أمثلة على تقارير يمكن إنشاؤها في Access

تنطبق على
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002

يمكن إنشاء تقارير في Access لتلبية مجموعة متنوعة من المتطلبات. وتقدم هذه المقالة معلومات أساسية حول كيفية إنشاء التقارير، كما تصف الأنواع العديدة للتقارير التي يمكن إنشاؤها باستخدام Access 2002 و2003.

الشروع في إنشاء التقارير

يوفر Access طرقًا عديدة لإنشاء التقارير:

  • تقرير تلقائي    استخدم تقرير تلقائي لإنشاء تقرير بشكل سريع يحتوي على كافة البيانات الموجودة في جدول معين أو البيانات التي تم استخراجها عن طريق استعلام. ويمكنك استخدام جدول واحد أو استعلام واحد فقط كأساس للتقرير.

إظهاركيف؟

  1. في إطار قاعدة البيانات (الإطار قاعدة البيانات : الإطار الذي يظهر عند فتح قاعدة بيانات Access ومشروع Access. يعرض هذا الإطار اختصارات لإنشاء كائنات قواعد بيانات جديدة وتفتح كائنات موجودة.)، انقر فوق تقارير شكل زر تحت الكائنات.
  2. انقر فوق جديد من شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.
  3. في مربع الحوار تقرير جديد، انقر فوق أحد المعالجات التالية:

تقرير تلقائي: عمودي    يظهر كل حقل في سطر منفصل وتظهر التسمية على يمينه.

تقرير تلقائي: جدولي     تظهر الحقول في كل سجل في سطر واحد، وتتم طباعة بطاقات العنونة مرة واحدة في أعلى كل صفحة.

إظهارإذا لم يبدأ المعالج (Access 2003 فقط)

قد يرجع ذلك إلى أن Access يعمل في وضع الحماية، لكن لم يتم تثبيت Microsoft Jet 4.0 SP8 أو الإصدار الأحدث على الكمبيوتر. يعتبر Microsoft Jet 4.0 SP8 أو الإصدار الأحدث ضروريًا لـ Access ليعمل بكامل وظائفه عند تمكين وضع الحماية.

لمزيد من المعلومات حول تثبيت ترقية Jet، راجع مقالة Office Online حول Microsoft Jet 4.0 SP8 أو الأحدث.

لمزيد من المعلومات حول وضع الحماية، راجع مقالة Office Online حول وضع حماية خدمة Microsoft Jet Expression.

  1. انقر فوق الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في تأسيس التقرير عليها.
  2. انقر فوق موافق.

يطبق Access آخر تنسيق تلقائي (تنسيق تلقائي: مجموعة من التنسيقات تحدد مظهر عناصر التحكم والمقاطع في نموذج أو تقرير.) قمت باستخدامه مع التقرير. إذا لم يسبق لك إنشاء تقرير باستخدام أحد المعالجات أو لم يسبق لك استخدام الأمر تنسيق تلقائي من القائمة تنسيق، فسوف يستخدم Access التنسيق التلقائي الافتراضي.

  • معالج التقارير    استخدم معالج التقارير لإنشاء تقارير بشكل سريع تستخدم البيانات من جداول أو استعلامات متعددة. يمكنك استخدام مجموعة من الجداول والاستعلامات.

إظهاركيف؟

  1. من إطار قاعدة البيانات (الإطار قاعدة البيانات : الإطار الذي يظهر عند فتح قاعدة بيانات Access ومشروع Access. يعرض هذا الإطار اختصارات لإنشاء كائنات قواعد بيانات جديدة وتفتح كائنات موجودة.)، ومن أسفل الكائنات، انقر فوق تقارير شكل زر.
  2. انقر فوق جديد من شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.
  3. في مربع الحوار تقرير جديد، انقر فوق المعالج الذي ترغب في استخدامه. سيكون هناك وصف للمعالج على الجانب الأيمن لمربع الحوار.
  4. انقر فوق الجدول أو الاستعلام (استعلام: سؤال حول البيانات المختزنة في الجداول أو طلب تنفيذ إجراء على البيانات. يمكن للاستعلام تجميع البيانات من جداول متعددة في الملقم كمصدر بيانات لنموذج أو تقرير أو صفحة وصول إلى البيانات.) الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في تأسيس التقرير عليها.

 ملاحظة   لا تحتاج إلى القيام بهذه الخطوة إذا قمت بالنقر فوق معالج التقارير في الخطوة الثالثة — يمكنك تحديد مصدر السجل للتقرير الموجود في المعالج.

  1. انقر فوق موافق.
  2. قم باتباع الإرشادات الموجودة في المعالج.

