.

ولذا فعلى الرغم من كفاءة البرنامجين في إدارة البيانات، إلا أن لكل منهما مزايا مختلفة — وفقًا لنوع البيانات التي تقوم بإدارتها وما تريد القيام به بواسطة البيانات.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

اختيار برنامج لاستخدامه

لاختيار أفضل برنامج لتخزين البيانات الخاصة بك، اسأل نفسك السؤال التالي: هل البيانات ارتباطية أم لا؟ إذا تمكنت من تخزين البيانات في جدول أو ورقة عمل مفردة، يجب أن تقوم بذلك فقط. البيانات المضمّنة في صفحة أو ورقة مفردة تسمى بيانات مسطحة أو غير ارتباطية. يعد مثال الموظفين المشار إليه أعلاه مثالاً جيدًا. حيث إنك لن تقوم بتخزين الاسم الأخير للموظف في جدول آخر غير الجدول الذي يقوم بتخزين الاسم الأول للموظف. تصف البيانات الموجودة في كل عمود من الجدول نفس الشيء، أي الموظف.

وعلى العكس، إذا احتوى الجدول أو ورقة العمل الخاصة بالموظفين على سلسلة من الأعمدة التي تحمل أسماء متشابهة، مثل كمبيوتر1 وكمبيوتر2 وكمبيوتر3، فهذه إشارة إلى أن البيانات ارتباطية ويجب تخزينها في أكثر من جدول واحد. ولهذا يجب أن يتوفر لك برنامج قاعدة بيانات ارتباطية مثل Access. في قاعدة البيانات الارتباطية، يحتوي كل جدول بشكل أساسي على معلومات حول نوع واحد من البيانات (العاملون أو أجهزة الكمبيوتر أو الأحداث أو المنتجات أو الطلبيات مثلاً). إذا كنت تحتاج إلى قاعدة بيانات ارتباطية، فهذا يعرف بعلاقة رأس بأطراف (علاقة رأس بأطراف: اقتران بين جدولين تتطابق فيهما قيمة المفتاح الأساسي لكل سجل في الجدول الأساسي مع القيمة الموجودة في الحقل أو الحقول المطابقة الخاصة بسجلات عديدة في الجدول المرتبط.) في البيانات الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا استخدمت قاعدة بيانات طلبيات العملاء، فسيحتوي أحد الجداول على أسماء العملاء وسيحتوي الجدول الآخر على طلبيات هؤلاء العملاء. تذكر أن العميل المفرد قد تكون لديه طلبيات كثيرة. إضافة إلى ذلك، قد تريد استخدام جدول آخر لتفاصيل الطلبية لأن كل طلبية قد تحتوي على بنود مستقلة متعددة. يتم تخزين البيانات الارتباطية بشكل أفضل في Access نظرًا لحاجتها إلى جداول متعددة ذات صلة.

لمزيد من المعلومات حول البيانات الارتباطية، انقر فوق الارتباط الموجود في المقطع انظر أيضًا حول أساسيات تصميم قاعدة البيانات.

هناك علاقة متبادلة مباشرة بين حجم البيانات وصعوبة تنظيمها بفعالية. فكلما زاد حجم البيانات التي تحتفظ بها، زادت الاستفادة من تخزينها في جداول متعددة في Access. للمساعدة على إدارة البيانات والحفاظ على دقتها، يوفر لك كل من Access وExcel معرّفات فريدة. في Access، يقوم المفتاح الأساسي (المفتاح الأساسي: حقل أو أكثر (أعمدة) تحدد قيمها بشكل فريد كل سجل في الجدول. لا يسمح المفتاح الأساسي بالقيمة خالية ويجب أن يكون له دوماً فهرس فريد. ُيستخدم المفتاح الأساسي لربط جدول بمفاتيح خارجية في جداول أخرى.) (المشار إليه برمز على شكل مفتاح يمكن رؤيته في طريقة عرض التصميم للجدول الخاص بك) بتعريف كل سجل بشكل فريد. وفي Excel، نجد أن كل صف مرقم وكل عمود مشار إليه بحرف، لذلك يتوفر لكل خلية أو مجموعة خلايا مرجع فريد، مثل B5.

تساعد المعرّفات الفريدة في الحفاظ على تكامل البيانات الخاصة بك وتؤكد على عدم احتواء صفين (أو سجلين) على نفس البيانات بالضبط. كما توفر أيضًا أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث أو الفرز.

