فتح ورقة بيانات فارغة

يشرح هذا المقال كيفية فتح ورقة بيانات جديدة فارغة في Microsoft Office Access 2007، كما يشرح كيفية استخدام "التصميم أثناء الاستعراض"، وهي ميزة جديدة تسمح لك بتصميم أجزاء كبيرة من ورقة البيانات بشكل مرئي بدلاً من استخدام مصمم الجداول.

في هذا المقال


حول فتح أوراق البيانات الفارغة

ورقة البيانات هي التمثيل المرئي للبيانات التي يحتويها أحد الجداول أو النتائج التي يرجعها استعلام. تشبه أوراق البيانات أوراق عمل Microsoft Office Excel 2007 ولكن مع اختلاف بعض الوظائف في بعض الحالات. على سبيل المثال, يمكنك غالبًا إضافة سجل واحد فقط لكل حقل في ورقة البيانات, كما يجب غالبًا إدخال نوع بيانات محدد في حقل معين, مثل قيم تاريخ ووقت ونعم/لا. كما يمكن للحقل أيضاً أن يفرض حدوداً على حجم البيانات أو طولها, وهذا ما لا يحدث في Office Excel 2007 بشكل افتراضي. على سبيل المثال يمكنك إدخال 256 حرفاً في بعض حقول النص.

ميزات جديدة في ورقة البيانات

يعمل Office Access 2007 على تبسيط مهمة إنشاء الجدول. فيمكنك الآن فتح ورقة بيانات (جدول) فارغة وتنفيذ أغلب مهام التصميم التي كان يتعذر تنفيذها في السابق إلا باستخدام مصمم الجداول. على سبيل المثال, بعد إنشاء ورقة بيانات جديدة, يمكنك تعيين نوع البيانات لمعظم الحقول في الجدول الجديد عن طريق إدخالها يدوياً أو لصقها في حقل واحد أو أكثر. على سبيل المثال, إذا قمت بإدخال تاريخ في حقل فارغ, يعيّن Access نوع البيانات "تاريخ/وقت" لهذا الحقل. وإذا أدخلت نصاً مثل الاسم، يطبق Access نوع البيانات "نص" على الحقل, وهكذا.

يمكنك أيضاً تعيين أسماء الحقول أو تغييرها بدون حاجة لاستخدام مصمم الجداول, ويمكنك إضافة حقول جديدة بواسطة إدخال نص في العمود الفارغ على الجانب الأيمن أو الأيسر للشبكة استناداً إلى إعدادات اللغة. بالإضافة إلى إمكانية استخدام أوامر عملية التنسيق غامق ومائل لإضافة تنسيقات عرض الحقول, وهي مهمة كان يجب تنفيذها سابقاً في مصمم الجداول.

 ملاحظة   وأخيرًا، على الرغم من أن Access يجعل مهمة إنشاء الجدول أسرع وأسهل، يجب أن تتوافق الجداول مع قواعد تصميم قاعدة البيانات.

لمزيد من المعلومات حول هذه القواعد، راجع المقال أساسيات تصميم قواعد البيانات.

عملية فتح ورقة بيانات فارغة

عند فتح ورقة بيانات فارغة، أضف جدولاً جديداً فارغاً إلى قاعدة البيانات. يتعذر عليك فتح ورقة بيانات فارغة بدون إنشاء جدول جديد. وبمجرد أن يحمّل Access ورقة البيانات الجديدة، اتبع الخطوات التالية:

  • يمكنك إدخال اسم لكل حقل، أو يمكنك قبول الأسماء الافتراضية التي يوفرها Access.
  • يمكنك إدخال البيانات في الحقول يدوياً أو لصقها. لم تعد هناك حاجة لتعيين نوع بيانات لكل حقل, نظرا لأن Access يعين نوع البيانات مستنداً إلى نوع البيانات التي تقوم بإدخالها. على سبيل المثال، إذا أدخلت اسمًا في أول حقل في الجدول الجديد، يعين Access هذا الحقل إلى نوع البيانات "نص". وإذا أدخلت تاريخاً في الحقل التالي يعين Access الحقل إلى نوع البيانات "تاريخ/وقت". لمزيد من المعلومات حول أنواع البيانات التي يعينها Access عند إدخال البيانات, راجع كيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند إدخال المعلومات يدوياً وكيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند لصق المعلومات, لاحقا في هذا المقال.

 ملاحظة   يتعذر تعيين بعض أنواع البيانات لحقل عن طريق لصق البيانات فقط. على سبيل المثال، يتعذر تعيين نوع البيانات "مرفق" أو "كائن OLE" عن طريق لصق ملف إلى حقل فارغ. لمزيد من المعلومات حول استخدام أنواع البيانات هذه, راجع المقطعين تعيين نوع البيانات "مرفق" أو "كائن OLE" وإضافة حقل "بحث" إلى ورقة بيانات، لاحقا في هذا المقال.

  • إذا أردت تغيير نوع البيانات المعينة لأحد الحقول لاحقا يمكنك استخدام الأدوات التي يوفرها Access.

كيفية تأثير قواعد التصميم على أوراق البيانات

عند فتح ورقة بيانات وبدء تعبئتها تذكر أن قواعد البيانات الارتباطية تلتزم بمجموعة من قواعد التصميم, ويجب اتباع قواعد التصميم هذه عند إنشاء أوراق البيانات. تمكّن هذه القواعد قواعد البيانات من اتمام وظائفها بطريقة ملائمة, كما تساعد في ضمان إرجاع البيانات الصحيحة من قاعدة البيانات. لا يتطرق هذا المقال لمناقشة قواعد التصميم.

إذا لم تكن على دراية باستخدام قواعد تصميم قاعدة البيانات، راجع المقال أساسيات تصميم قواعد البيانات.