إذا لم يكن التقرير الناتج بنفس الشكل الذي تريده، يمكنك تغييره في طريقة عرض التصميم (طريقة العرض تصميم: إطار يعرض تصميم كائنات قاعدة البيانات: جداول أو استعلامات أو نماذج أو تقارير أو وحدات ماكرو أو صفحات الوصول إلى البيانات. في طريقة العرض تصميم، يمكنك إنشاء كائنات جديدة لقاعدة البيانات وتعديل تصميم الكائنات الموجودة مسبقاً.).

ملاحظات

  • إذا أردت تضمين حقول من جداول واستعلامات متعددة في تقريرك، فلا تنقر فوق التالي أو إنهاء بعد تحديد الحقول من الجدول أو الاستعلام الأول في معالج التقارير. وبدلا من ذلك، كرر الخطوات لتحديد جدول أو استعلام، وقم بانتقاء الحقول التي ترغب في تضمينها في التقرير، حتى تنتهي من تحديد كافة الحقول المطلوبة.
  • إذا قمت بالنقر فوق أحد خيارات تنسيق تلقائي، فسوف يستخدم Access آخر تنسيق تلقائي قمت بتعيينه سواء في معالج التقارير أم بواسطة استخدام الأمر تنسيق تلقائي من القائمة تنسيق في طريقة العرض "تصميم".
  • يدويًا، باستخدام طريقة العرض "تصميم"    يستغرق إنشاء التقارير في طريقة عرض "التصميم" وقتًا أكثر مقارنة باستخدام المعالج أو الأمر "تقرير تلقائي"، ولكن يمكنك تخصيص تقاريرك لتلبي أي حاجة تقريبًا. فعلى سبيل المثال، يمكنك فرز البيانات وتصفيتها بدرجة أكبر منها في معالج التقارير. كما يمكنك التحكم الكامل في المظهر المرئي للتقارير.

إظهاركيف؟

  1. من إطار قاعدة البيانات (الإطار قاعدة البيانات : الإطار الذي يظهر عند فتح قاعدة بيانات Access ومشروع Access. يعرض هذا الإطار اختصارات لإنشاء كائنات قواعد بيانات جديدة وتفتح كائنات موجودة.)، وأسفل الكائنات، انقر فوق تقارير شكل زر.
  2. انقر فوق جديد من شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.
  3. في مربع الحوار تقرير جديد، انقر فوق طريقة عرض التصميم.
  4. انقر فوق الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في تأسيس التقرير عليها. (إذا أردت إنشاء تقرير غير منضم (تقرير أو نموذج غير منضم: نموذج أو تقرير غير متصل بمصدر السجل مثل جدول أو استعلام أو عبارة SQL. (تكون خاصية النموذج أو التقرير مصدر_السجل فارغة)).، فلا تقم بتحديد أي شيء من هذه القائمة.)

إظهارتلميح

إذا أردت إنشاء تقرير يستخدم بيانات من أكثر من جدول، فقم بتأسيس تقريرك على استعلام.

  1. انقر فوق موافق.

يقوم Access بعرض التقرير في طريقة عرض التصميم (طريقة العرض تصميم: إطار يعرض تصميم كائنات قاعدة البيانات: جداول أو استعلامات أو نماذج أو تقارير أو وحدات ماكرو أو صفحات الوصول إلى البيانات. في طريقة العرض تصميم، يمكنك إنشاء كائنات جديدة لقاعدة البيانات وتعديل تصميم الكائنات الموجودة مسبقاً.).

الشروع في إنشاء الاستعلامات

من بين الميزات التي تجعل تقارير Access مرنة وفعالة للغاية قدرتها على استخدام الاستعلامات (استعلام: سؤال حول البيانات المختزنة في الجداول أو طلب تنفيذ إجراء على البيانات. يمكن للاستعلام تجميع البيانات من جداول متعددة في الملقم كمصدر بيانات لنموذج أو تقرير أو صفحة وصول إلى البيانات.) كمصادر للبيانات الخاصة بها. فعلى سبيل المثال، بإمكان الاستعلام استخراج البيانات وفرزها وتصفيتها من قاعدة البيانات الخاصة بك عندما تقوم بتشغيل تقرير معين. وبإمكان الاستعلامات أيضًا السماح للمستخدم بتعريف معلمات للبيانات الموجودة في التقارير، مثل تواريخ البداية والنهاية.

تستطيع بعض أنواع التقارير، مثل التقارير المبسطة أو الهرمية التي سيتم تناولها في هذا المقال لاحقًا، أن تستمد البيانات من الجداول والاستعلامات معًا. ومع ذلك، فإن بعض أنواع التقارير، مثل التقارير الجدولية والتقارير التي تستخدم البيانات التي تم فرزها والبيانات المجمعة، تعتمد فقط على الاستعلامات. ومن هنا تبرز فائدة معرفة كيفية إنشاء الاستعلامات.