متى تستخدم Access

استخدم Access في الحالات التالية:

  • مطلوب قاعدة بيانات ارتباطية (جداول متعددة) لتخزين البيانات الخاصة بك.
  • احتمال إضافة المزيد من الجداول في المستقبل إلى مجموعة بيانات مسطحة أو غير ارتباطية في الأصل.

على سبيل المثال، إذا أردت الاحتفاظ بتعقب معلومات العملاء، مثل الاسم الأول والأخير والعناوين وأرقام الهاتف، ولكن تلك المعلومات قد تزداد لتتضمن إجراءات من قبل العملاء، مثل الطلبيات — فيجب أن تفكر في تخزين البيانات في Access.

  • الاحتفاظ بمقدار ضخم جدًا من البيانات (آلاف الإدخالات).

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في شركة ضخمة ومطلوب منك تخزين معلومات الموظفين، فيجب أن تستخدم Access.

  • الاحتفاظ بالبيانات النصية في أغلبها.
  • الاعتماد على قواعد بيانات خارجية متعددة لاستنتاج وتحليل البيانات التي تحتاجها.

على سبيل المثال، إذا كان يجب استيراد بيانات أو تصديرها بشكل منتظم من قواعد بيانات Access، فمن الأفضل استخدام Access لزيادة التوافق.

  • الاحتفاظ باتصال ثابت بقاعدة بيانات ضخمة خارجية، مثل تلك التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft SQL Server.
  • تشغيل استعلامات معقدة.

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في شركة كبيرة تتلقى طلبيات العملاء، فقد تحتاج إلى البحث عن أسماء العملاء المخزّنة في قاعدة بيانات SQL Server أثناء تلقي طلبيات جديدة من العملاء في Access. يمكنك الاحتفاظ بالاتصال بقاعدة بيانات SQL Server من داخل طريقة العرض بالجدول في Access. عندما تقوم بإضافة اسم عميل أو البحث عنه، فأنت تعمل في مقابل قاعدة بيانات SQL Server، ولكن يتم تخزين تفاصيل الطلبية الجديدة التي قمت بإدخالها منذ قليل محليًا في جداول Access.

  • استخدام الكثير من الأشخاص لقاعدة البيانات والحاجة إلى خيارات فعالة تكشف تلك البيانات للتحديث.

متى تستخدم Excel

استخدم Excel في الحالات التالية:

  • مطلوب طريقة عرض مسطحة أو غير ارتباطية للبيانات الخاصة بك (أي، لست في حاجة إلى قاعدة بيانات ارتباطية ذات جداول متعددة).

ويتضح ذلك بصفة خاصة إذا كانت تلك البيانات رقمية إلى حد كبير — على سبيل المثال، إذا أردت الاحتفاظ بالميزانية المالية لأحد الأعوام.

  • تشغيل الحسابات والمقارنات الإحصائية بشكل أساسي في البيانات الخاصة بك — على سبيل المثال، إذا أردت إظهار تحليل التكلفة/الفائدة في ميزانية الشركة.
  • معرفة أن مجموعة البيانات قابلة للإدارة فيما يتعلق بالحجم (لا يوجد أكثر من 15000 صف).

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

حماية البيانات في برنامجي Access وExcel

أيًا كان البرنامج الذي تختاره، يجب التعرف على كيفية المساعدة على حماية البيانات. وفيما يلي بعض التلميحات:

  • قم بإنشاء نسخة احتياطية من الملف في كل مرة تقوم فيها بتحديث البيانات.
  • تجنب الخلايا الفارغة في الصفوف والأعمدة التي يجب أن تحتوي على بيانات. في Access، يمكنك القيام بذلك باستخدام التحقق من صحة البيانات.
  • استخدم الخيارات إظهار/إخفاء لإزالة البيانات الهامة من العرض بقدر الإمكان.
  • اتخذ الإجراءات للتحكم في وصول المستخدم إلى بياناتك للمساعدة على حمايتها. تتضمن بعض إجراءات الأمان ما يلي:
    • التشفير
    • متطلبات كلمة المرور
    • التواقيع الرقمية
    • امتيازات للقراءة فقط

لمزيد من المعلومات حول حماية البيانات، انظر الارتباطات في المقطع انظر أيضًا.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

 
 
يطبق على:
Access 2007, Excel 2007