كيف يضيف Access مفتاحًا أساسيًا إلى أوراق البيانات الجديدة

افتراضيًا، ينشئ Access حقل مفتاح أساسي باسم "المعرّف" لكافة أوراق البيانات الجديدة، ويعيّن نوع البيانات للحقل إلى "ترقيم تلقائي". كما يخفي Access بشكل افتراضي الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات"، ولكن يمكنك عرض حقل "المعرّف" في أي وقت بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس أي عمود، والنقر فوق إظهار الأعمدة، ثم استخدام مربع الحوار إظهار الأعمدة لعرض الحقل المخفي. يعرض الشكل التالي مربع الحوار إظهار الأعمدة لجدول جديد:

مربع الحوار إظهار الأعمدة

يمكنك أيضًا عرض حقل "المعرّف" وأي حقول مخفية أخرى عن طريق فتح الجدول في طريقة عرض "التصميم" — وكذلك عندما تعرض قائمة حقول الجدول في جزء قائمة الحقول. لمزيد من المعلومات حول استخدام جزء المهام، راجع المقطع ربط ورقة بيانات جديدة بباقي قاعدة البيانات، لاحقًا في هذا المقال.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إنشاء ورقة بيانات فارغة في قاعدة بيانات جديدة

عندما تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات بسيطة, مثل قائمة جهات اتصال، فيمكنك إنشاء ورقة بيانات فارغة في قاعدة بيانات جديدة. يجعل Office Access 2007 العملية أسرع وأسهل من الإصدار السابق لعدم الحاجة إلى استخدام طريقة العرض "تصميم" لإنشاء الجدول الجديد. تذكر أنه يمكنك استخدام طريقة عرض "ورقة البيانات" لتنفيذ كافة مهام تصميم الجدول باستثناء إنشاء حقل البحث. لمزيد من المعلومات حول إضافة حقل بحث إلى جدول، راجع المقطع إضافة حقل بحث إلى ورقة البيانات، لاحقًا في هذا المقال.

إنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات جديدة

  1. يبدأ Access، وفي صفحة الشروع في استخدام Microsoft Access, أسفل قاعدة بيانات جديدة فارغة، انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.
  2. أسفل قاعدة بيانات فارغة، وفي المربع اسم الحقل أدخل اسماً لقاعدة البيانات الجديدة. لتغيير موقع قاعدة البيانات الجديدة, انقر فوق رمز المجلد. وعند الانتهاء انقر فوق إنشاء

ينشئ Access قاعدة البيانات الجديدة وفتح جدول يسمى "جدول 1" في طريقة عرض "ورقة البيانات"، كما يلي:

جدول جديد فارغ في قاعدة بيانات جديدة

  1. في ورقة البيانات, انقر نقرا مزدوجاً فوق رأس العمود الأول (الخلية الملونة بعنوان إضافة حقل جديد) وأدخل اسماً للحقل
  2. انقر فوق رأس العمود التالي أو استخدم مفاتيح الأسهم لوضع التركيز على الرأس التالي، ثم أدخل اسماً لهذا الحقل. كرر هذه العملية حتى تنتهي من تسمية حقول الجدول.
  3. في الخلية الفارغة الأولى أدخل البيانات الملائمة.

يستخدم Access البيانات التي تقوم بإدخالها لتعيين نوع بيانات لحقل. على سبيل المثال, إذا قمت بإدخال تاريخ, يعين Access الحقل إلى نوع البيانات تاريخ/وقت

 هام   تذكر أن الحقل يجب أن يحتوي على نوع بيانات واحد فقط. على سبيل المثال، لا يجب أن يحتوي حقل التاريخ على أسماء عملاء، ولا يجب أن يحتوي حقل السعر على أرقام هواتف.

لمزيد من المعلومات حول أنواع البيانات التي يعينها Access عند إدخال البيانات, راجع كيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند إدخال المعلومات يدوياً وكيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند لصق المعلومات، لاحقا في هذا المقال.

  1. انقر فوق حفظ.

اختصار لوحة المفاتيح  اضغط على CTRL+S

يظهر مربع الحوار حفظ باسم.

  1. في الحقل اسم الجدول, أدخل اسماً للجدول الجديد وانقر فوق موافق.

 ملاحظات 

  • عند إنشاء الجدول يضيف Access حقل مفتاح أساسي يسمى المعرّف, ويقوم أيضاً بتعيين نوع البيانات من أجل الحقل "ترقيم تلقائي". يخفي Access الحقل تلقائياً. لمشاهدة الحقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رأس عمود، وانقر فوق إظهار الأعمدة، ثم استخدم مربع الحوار إظهار الأعمدة لعرض العمود.

-أو-

انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للجدول، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إضافة ورقة بيانات فارغة إلى قاعدة بيانات موجودة

عند إضافة ورقة بيانات جديدة (جدول) إلى قاعدة بيانات موجودة, يظل هذا الجدول بمفرده حتى يتم ربطه بالجداول الموجودة. على سبيل المثال, افترض أنك أردت تعقب طلبات تم رفعها بواسطة وكالة حكومية. للقيام بهذا أضف جدولاً يسمى "جهات اتصال حكومية" إلى قاعدة بيانات المبيعات. للحصول على ميزة من الميزات الفعالة التي توفرها قاعدة البيانات الارتباطية  ــــ للبحث عن طلبات تم رفعها بواسطة جهة اتصال معينة مثلاً  ــــ يجب إنشاء علاقة بين الجدول الجديد والجدول (أو الجداول) التي تحتوي على بيانات الطلب

لمزيد من المعلومات حول تصميم قواعد البيانات وعلاقات الجداول، راجع المقالين أساسيات تصميم قواعد البيانات وإنشاء علاقة أو تحريرها أو حذفها.