إظهارلمزيد من المعلومات حول إنشاء الاستعلامات:

نظرة سريعة على أنواع التقارير في Access

تسرد الأقسام التالية وتصف الأنواع العديدة للتقارير التي يمكن إنشاؤها بواسطة Access 2002 و2003. ويوفر كل قسم ارتباطات إلى المعلومات الإرشادية الخاصة بإنشاء نوع معين من التقارير.

التقارير المبسطة

يحتوي التقرير المبسط على عناصر تحكم مرتبطة بجداول واستعلامات مختلفة. ويعد التقرير الذي يوضح المنتجات والفئات مثالاً على التقرير المبسط.

تقرير مبسّط

1 البيانات الواردة في هذه الحقول مستقاة من جدول يسمى "منتجات".

2 البيانات الواردة في هذا الحقل مستقاة من جدول يسمى "فئات".

التقارير الهرمية

يشتمل التقرير الهرمي على تقارير أخرى، والتي تُسمى بالتقارير الفرعية. ستلجأ إلى تضمين تقارير فرعية في تقارير أخرى عند الحاجة إلى عرض البيانات من جداول لها علاقة رأس بأطراف (علاقة رأس بأطراف: اقتران بين جدولين تتطابق فيهما قيمة المفتاح الأساسي لكل سجل في الجدول الأساسي مع القيمة الموجودة في الحقل أو الحقول المطابقة الخاصة بسجلات عديدة في الجدول المرتبط.). على سبيل المثال، قد يكون هناك تقرير بمعارض المأكولات والأغذية والذي يتضمن بيانات مأخوذة من جدولين هما ـــــالمعارض والموظفون.

تقرير يحتوي على تقرير فرعي يعرض بيانات ذات صلة

1 يأخذ التقرير الرئيسي البيانات من جدول المعارض ويقوم بسرد الاسم والمدينة لكل معرض.

2 يأخذ التقرير الفرعي البيانات من جدول الموظفون ويقوم بسرد الموظفين لكل معرض أغذية.

إظهارلمزيد من المعلومات حول إنشاء التقارير المبسطة والهرمية:

تقرير به سجلات تم فرزها أو جمعها أو كلاهما

يمكنك القيام بفرز السجلات وجمعها في تقرير، وذلك إما في طريقة عرض تصميم أو باستخدام معالج النماذج.

تقرير به سجلات تم فرزها

يمكن فرز واحد أو أكثر من الحقول التي تتبع مصدر السجل الأساسي، وكذلك يمكن تحديد ترتيب الفرز.

تقرير تم فرزه

1 يتم فرز التقرير في ترتيب تصاعدي لأسماء المنتجات.

تقرير به سجلات مجمّعة

يمكن تحديد واحد أو أكثر من مستويات التجميع الخاصة بسجلات أيٍّ من التقارير، وكذلك تحديد ترتيبات الفرز الخاصة بكل مستوى. كذلك يمكنك عرض رؤوس الصفحات وتذييلها وحساب الإجماليات والقيم الأخرى لكل مجموعة.

تقرير مجمّع

1 يتم تجميع التقرير حسب الحقول السنوية وربع السنوية.

2 يتم عرض الإجماليات لكل سنة.

إظهارلمزيد من المعلومات حول إنشاء تقارير ذات بيانات تم فرزها وتجميعها:

تقرير جدولي

يمكن استخدام الاستعلامات الجدولية لتوفير البيانات للتقارير. فالاستعلام الجدولي يقوم بحساب المجموع أو المتوسط أو العدد أو الأنواع الأخرى من العمليات الحسابية المتعلقة بالبيانات التي يتم جمعها بواسطة حقلي بيانات؛ فتصبح قيم حقل البيانات الأول عناوين الأعمدة بينما تصبح قيم الحقل الآخر عناوين الصفوف.

تقرير يعتمد على استعلام التحديد أو استعلام جدولي

1 هذا التقرير، الذي يعتمد على استعلام التحديد يوضح السجلات التي تم تجميعها رأسيًا فقط (حسب الموظف والفئة). ويتسبب ذلك في الحصول على العديد من السجلات التي تُصعّب بدورها عمليات المقارنة بين مختلف إجماليات الموظف.

2 يعرض هذا التقرير الذي يعتمد على استعلام جدولي نفس المعلومات، إلا أنه تم تجميع البيانات رأسيًا وأفقيًا، وهو ما يؤدي إلى ضغط ورقة البيانات بصورة أكبر.

إظهارلمزيد من المعلومات حول إنشاء تقارير جدولية

تقارير متعددة الأعمدة

يعرض التقرير متعدد الأعمدة البياناتِ في عمود أو أكثر. ويمكن تخصيص عدد الأعمدة وعرض العمود وكذلك المسافة بين الصفوف والأعمدة.

تقرير متعدد الأعمدة

للحصول على معلومات حول إنشاء تقارير متعددة الأعمدة، راجع عمود إنجاز عملك مع Access والتقارير متعددة الأعمدة.

 
 
يطبق على:
Access 2003