كذلك، تذكر أنك يجب أن تضيف حقلين "مرفق" أو "كائن OLE" إلى الجدول الجديد يدويًا باستخدام القائمة نوع البيانات (ضمن علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق) أو باستخدام مصمم الجدول. تشرح الخطوات في المقطع تعيين نوع البيانات "مرفق" أو "كائن OLE", لاحقاً في هذا المقال، كيفية إضافة هذين الحقلين.

إضافة ورقة بيانات إلى قاعدة بيانات

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد تغييرها.
  2. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول.

Access شكل شريط

يضيف Access جدولاً جديدًا فارغًا إلى قاعدة البيانات ويفتحه في طريقة عرض "ورقة البيانات".

تم إضافة ورقة بيانات جديدة إلى قاعدة بيانات موجودة

  1. في ورقة البيانات, انقر نقرا مزدوجاً فوق رأس العمود الأول (الخلية الملونة التي باسم إضافة حقل جديد) وأدخل اسماً للحقل.
  2. انقر فوق الحقل التالي أو استخدم مفاتيح الأسهم للتركيز على الحقل التالي وأدخل اسماً لهذا الحقل. كرر هذه العملية حتى تنتهي من تسمية حقول الجدول
  3. في الخلية الفارغة الأولى أدخل البيانات الملائمة.

يستخدم Access البيانات التي تدخلها لتعيين نوع بيانات من أجل الحقل. على سبيل المثال, إذا قمت بإدخال تاريخ, يعين Access الحقل إلى نوع البيانات تاريخ/وقت

لمزيد من المعلومات حول أنواع البيانات التي يعينها Access عند إدخال البيانات, راجع كيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند إدخال المعلومات يدوياً , لاحقا في هذا المقال.

  1. >انقر فوق حفظ.

اختصار لوحة المفاتيح  اضغط على CTRL+S

فيظهر مربع الحوار حفظ باسم

  1. في الحقل اسم الجدول, أدخل اسماً للجدول الجديد وانقر فوق موافق.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إضافة ورقة بيانات موجودة في قالب إلى قاعدة بيانات موجودة

بالإضافة إلى الجداول الفارغة, يوفر Office Access 2007 أيضاً مجموعة جداول موجودة في قالب. يتطابق كل من هذه الجداول مع قوالب قاعدة البيانات التي يوفرها Office Access 2007. على سبيل المثال, يمكنك إضافة جدول مصمم لقبول بيانات أحد الأصول أو قبول جهة اتصال أو مشكلة. توفر الجداول الموجودة في القالب طريقة لإنشاء قواعد بيانات صغيرة في وقت أقل، لأنك لا تكون في حاجة إلى تسمية الحقول وتعيين أنواع البيانات.

تذكر أثناء المتابعة أنه يمكنك إضافة الجداول التي في قالب إلى قاعدة بيانات موجودة فقط.

إضافة جدول في قالب إلى قاعدة بيانات

  1. افتح قاعدة البيانات التي تريد تغييرها.
  2. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوالب الجدول ثم حدد واحدًا من القوالب المتوفرة من القائمة.

Access شكل شريط

يفتح Access الجدول الجديد في طريقة عرض "ورقة البيانات". يحتوي كل حقل في الجدول الجديد على اسم ونوع بيانات, ويمكنك إضافة البيانات بدون أي شيء إضافي

  1. أدخل البيانات.
  2. انقر فوق حفظ.

اختصار لوحة المفاتيح  اضغط على CTRL+S

فيظهر مربع الحوار حفظ باسم

  1. في الحقل اسم الجدول, أدخل اسماً للجدول الجديد وانقر فوق موافق.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

تعيين نوع البيانات "مرفق" أو "كائن OLE"

عند استخدام طريقة عرض "ورقة البيانات" لإنشاء جدول جديد, يمكنك تعيين معظم أنواع البيانات عن طريق إدخال بعض البيانات في الصف الأول. ولكن لا يمكنك اتباع هذا الأسلوب لتعيين نوعي البيانات "مرفق" و" كائن OLE"؛ فيجب تعيين هذين النوعين يدوياً باستخدام الأمر تعيين نوع البيانات ضمن علامة التبويب ورقة بيانات, أو باستخدام مصمم الجداول. تشرح الخطوات في هذا المقطع كيفية استخدام الأسلوبين لتعيين نوع البيانات.

استخدام القائمة "تعيين نوع البيانات"

  1. في "جزء التنقل"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد تغييره.

يؤدي ذلك إلى فتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات".

  1. حدد جدولاً جديداً.

بشكل افتراضي, تقع الحقول الجديدة إما على الجانب الأيمن أو الأيسر (استناداً إلى إعدادات Windows الإقليمية), وعنوان رأس ورقة البيانات هو إضافة حقل جديد

حقل جديد في ورقة البيانات

 ملاحظة   يجب تحديد حقل جديد. لا يمكنك تغيير نوع بيانات حقل موجود إلى نوع البيانات "مرفق" أو "كائن OLE"

  1. إذا كنت تضيف حقل "كائن OLE"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق صف الرأس وأدخل اسمًا للحقل. وإلا، انتقل إلى الخطوة التالية، لأنك عندما تضيف حقل "مرفق"، يغيّر Access صف الرأس إلى رمز مشبك.
  2. انقر فوق صف البيانات الفارغ الأول أسفل صف الرأس.
  3. ضمن علامة التبويب ورقة البيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، انقر فوق السهم لأسفل بجانب نوع البيانات (القائمة الموجودة أعلى المجموعة)، وحدد كائن OLE أو مرفق.

قائمة أنواع البيانات

إذا حددت نوع البيانات "مرفق"، يعيّن Access صف الرأس لعرض رمز المشبك، كما يلي: حقل جدول جديد معيّن إلى نوع البيانات مرفق

  1. احفظ التغييرات.
  2. لإضافة بيانات إلى الحقل الجديد، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الصف الفارغ الأول واستخدم مربع الحوار مرفقات لتحديد موقع البيانات.

لمزيد من المعلومات حول إرفاق الملفات بقاعدة البيانات، راجع المقال إرفاق الملفات والصور بالسجلات في قاعدة البيانات.

استخدام طريقة عرض "التصميم" للجدول

  1. في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول المراد تغييره ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم من القائمة المختصرة.
  2. في العمود اسم الحقل، حدد صفًا فارغًا وأدخل اسمًا للحقل الجديد.

 ملاحظة   يجب تحديد حقل جديداً. لا يمكنك تغيير نوع بيانات حقل موجود إلى نوع البيانات "مرفق" أو "الكائنOLE"

  1. في العمود نوع البيانات, انقر فوق السهم لأسفل بجانب اسم الحقل الجديد وحدد إما كائن OLE أو مرفق من القائمة
  2. احفظ التغييرات.

لمزيد من المعلومات حول إرفاق ملفات إلى السجلات في ورقة البيانات, راجع المقال إرفاق الملفات والصور بالسجلات في قاعدة البيانات إرفاق ملفات إلى السجلات في قاعدة بيانات

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إضافة حقل "بحث" إلى قاعدة البيانا

حقل البحث هو ميزة جديدة يجب تعيينها يدوياً لورقة بيانات جديدة. ويعرض حقل البحث مجموعة قيم على هيئة قائمة. كقاعدة, عندما تحدد عنصراً من قائمة منسدلة في قاعدة بيانات Access، فهذا يعني أنك تستخدم القائمة "بحث". يمكنك إنشاء نوعين من قوائم "البحث"

  • قوائم مستندة إلى جدول     تستخدم الاستعلامات لإرجاع القيم من جداول أخرى. يوجد الاستعلام في الجدول الأساسي لورقة البيانات الجديدة. ستقوم بإنشاء القوائم المستندة إلى الجداول عند الحاجة إلى استخدام القيم التي توجد في أي مكان في قاعدة بياناتك. على سبيل المثال, افترض أنك تحتفظ بقاعدة بيانات تتعلق بمشكلات الدعم الفني. وتجد معلومات المشكلات في أحد الجداول، بينما توجد قائمة المتعاملين مع هذه المشكلات توجد في جدول آخر والبيانات في الجدول الأخير تتغير بشكل متكرر. عندئذ ينقذك استخدام القائمة المستندة إلى جدول من الحاجة إلى إدخال قائمة طويلة بالأسماء يدويا, كما توفر القائمة أحدث البيانات. يمكنك استخدام البيانات التي في الجدول لتعبئة قائمة مستندة إلى جدول بالبيانات, أو يمكنك استخدام بيانات تم إرجاعها بواسطة استعلام آخر لتعبئتها
  • قوائم مستندة إلى قيم     هي قوائم قصيرة نسبياً للعناصر تتضمن عناصر تستخدم في مكان واحد فقط في قاعدة البيانات. على سبيل المثال, افترض أنك تستخدم Access لتخزين معلومات أصول إحدى الشركات وإدارتها. فيمكنك إنشاء حقل "بحث" يسمى "شرط" (أو ما شابه ذلك) والسماح للمستخدمين باختيار قيمة من القائمة التالية "جيد, متوسط, ضعيف" وهكذا. ويمكنك إنشاء قوائم القيم بواسطة إدخال قائمة من العناصر مباشرة في الجدول الأساسي لورقة البيانات الجديدة

عند إضافة قائمة بحث مستندة إلى جدول إلى ورقة البيانات الجديدة, ينشئ Access علاقة بين الجدول الأساسي لورقة البيانات والجدول الذي يحصل منه حقل "بحث" على البيانات. ويصبح حقل "البحث" الناتج مفتاحاً خارجياً ـــــ أي عمود تتطابق قيمه مع قيم المفتاح الأساسي لجدول آخر. إذا كنت حديث العهد بـ Access وتحتاج لمزيد من المعلومات حول العلاقات, والمفاتيح الأساسية, والمفاتيح الخارجية, راجع المقال أساسيات تصميم قاعدة البيانات

وأخيرًا, يمكنك إضافة قائمة مستندة إلى قيم أو مستندة إلى جدول باستخدام معالج أو عن طريق إنشائها يدويًا في مصمم الجدول. يوفر المعالج الأساليب الأسهل والأسرع لإنشاء حقل بحث, لهذا تشرح خطوات هذا المقطع كيفية استخدام هذه الأساليب.

إضافة حقل بحث في طريقة عرض "ورقة البيانات"

  1. في "جزء التنقل"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد تغييره.

يفتح Access الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات".

  1. ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، في المجموعة حقول وأعمدة، انقر فوق عمود البحث.

يبدأ "معالج البحث".

  1. قم بواحد مما يلي:
    • إنشاء قائمة تستند إلى جدول    
      1. حدد أريد أن يبحث عمود البحث عن القيم الموجودة في جدول أو استعلام ثم انقر فوق التالي.
      2. أسفل عرض, حدد خياراً, وحدد جدولاً أو استعلاماً من القائمة, ثم انقر فوق التالي.

على سبيل المثال, إذا أردت استخدام قيم من جدول موجود في حقل البحث, انقر فوق جداول. وإذا أردت استخدام استعلام، انقر فوق استعلامات. لمشاهدة قائمة بكافة الجداول والاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات، انقر فوق كلاهما.

  1. قم بتحريك الحقول التي تريد ظهورها في القائمة "بحث" من جزء الحقول المتوفرة إلى جزء الحقول المحددة, ثم انقر فوق التالي.
  2. بشكل اختياري, اختر واحداً أو أكثر من خيارات الفرز من أجل الحقول التي قمت بتحديدها في الخطوة السابقة, ثم انقر فوق التالي.
  3. بشكل اختياري, قم بضبط عرض كل عمود في قائمة البحث, وانقر فوق التالي.
  4. بشكل اختياري, أسفل ما التسمية التي تفضلها لعمود البحث, أدخل اسماً في مربع النص.
  5. بشكل اختياري, حدد خانة الاختيار السماح بقيم متعددة.

يسمح لك تحديد هذا الخيار بتحديد أكثر من عنصر واحد من القائمة وتخزينه.

  1. انقر فوق إنهاء. إذا طالبك Access بحفظ الجدول، انقر فوق نعم.

يضيف Access استعلام البحث إلى الجدول الجديد. بشكل افتراضي, يقوم الاستعلام باسترداد الحقول التي قمت بتحديدها مضافاً إليها قيم المفتاح الأساسي لجدول المصدر. يقوم Access بعد هذا بتعيين نوع بيانات حقل البحث لتتطابق مع نوع البيانات المعينة لحقل المفتاح الأساسي في جدول المصدر. على سبيل المثال, إذا كان حقل المفتاح الأساسي في جدول المصدر يستخدم نوع البيانات "رقم تلقائي" يعين Access نوع بيانات حقل البحث إلى النوع "رقم".

  1. ارجع إلى طريقة عرض "ورقة البيانات", وانتقل إلى حقل "البحث", وحدد عنصراً من القائمة.
  • إنشاء قائمة تستند إلى قيمة    
  1. انقر فوق سوف أكتب القيم التي أريدها ثم انقر فوق التالي.
  2. في المربع عدد الأعمدة، أدخل عدد الأعمدة التي تريدها أن تظهر في القائمة، ثم انتقل إلى أول خلية فارغة وأدخل قيمة.

عندما تقوم بإدخال القيمة الأولى، تظهر خلية فارغة أخرى أسفل الخلية الحالية.

  1. عندما تنتهي من إدخال القيمة الأولى، استخدم المفتاح TAB أو مفتاح السهم لأسفل لنقل التركيز إلى الخلية التالية، ثم أدخل قيمة ثانية.
  2. كرر الخطوتين 2 و3 حتى تنتهي من إنشاء القائمة، ثم انقر فوق التالي.
  3. بشكل اختياري، أدخل اسمًا للحقل الجديد، ثم انقر فوق إنهاء.

إضافة حقل بحث في طريقة عرض "التصميم"

  1. في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الأساسي لورقة البيانات الجديدة ثم انقر فوق طريقة عرض "التصميم" في القائمة المختصرة.
  2. حدد الحقل المراد تحويله.

-أو-

حدد صفًا فارغًا، وفي العمود اسم الحقل، أدخل اسمًا للحقل الجديد.

  1. في العمود نوع البيانات، انقر فوق السهم لأسفل واختر معالج البحث.

يظهر "معالج البحث".

  1. اتبع الخطوات في المقطع السابق لاستخدام المعالج.

 ملاحظة   عند إنشاء حقل بحث, يمكنك استخدام ميزة جديدة تسمى القائمة متعددة القيم. لمزيد من المعلومات حول القوائم متعددة القيم والتقنية التي تستند إليها (ميزة تسمى الحقول متعددة القيم), راجع المقالات إضافة حقل بحث يسمح لك بتخزين قيم متعددة أو تغييره ودليل الحقول متعددة القيم واستخدام قائمة تخزن قيمًا متعددة.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

ربط ورقة بيانات جديدة بباقي قاعدة البيانات

بشكل افتراضي, تظل معلومات ورقة البيانات الجديدة معزولة عن معلومات قاعدة البيانات حتى إنشاء علاقة واحدة على الأقل بين الجدول الأساسي لورقة البيانات وجداول قاعدة البيانات الأخرى. يبسّط Office Access 2007 عملية إنشاء العلاقات, لأنه يمكنك الآن سحب الحقول وإفلاتها من جزء المهام إلى داخل ورقة البيانات المفتوحة.

يمكنك إنشاء نوعين من العلاقات باستخدام الأسلوب الجديد.

  • أضف مفتاحا أساسيا إلى الجدول الأساسي لورقة البيانات الجديدة يؤدي ذلك إلى وضع ورقة بيانات جديدة في جانب "الأطراف" من علاقة الرأس بالأطراف.
  • قم بمشاركة قيم المفتاح الاساسي لورقة البيانات مع جدول آخر يضع ورقة البيانات في جانب "الرأس" من علاقة رأس بأطراف.

عند إنشاء أحد نوعي العلاقة, استخدم "معالج البحث" لإنشاء حقل بحث مستند إلى جدول. تشرح الخطوات التالية كيفية إنشاء كل من العلاقتين.

هام    يجب أن تكون متمرساً على تصميم قواعد البيانات حتى تتمكن من إنشاء العلاقات بين الجداول بنجاح.

لمزيد من المعلومات حول تصميم قواعد البيانات والعلاقات، راجع المقالات أساسيات تصميم قواعد البيانات وإضافة المفتاح الأساسي أو تعيينه أو تغييره أو إزالته والدليل إلى علاقات الجدول وإنشاء علاقة أو تحريرها أو حذفها.

إضافة حقل مفتاح خارجي إلى ورقة البيانات الجديدة

  1. إذا لم تكن ورقة البيانات مفتوحة بالفعل, قم بفتحها في طريقة عرض "ورقة البيانات". لتنفيذ ذلك، في "جزء التنقل" انقر مقرًا مزدوجًا فوق الجدول.
  2. ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، في المجموعة حقول وأعمدة، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

يظهر جزء المهام قائمة الحقول ويضع الجداول الأخرى في قائمة داخل قاعدة البيانات.

  1. قم بتوسيع الإدخال للجدول الذي تريد استخدامه.
  2. اسحب حقل المفتاح الأساسي من قائمة الحقول إلى ورقة البيانات المفتوحة، واسحب الحقل بين اثنين من الحقول الموجودة في ورقة البيانات. يتغير مؤشر الماوس إلى شعاع على شكل حرف l عند تحديد نقطة إفلات صحيحة.

سحب الحقل من قائمة الحقول وإسقاطه بين عمودين

يبدأ "معالج البحث" عند الانتهاء من إسقاط الحقل الجديد.

  1. انتقل إلى مجموعة الخطوات التالية لاستكمال العملية.

استخدام "معالج البحث" لإنشاء العلاقات

  1. قم بتحريك الحقول التي تريد ظهورها في القائمة "بحث" من الجزء الحقول المتوفرة إلى الجزء الحقول المحددة , ثم انقر فوق التالي.
  2. بشكل اختياري, اختر واحدا أو أكثر من خيارات الفرز من أجل الحقل الذي حددته في الخطوة السابقة, ثم انقر فوق التالي.
  3. بشكل اختياري, قم بضبط عرض كل عمود في قائمة البحث, ثم انقر فوق التالي.
  4. بشكل اختياري, أسفل ما التسمية التي تفضلها لعمود البحث, أدخل اسماً في مربع النص
  5. بشكل اختياري, حدد خانة الاختيار السماح بقيم متعددة.

يسمح لك تحديد هذا الخيار باختيار أكثر من عنصر واحد من القائمة وتخزينه.

  1. انقر فوق إنهاء. إذا طالبك Access بحفظ الجدول، انقر فوق نعم.

يضيف Access استعلام البحث إلى جدولك الجديد. بشكل افتراضي, يسترد الاستعلام الحقول التي قمت باختيارها مضافاً إليها قيم المفتاح الأساسي لجدول المصدر. يعين Access بعد ذلك نوع بيانات حقل البحث لتتطابق مع نوع البيانات المعينة لحقل المفتاح الأساسي في جدول المصدر. على سبيل المثال, إذا كان حقل المفتاح الأساسي في جدول المصدر يستخدم نوع البيانات "رقم تلقائي" يعين Access نوع بيانات حقل البحث إلى النوع "رقم".

إضافة مفتاح أساسي من ورقة البيانات الجديدة إلى جدول آخر

  1. إذا كانت ورقة البيانات الجديدة مفتوحة, قم بإغلاقها.
  2. في "جزء التنقل"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد إضافة المفتاح الخارجي الجديد إليه.
  3. ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، في المجموعة حقول وأعمدة، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

يظهر جزء المهام قائمة الحقول ويسرد الجداول الأخرى متضمنة ورقة البيانات الجديدة في قائمة داخل قاعدة البيانات.

  1. في جزء المهام, انقر فوق العلامة زائد الموجودة بجانب الإدخال الخاص بورقة البيانات الجديدة, واسحب حقل المفتاح الأساسي (الاسم الافتراضي للحقل هو معرَّف) من جزء المهام إلى ورقة البيانات المفتوحة, ثم قم بإسقاطه في موقع مناسب.

بشكل افتراضي, يجب إسقاط الحقل الجديد بين اثنين من الحقول الموجودة في ورقة البيانات. يتغير شكل الماوس إلى شعاع على شكل حرف l عند تحديد نقطة إسقاط صحيحة.

سحب الحقل من قائمة الحقول وإسقاطه بين عمودين

يبدأ "معالج البحث" عند الانتهاء من إسقاط الحقل الجديد.

  1. اتبع مجموعة الخطوات السابقة لاستكمال "معالج البحث".

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

تغيير نوع بيانات حقل

عند إنشاء جدول في طريقة عرض "ورقة البيانات"، ربما تجد أنك قد أدخلت بيانات جعلت Access يحدد نوع البيانات الخطأ. على سبيل المثال, إذا قمت بإدخال أول خمسة أرقام فقط من نظام رمز البريد الأميركي, يطبق Access نوع البيانات رقم على الحقل, وهو خيار يمنعك من إدخال رموز بريدية أخرى لأي جزء آخر من العالم. ولتصحيح هذا النوع من المشاكل, يمكنك تغيير نوع بيانات الحقل.

يوفر Access طريقتين لتغيير نوع البيانات. يمكنك استخدام الأوامر الموجودة ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، أو يمكنك استخدام مصمم الجداول. تشرح الخطوات التالية كيفية استخدام كل من التقنيتين.

هام    قد يتسبب تغيير أنواع البيانات أن يحذف Access بيانات موجودة. على سبيل المثال, إذا قمت بتغيير نوع بيانات حقل من النوع "نص" إلى النوع "رقم", وكان الحقل يحتوي على أحرف وأرقام, فيحذف Access البيانات الموجودة لعدم إمكانية أداء عمليات حسابية على أحرف نصية.

استخدام أوامر الشريط لتغيير أنواع البيانات

  1. في "جزء التنقل"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد تغييره.

يؤدي ذلك إلى فتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات".

  1. حدد الحقل الذي تريد تغييره.
  2. ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، في المجموعة نوع البيانات والتنسيق، حدد خيارًا من القائمة تعيين نوع البيانات، القائمة الموجودة أعلى المجموعة.

 ملاحظة   الشريط هو جزء من واجهة مستخدم Microsoft Office Fluent.

  1. إذا طالبك Access بتأكيد التغيير، انقر فوق نعم فقط إذا كنت متأكداً من أنك تريد المتابعة.
  2. احفظ التغييرات.

استخدام مصمم الجداول لتغيير نوع البيانات

  1. في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول المراد تغييره ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم من القائمة المختصرة.
  2. انقر فوق العمود نوع البيانات وحدد نوع بيانات جديد.
  3. إذا طالبك Access بتأكيد التغيير انقر فوق نعم فقط إذا كنت متأكداً من أنك تريد المتابعة.
  4. احفظ التغييرات.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

إدارة الحقول في قاعدة البيانات

يمكنك أداء عدة عمليات لإدارة مهام الجدول بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق صف الرأس وتحديد أحد الأوامر من القائمة المختصرة. على سبيل المثال, يمكنك إدراج حقل في موقع محدد وحذف حقل أو إعادة تسميته وعرض عمود أو إخفاءه وبدء تشغيل "معالج البحث" وتحويل عمود إلى حقل بحث.

استخدام أوامر القائمة المختصرة

  • انقر بزر الماوس الأيمن فوق عمود الرأس وحدد أمراً من القائمة المختصرة.

يعرض الشكل التالي القائمة المختصرة:

القائمة المختصرة لحقل الجدول

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

كيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند إدخال المعلومات يدوياً

عند إنشاء ورقة بيانات فارغة، يعين Access نوع بيانات لكل حقل عندما تقوم بإدخال بيانات لأول مرة في الحقل. يسرد الجدول التالي أنواع البيانات المتعددة التي يمكنك إدخالها وأنواع البيانات التي يطبقها Access على كل نوع.

 ملاحظة   لا يمكنك تعيين نوعي البيانات "مرفق" و"كائن OLE" بواسطة إدخال بيانات في حقل فارغ. لمزيد من المعلومات حول كيفية تعيين هذين النوعين من البيانات, راجع تعيين نوعي البيانات "مرفق" و"كائنOLE" سابقاً في هذا المستند.

إذا كتبت: ينشئ Office Access 2007 حقلاً من نوع بيانات:
نادر نص
كتلة نصية أو نص وأرقام أكبر من 256 حرفًا.

مذكرة

 ملاحظة   لا يمكنك استخدام ميزة التصميم أثناء الاستعراض لتمكين عملية تنسيق النص المنسق. لمزيد من المعلومات حول تمكين عملية تنسيق النص المنسق, راجع المقال إدخال بيانات وإضافتها إلى عنصر تحكم أو عمود يدعم النص المنسق.

http://www.contoso.com

يتعرف Access على بروتوكولات إنترنت التالية: http وftp وgopher وwais وfile وhttps وhtml وmailto وmsn وnews وnntp وmidi وcid وprospero وtelnet وrlogin وtn3270 وpnm وmms وoutlook.

 ملاحظة   لكي يتمكّن Access من التعرف على البروتوكول وتعيين نوع البيانات "ارتباط تشعبي"، يجب ألا يتبع البروتوكول مسافة بيضاء.

ارتباط تشعبي
50000 رقم، عدد صحيح طويل
50,000 رقم، عدد صحيح طويل
50,000.99 رقم، مزدوج
50000.389 رقم، مزدوج

12/31/2006

تتحكم التنسيقات المحددة في إعدادات Windows الإقليمية في كيفية تنسيق Access لبيانات التاريخ والوقت.

إظهارإظهار كيفية تعيين هذه الإعدادات أو تغييرها

في Windows Vista    

  1. انقر فوق الزر ابدأشكل الزر ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.
  2. إذا استخدمت طريقة العرض الافتراضية في "لوحة التحكم"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الساعة واللغة والمنطقة.

-أو-

إذا استخدمت طريقة العرض التقليدية، انقر نقرًا مزدوجًا فوق

الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

يظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. أسفل مقاييس وتنسيقات، انقر فوق تخصيص.

يظهر مربع الحوار تخصيص "خيارات إقليمية".

  1. انقر فوق علامة التبويب التي تريد تعديلها، وقم بإجراء التغييرات. على سبيل المثال، لتغيير تنسيق رقم بأكمله أو جزء منه، انقر فوق علامة التبويب الأرقام وقم بتغيير الإعداد الذي تريده. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات، انقر فوق الزر تعليمات (?)، ثم انقر فوق الخيار.

في Microsoft Windows XP (طريقة العرض الكلاسيكية)    

  1. على شريط أدوات Windows، انقر فوق ابدأ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.
  2. في لوحة التحكم, انقر نقرا مزدوجاً فوق الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

فيظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. أسفل مقاييس وتنسيقات، انقر فوق تخصيص.

يظهر مربع الحوار تخصيص خيارات إقليمية.

  1. انقر فوق علامة التبويب التي تريد تعديلها، وقم بإجراء التغييرات. على سبيل المثال، لتغيير تنسيق رقم بأكمله أو جزء منه، انقر فوق علامة التبويب الأرقام وقم بتغيير الإعداد الذي تريده. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات، انقر فوق الزر تعليمات (?)، ثم انقر فوق الخيار.

في Microsoft Windows XP (طريقة عرض الفئة)

  1. على شريط أدوات Windows، انقر فوق ابدأ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.

تظهر لوحة التحكم.

  1. انقر فوق خيارات التاريخ والوقت واللغة والمنطقة.

يظهر مربع الحوار خيارات التاريخ والوقت واللغة والمنطقة.

  1. انقر فوق تغيير تنسيق الأرقام والتاريخ والوقت.

يظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. أسفل مقاييس وتنسيقات، انقر فوق تخصيص.

يظهر مربع الحوار تخصيص خيارات إقليمية.

  1. انقر فوق علامة التبويب التي تتضمن الإعدادات التي تريد تعديلها، قم بإجراء التغييرات. على سبيل المثال، لتغيير تنسيق الرقم بأكمله أو جزء منه، انقر فوق علامة التبويب الأرقام وقم بتغيير الإعداد الذي تريده. للحصول على مساعدة حول أحد الخيارات، انقر فوق الزر تعليمات (?)، ثم انقر فوق الخيار.
تاريخ/وقت

31 ديسمبر، 2006

 ملاحظة   لا يتعرف Access على أسماء الأيام (السبت, والأحد, والاثنين وهكذا) كقيمة إدخال صحيحة لتعيين نوع البيانات تاريخ/وقت حيث يجب إدخال اسم الشهر.

تاريخ/وقت
10:50:23 تاريخ/وقت
10:50 ص تاريخ/وقت
17:50:00 تاريخ/وقت

$12.50

يتعرف Access على رمز العملة المحدد في "الإعدادات الإقليمية وإعدادات اللغة" في Windows.

إظهارإظهار كيفية تعيين هذه الإعدادات أو تغييرها

في Windows Vista    

  1. انقر فوق الزر ابدأشكل الزر ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.
  2. إذا استخدمت طريقة العرض الافتراضية في "لوحة التحكم"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الساعة واللغة والمنطقة.

-أو-

إذا استخدمت طريقة العرض التقليدية، انقر نقرًا مزدوجًا فوق

الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

يظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. ضمن علامة التبويب التنسيقات، أسفل التنسيق الحالي، انقر فوق تخصيص التنسيق الحالي.

يظهر مربع الحوار تخصيص الخيارات الإقليمية.

  1. انقر فوق علامة التبويب عملة، وفي القائمة رمز العملة، حدد الرمز الذي تريد استخدامه. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات, انقر فوق الزر تعليمات (؟), ثم انقر فوق هذا الخيار.

في Microsoft Windows XP (طريقة العرض الكلاسيكية)    

  1. في شريط أدوات Windows، انقر فوق ابدأ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.

تظهر لوحة التحكم.

  1. في لوحة التحكم, انقر نقرا مزدوجاً فوق الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

يظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. أسفل مقاييس وتنسيقات، انقر فوق تخصيص.

يظهر مربع الحوار تخصيص الخيارات الإقليمية.

  1. انقر فوق علامة التبويب عملة، وفي القائمة رمز العملة، حدد الرمز الذي تريد استخدامه. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات, انقر فوق الزر تعليمات (؟), ثم انقر فوق هذا الخيار.

في Microsoft Windows XP (طريقة عرض الفئة)    

  1. في شريط أدوات Windows، انقر فوق ابدأ، ثم انقر فوق لوحة التحكم.

تظهر لوحة التحكم.

  1. انقر فوق خيارات التاريخ والوقت واللغة والمنطقة.

يظهر مربع الحوار خيارات التاريخ والوقت واللغة والمنطقة.

  1. انقر فوق تغيير تنسيق الأرقام والتاريخ والوقت.

يظهر مربع الحوار الخيارات الإقليمية وخيارات اللغة.

  1. أسفل مقاييس وتنسيقات، انقر فوق تخصيص.

يظهر مربع الحوار تخصيص الخيارات الإقليمية.

  1. انقر فوق علامة التبويب عملة، وفي القائمة رمز العملة، حدد الرمز الذي تريد استخدامه. للحصول على تعليمات حول أحد الخيارات, انقر فوق الزر تعليمات (؟), ثم انقر فوق هذا الخيار.
العملة
21.75 رقم، مزدوج
123.00% رقم، مزدوج
3.46E+03 رقم، مزدوج

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

كيفية تعيين Access لأنواع البيانات عند لصق المعلومات

عند لصق البيانات في ورقة بيانات جديدة, يمكنك أن تلصق أنواع مختلطة أو غير متوافقة من البيانات في حقل واحد أو أكثر. على سبيل المثال, افترض أنك لصقت أعمدة عديدة بها بيانات جهة اتصال, وكانت هذه البيانات تتضمن رموزًا بريدية من جميع أنحاء العالم ـــــ خليط من سجلات وأرقام.

عند لصق البيانات, يعالج Access كل سجل (كل صف في العمود) كما يحدد نوع البيانات لكل سجل. يحاول Access بعد ذلك اختيار نوع البيانات الذي يخزن كافة المعلومات بدون فقد أي سجلات او اقتطاعها. وكجزء من هذا, يطبق Access أحياناً نوع بيانات عريض على الحقل.

توفر هذه القائمة بعض الأمثلة حول كيفية يختار Access أنواع البيانات.

  • عندما يعثر Access عن أنواع البيانات المختلطة فإنه عادة يعين نوع البيانات "نص" إلى الحقل، وذلك لأن الحقول النصية توفر درجة مرونة أكبر.
  • عندما يعثر Access عن أعداد مختلطة برمز عملة واحد, يعين Access نوع البيانات "رقم" ويعزل رمز العملة. يوفر القيام بهذا قدرات فرز وتصفية أفضل, وعدد أكبر من الدالات التجميعية. إذا أردت رمز عملة يمكنك تطبيق تنسيق عملة على حقل "الرقم" أو تحويل الحقل إلى نوع البيانات "عملة".
  • إذا قمت بلصق بيانات بها خليط من رموز العملة, يطبق Access نوع البيانات "نص" على الحقل ويحفظ الرموز.
  • إذا قمت بلصق بيانات تاريخ ووقت بتنسيقات عرض مختلفة (مثل 12/14/2005 و14.12.2005), يطبق Access نوع البيانات "تاريخ/وقت" والتنسيق تاريخ عام.

أعلى الصفحة أعلى الصفحة

 
 
يطبق على:
Access 2007